6 rzeczy, które stresują kierowników projektów (i co z nimi zrobić)

Radzenie sobie ze stresem jest częścią Twojej pracy

Kiedy po raz pierwszy wkroczyłeś w świat zarządzania projektami, z pewnością poczułeś na ramionach „stres z powodu nowego”. Czy było to niepotrzebnie złe? Mogłoby to bardzo pomóc w zachowaniu większej czujności i przyswojeniu jak największej ilości informacji. Później, gdy dorastałeś jako PM, rdzeń Twojej pracy pozostał ten sam, ale zmieniłeś się – zdobyłeś więcej doświadczenia, w tym umiejętność łatwiejszego radzenia sobie ze stresem.

Z pewnością zgodzisz się, że bycie kierownikiem projektu to nie ogród różany, ale jednocześnie, że z skuteczne narzędzia, funkcje i procesy możesz zarządzać nie tylko swoim projektem, ale także stresem, który w nim niesie. W sieci możesz przeczytać o tym, jak usunąć stres ze swojego życia zawodowego, ale nie w to wierzymy – radzimy radzić sobie ze stresem, a nie postrzegać go jako wroga, z którym trzeba walczyć.

Istnieje wiele technik i porad dotyczących radzenia sobie ze stresem w pracy. Od przyjścia do pracy godzinę wcześniej, kiedy biura są puste lub treningu bokserskiego w środku dnia, po „rok przerwy”. W tym poście skupimy się jednak na praktykach PM. Połącz je z miękkimi radami (np. bieganie), a zgaśniesz stres.

Kiedy pojawia się stres i co możesz z tym zrobić

Jako kierownik projektu najprawdopodobniej doświadczyłeś stresu z kilku powodów – niech to będzie wyjątkowość obecnego projektu, negatywna atmosfera w firmie, czy pogorszenie sytuacji w życiu prywatnym członków zespołu. Przyjrzyjmy się powtarzającym się sytuacjom, kiedy stres pojawia się w zarządzaniu projektami. Ponownie, zamiast „zabijać stres”, chcemy pokazać, jak sobie z nim radzić.

„Stres związany z zarządzaniem projektami nie jest
zniszczalny – jest do opanowania.”

1. Budżety, finanse

Zawsze pojawia się pewien poziom stresu, gdy prosisz o więcej pieniędzy na swój projekt. Dlatego, aby obronić swoje pomysły budżetowe przed interesariuszami, użyj właściwa struktura podziału kosztów. Zapewni Ci przegląd wszystkich kosztów projektu (w tym prac wykonanych przez podwykonawców). Jego wizualność i możliwość dostosowania również będą działać na Twoją korzyść – ułatwiają zrozumienie danych. Więc, gdy stajesz przed klientem i przedstawiasz swoje postulaty zwiększenia budżetu, nie musisz zgadywać, ale podawaj jak najdokładniejsze szacunki.

Aby uczynić go jeszcze bardziej wydajnym, połącz CBS z bacznie obserwując swoje finanse za pomocą Łatwe alerty projektowe. Określ, co i kiedy chcesz otrzymywać powiadomienia oraz otrzymuj ostrzeżenie, gdy zbliża się limit.

2. Chaos odpowiedzialności

Kierownicy projektów często odczuwają dyskomfort, gdy zaczynają otrzymywać od członków zespołu niedokończone zadania, niewłaściwie przetworzone zadania i zbyt wiele pytań, które spowalniają postęp prac. Tego typu problemy zwykle występują, gdy Twój członkowie zespołu nie widzą i nie rozumieją swojej części pracy w większym – zdjęcie projektu.

Na swoich regularnych spotkaniach z zespołem, przedstawić aktualny stan projektu za pośrednictwem wykresu Gantta. W ten sposób możesz łatwo wyjaśnić 1) dlaczego rzeczy dzieją się tak, jak się dzieje, 2) w jaki sposób wpływa na to praca członków zespołu i 3) co i dlaczego należy najpierw zrobić. Kiedy cały twój zespół jest na dobrej drodze, poprawia się cała atmosfera pracy a twoja niepewność co do wyników znika.

3. Złe podejmowanie decyzji

Dokonanie złego wyboru jest normalne, dokonanie serii błędnych wyborów w ramach jednego projektu jest oznaką problemu z podejmowaniem decyzji. Mimo że decyzje są z natury sprzeczne, dobre zestaw zwinnych narzędzi do zarządzania projektami pozwala na to, aby były one oparte i poparte kuloodpornymi faktami. W ten sposób znacząco eliminujesz ryzyko konfliktów decyzyjnych w swoim zespole.

