Jak prawidłowo monitorować wydatki i zarządzać budżetami projektów

Podstawowe umiejętności kierownika projektu obejmują zarządzanie finansami projektu i upewniając się, że projekt mieści się w wyznaczonym budżecie. W końcu zgodność z planem finansowym jest często również jednym z najczęstszych kryteria oceny projektu sukces.

Poszczególne wydatki będą stopniowo „pochłaniać” całkowitą kwotę pieniędzy, jaką masz do dyspozycji na projekt. Monitorowanie dochodów, wydatków i ogólnego przepływu środków pieniężnych ma zatem zasadnicze znaczenie dla prawidłowego zarządzania całym budżetem projektu. Jeśli zarządzasz jednocześnie wieloma projektami, m.in. ich budżety, wówczas konieczne jest monitorowanie stanu finansowego całego portfela projektów.

5 kroków do planowania finansowego projektu

Aby uniknąć marnowania budżetu projektu i ostatecznie jego niepowodzenia, przygotowaliśmy kroki do planowania finansowego Twojego projektu.

Wybór narzędzi

Przede wszystkim konieczna jest identyfikacja jedno narzędzie który będzie centralnym punktem zarządzania finansami projektu. Nie tylko w świetle wydarzeń 2020 roku, ale także chcesz mieć dostęp online do tego narzędzia, aby Ty i Twój zespół mogli dodawaj wydatki w czasie rzeczywistym z dowolnego miejscai niczego nie zapomnij. Idealnym scenariuszem jest bezpośrednie użycie oprogramowania, którego już używasz, do zarządzania samym projektem. Na przykład w Easy Project masz bezpośredni dostęp do dedykowane panele za budżet, płace i faktury lub przepływy pieniężne.

Identyfikacja wydatków

Jednak samo oprogramowanie nie wystarczy, jeśli nie zidentyfikujesz dokładnie wszystkich pozycji, które należą do Twojego budżetu. Aby to zrobić, zalecamy użycie CBS lub Struktura podziału kosztów, pomóc Ci w przejrzysty sposób mapuj wszystkie składniki swojego budżetu. CBS nie może zabraknąć żadnych kosztów ani wydatkóww przeciwnym razie narażasz się na błędy, które mogą znacząco wpłynąć na całe planowanie projektu.

Tworzenie budżetu

Gdy masz już przegląd przewidywanych dochodów i wydatkówmożesz przystąpić do właściwego planowania, czyli tworzenia budżetu. Kiedy rzeczywiście zidentyfikowane zostaną wszystkie koszty stałe i zmienne, to Ty zorientuj się w projekcieprzybliżona wartość i kwoty, które możesz osiągnąć lub nie.

Monitoruj postęp

Podczas realizacji projektu Ty lub osoba upoważniona musicie monitorować rzeczywisty rozwój finansów i porównaj je z pierwotnym budżetem. Dlatego musisz pracować z zestawieniami zysków i strat oraz monitorować przepływy pieniężne. Ponadto w przypadkach, w których używasz oddzielnych narzędzi księgowych do monitorowania i rejestracji, uprościliśmy Twoją pracę dzięki usłudze integracja tych narzędzi z Easy Project.

Co najważniejsze, pamiętaj, że tylko możesz zapobiegać potencjalnemu przekroczeniu budżetu monitorując rozwój swoich kosztów i od razu będziesz wiedział, czy część projektu wymknie się spod kontroli.

Oceniać

Jak zwykle nie zapomnij zrobić retrospektywy po zakończeniu projektu. Porównanie wynikających z tego wydatków z pierwotnym planem da ci wyobrażenie o dokładności twojego planowania, które możesz poprawić w innych projektach. Możesz również śledzić, które części projektu najbardziej odbiegały od planu i określić, czy dzieje się to wielokrotnie. W skrócie, maksymalnie wykorzystać zebrane dane.