Trójkąt zarządzania projektami w praktyce: jak go zrównoważyć

Teoria jest fajna, ale spójrzmy na praktykę

Zrobiłem w swojej karierze wiele projektów i dlatego wiem, że teoria potrójny imperatyw to jedno, ale w praktyka, to często wygląda zupełnie inaczej. Jeśli nie znasz teorii zakresu, czasu i zasobów (kosztów), rzuć okiem tutaj.

Ale teraz przejdźmy do praktyki! W tym miejscu muszę stale zadawać pytania takie jak: jak to zrównoważyć, z czego się wycofać, czemu i kiedy nadać czemuś priorytet, na jakie projekty muszę zwrócić uwagę w odniesieniu do każdego parametru i czy narzędzie mi w tym pomaga Ten? To zawsze zależy od fazy projektu.

Kierownik projektu jest jak huśtawka

Kierownicy projektów mają za zadanie zrównoważenie trójkąt projektowy, Znany także jako potrójne ograniczenie, która składa się z zakres, czasu i zasobów . Trójkąt projektu stanowi podstawę każdego projektu, a zadaniem kierownika projektu jest dopilnowanie, aby projekt się w nich mieścił.

Jednak niewiele projektów kończy się terminowo, w ramach budżetu i w zaplanowanym zakresie. Szczerze mówiąc, jak często to robisz udaje się utrzymać wszystkie te trzy elementy jednocześnie? Dzieje się tak dlatego, że na projekt wpływa wiele czynników. 

Aby mieć pewność, że projekt będzie przebiegał zgodnie z planem, kierownicy projektów muszą ustalić priorytety w zależności od etapu projektu. Najczęściej postępuję w następujący sposób:

• Podczas faza planowania The zakres z projektu jest głównym celem. Kierownicy projektów muszą upewnić się, że cele, założenia i produkty cząstkowe projektu są dobrze zdefiniowane i zgodne z oczekiwaniami interesariuszy.
• W faza realizacjigłówny nacisk przesuwa się na budżet. Pieniądze są siłą napędową każdego projektu, a kierownicy projektów muszą zadbać o to, aby projekt mieścił się w ramach ograniczeń budżetowych. Oznacza to ścisłe monitorowanie wydatków, identyfikowanie środków oszczędnościowych i upewnianie się, że zasoby są wykorzystywane efektywnie.
• Jak zbliża się ostateczny termin, kierownicy projektów mogą być zmuszeni do wycofania się Zakres projektu aby mieć pewność, że zostanie to zrobione na czas. Może to wiązać się z podejmowaniem trudnych decyzji, takich jak nadawanie priorytetu niektórym zadaniom lub realokacja zasobów.

Jeden praktyczny przykład z Easy Software

W zeszłym roku mieliśmy okazję pracować nad projektem projektowania nowej aplikacji. My rozpoczęło się od ustalenia zakresu projektu, co pomogło nam zdefiniować granice. To zawsze jest trudne, bo zaczyna ci się kręcić w głowie i myślisz: „Możemy zrobić też tę dodatkową rzecz”, ale musisz być realistą. Zabawne doświadczenie: z reguły Projekty IT są zazwyczaj od 2 do 5 razy większe niż pierwotnie oczekiwano.

Podczas egzekucja fazie, rozwijaliśmy przedmiot po elemencie, będąc blisko monitorując spędzony czas ponieważ nasze zasoby były wewnętrzne. Jednakże w kierunku koniec projektu, stanęliśmy przed trudna decyzja w całym zakresie, tak jak my potrzebne do terminowego ukończenia projektu ze względu na inne projekty uwzględnione w planie działania. Ostatecznie dokonaliśmy niezbędnych poprawek i projekt zakończył się sukcesem. Mam nadzieję! 

Praktyka czyni mistrzów

Należy pamiętać, że zarządzanie projektami to balansowanie. Jest nie ma uniwersalnego podejściai menedżerowie projektów muszą być elastyczni i dostosowywać się do zmieniających się okoliczności. Muszą mieć głębokie zrozumienie trójkąta projektu i móc podejmować świadome decyzje w oparciu o bieżący etap projektu.

Ostatecznie, zarządzanie projektami to umiejętność to wymaga A połączenie wiedzy technicznej, umiejętności przywódcze i umiejętność równoważenia sprzecznych priorytetów. Dobry kierownik projektu potrafi poruszać się po trójkącie projektu i doprowadzić projekt do końca, nawet gdy staje przed nieoczekiwanymi wyzwaniami. 

Jak Easy Project może Ci pomóc

Oto kilka wskazówek, w jaki sposób narzędzie do zarządzania projektami może pomóc w zrównoważeniu czasu, zakresu i zasobów: 

• Struktura podziału pracy (WBS) – Pokazuje podział na najmniejsze możliwe zadania i rezultaty oraz pomaga mieć wszystko w zasięgu wzroku. Na etapie planowania możesz zobacz zakresoraz podczas egzekucja, Można modyfikować każdy element dostawy.
• Budżetowanie – Zespół projektowy może śledzić czas pracy nad projektem, w Easy Project możesz zobaczyć nie tylko liczbę godzin spędzonych nad projektem, ale także przeliczenie na pieniądze. Ta cecha pomaga Ci zachować kontrolę nad budżetem.
• Wykres Gantta – Tutaj możesz zobaczyć status zadań, co idzie dobrze, a co nie dostarczane na czas. Na tej podstawie możesz zobaczyć całą linię bazową. Jest to ważne w trakcie realizacji, a zwłaszcza gdy zbliża się ostateczny termin.