4. Konflikty zasobowe z innymi projektami

Niestety, bycie kierownikiem projektu często idzie w parze z wskazywaniem na „źródło wszelkiego zła”. Twoim zadaniem jest zorganizuj wszystkich aby prace postępowały w kierunku pożądanego rezultatu. To czasami obejmuje tworzenie konflikt na poziomie wielu projektów – zwłaszcza jeśli członkowie Twojego zespołu pracują nad innymi projektami w firmie (co nie jest rzadkością). Aby zobaczyć obecną sytuację wszystkich projektów firmowych w zespołach – oraz realne możliwości członków zespołu – skorzystaj z: Globalny Gantt cecha.

5. Nieodpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami

Setki niedrogich narzędzi do zarządzania projektami, a mimo to zarządzanie projektami nie staje się z nimi automatycznie łatwiejsze. Dlaczego tak? Pomimo jakości możesz wybrać niewłaściwe narzędzie lub oprogramowanie – nie pasuje do Twojej firmy, przepływu pracy, stylu pracy ani atmosfery całego zespołu.

Na przykład, jeśli jesteś małą firmą przy kilku projektach działających jednocześnie (np. „Nowa strona internetowa”, „Szablon propozycji biznesowej”, „Kampania rekrutacyjna w mediach społecznościowych”), zamiast zarządzać swoimi ludźmi za pomocą narzędzia do czatowania (!) lub e-maili, rozważ skorzystanie z udostępniane tablice Kanban gdzie możesz bezpośrednio dodawać i przypisywać zadania.

Jeśli jesteś kierownik projektu z kilkoma projektami pod kontrolą – lub lider zespołu kierowników projektów w średniej lub dużej firmie, skorzystaj Cechy portfela projektów. Pomogą Ci planować projekty centralnie i zobaczyć ich przepływy pieniężne oraz bieżącą a planowaną wydajność dzięki popularna funkcja Global Gantt.

Mimo że istnieje wiele wspaniałych funkcji PM, nie popełnij błędu, kupując każdą z nich od innego dostawcy/oprogramowania/narzędzia. Jeśli chcesz get poważnie podchodzisz do zarządzania projektami, wybierz narzędzie typu „wszystko w jednym” która pozwoli Ci sprawnie załatwić wszystko z jednego miejsca – finanse, Struktura podziału pracy, planowaniei wiele innych nieuniknionych prac.

Wreszcie, jeśli jest coś, co na pewno zwiększa poziom stresu PM, to jest to narzędzie, które zawiesza się, gdy musi działać. Z najnowszymi, 11+ wersja Easy Project, możesz liczyć na szybkie, przejrzyste oprogramowanie działające na Rails 6 i Ruby 3.0. Ponieważ oprogramowanie PM powinno być niczym mniej niż Twój partner, na którego możesz liczyć. Tak proste jak to.

„Chcesz pokonać stres? Łączyć psychologiczny
taktyki zmniejszające stres z inteligentnymi funkcjami PM.”

6. Przybicie do krzesła biurowego

Presja bycia kierownikiem projektu jest często ciężka i możesz ją odczuwać jeszcze bardziej, gdy musisz zarządzać innymi projektami w twoim życiu prywatnym. Dzięki odpowiedniej aplikacji PM przynajmniej nie musisz być przybity do krzesła biurowego. Wszystko, co pozwala na bycie „geograficznie elastycznym” przy jednoczesnym posuwaniu projektu do przodu, jest bezcenne. Dlatego zdobądź oprogramowanie, które jest dostarczane wraz z praktyczna, łatwa w obsłudze i poręczna aplikacja do zarządzania projektami.

Wnioski

Próba zwalczenia lub zignorowania stresu, jaki przynosi Twoja praca, nie sprawi, że będziesz usatysfakcjonowany. Powinieneś nauczyć się nim zarządzać. Aby to zrobić, możesz wypróbować kilka działań redukujących stres na poziomie osobistym, ale nie zapomnij połączyć ich z wdrożeniem odpowiednich funkcji PM w codziennym życiu zawodowym. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami pozwoli Tobie – i Twojemu zespołowi – widzieć i organizować sprawy w bardziej przejrzysty sposób. Przegląd, który otrzymasz, będzie idealnym początkiem mniej stresujących dni w zarządzaniu projektem.