Najczęstsze błędy podczas rozpoczynania nowego projektu

Dlaczego kierownicy projektów i zespoły nie doceniają początkowej fazy projektu?

Nie chodzi o to, że kierownicy projektów są leniwi lub niekonsekwentni. (Tak, to też może się zdarzyć, ale wierzymy zamierzasz zostać TOP graczem.) Rzecz w tym, że większość PM doświadcza sytuacji „przeskakiwania z jednego projektu do drugiego”. Jeśli nie miałeś czasu, aby zamknąć „drzwi mentalne” za projektem, który właśnie dostarczyłeś, PODCZAS presji, aby rozpocząć kolejny, najprawdopodobniej poniesiesz porażkę – a przynajmniej popełnisz błędy i złe decyzje. W związku z tym, zanim zaczniesz realizować swój nowy duży projekt, poproś o dodatkowy czas na przygotowanie a następnie kontynuuj krok po kroku zgodnie z naszą radą.

“Lepiej weź dzień lub dwa dodatkowe na początek
nowy projekt – więc możesz się ogarnąć
to zarówno praktycznie, jak i mentalnie.”

Przed rozpoczęciem

Jest trochę pracy, którą należy wykonać, zanim zakomunikujesz nowy projekt swojemu zespołowi. Przede wszystkim zacznij od rozmowa z klientem i interesariuszami o niżej wymienionych tematach. Utwórz nową mapę myśli spisywać wszystkie informacje, notatki i pomysły w logicznej strukturze, aby mieć je wszystkie w jednym miejscu, co jest niezbędne do ich późniejszej oceny.

• Co się stanie, jeśli ten projekt nigdy się nie wydarzy?
  
  Jasne, możesz zapytać go bardziej grzecznie: „Jaki jest cel projektu?”. Ale potrzebujesz więcej – zmusić klienta do głębszego przemyślenia rzeczywistego wpływu i celu projektu. Dlatego znacznie lepszym pytaniem jest „W jaki sposób ten projekt pomaga osiągnąć sukces Twojej strategii?”. Zdziwiłbyś się, jak często takie pytania zmieniają w końcu sam brief!

• Prawdziwa historia: Firma produkująca produkty mleczne skontaktowała się z agencją reklamową, aby opracować nową kampanię reklamową mającą na celu zwiększenie sprzedaży. Po serii głębszych pytań z agencji i kilku debriefingach zmieniło się całe podejście do prośby. Problemem nie był brak reklamy, ale po prostu za duże kubki po jogurcie – dzieci miały po prostu za dużo jedzenia, więc nigdy nie skończyły całego jogurtu, co potem zdenerwowało rodziców, ponieważ musieli wyrzucić resztki. Pierwszą rzeczą, którą należało zrobić, była zatem zmiana opakowania produktów z dotychczasowego rozmiaru na mniejsze. Gdy klient zgodził się na tę zmianę, nadszedł czas na stworzenie kampanii reklamowej komunikującej bardziej praktyczny rozmiar produktu.

• Ile mamy pieniędzy na projekt?
  
  Znowu nie chodzi tylko o samą kwotę. Spróbuj dowiedzieć się, czy są jakieś dodatkowe zasoby (na wypadek, gdybyś wymyślił specjalne rozwiązanie) lub czy budżet jest ustalony. Nie bój się również rozmawiać na tematy takie jak terminy płatności faktur, sposób płatności, udziały z dodatkowej sprzedaży itp. Odpowiedzi docenisz, gdy interesariusze zapytają Cię o Struktura podziału kosztów i przepływ gotówki nowego projektu.

• Kiedy projekt powinien zostać dostarczony?
  
  Postaraj się, aby Twój klient był jak najbardziej precyzyjny. „W październiku” nie jest odpowiedzią. Ponieważ w Twojej firmie najprawdopodobniej działa kilka projektów (a niektórzy członkowie zespołu mogą pracować nad większą ich liczbą), będziesz musiał dostosować czas nie tylko do życzeń klienta, ale także do aktualne portfolio projektów Twojej firmy.

• Określ sposób komunikacji
  
  Oszczędź sobie dużo stresu, a zarówno po swojej stronie, jak i po stronie klienta określ osoby lub zespoły, które będą wspólnie komunikować się o postępach w projekcie. W ten sposób otrzymujesz zebrane i uporządkowane informacje zwrotne, zamiast otrzymywać mnóstwo chaotycznych e-maili od różnych osób. Zgódź się na wykorzystanie jak najmniejszej liczby kanałów komunikacji. Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami, upewnij się, że ma ono również: płynnie działająca aplikacja z inteligentnymi powiadomieniami e-mail.
  
  TIP: W przypadku wielu projektów (zwłaszcza cyfrowych i programistycznych) jest to wskazane, aby pracować agile. W takim przypadku skorzystaj z jednego z nich Scrum or Kanban deska. Możesz również zaprezentować go swojemu klientowi i wyjaśnić zasadę działania sprintów.

Wynik? Po tej sesji przed rozpoczęciem gry, jesteś gotowy, aby zdefiniować swój żelazny trójkąt składający się z budżetu, zakresu i ograniczeń czasowych. Świetnie, prawda?

„Rozpocznij nowy projekt dwa razy: na PM-do-klienta
poziom, a następnie z zespołem.”

Jak rozpocząć projekt ze swoim zespołem

Teraz, gdy znasz odpowiedzi od swojego klienta, możesz rozpocząć pracę nad projektem. Spokojnie, zorganizuj sięi weź swój zespół na pokład.

1. Zbuduj swój zespół
   
   Aby zbudować Dream Team dla swojego projektu, najpierw musisz sprawdź możliwości swoich zasobów. Uzyskaj aktualny przegląd zaległych zadań i problemów z przydziałem godzin. Weź pod uwagę urlopy członków zespołu i ich rzeczywisty nakład pracy. Jeśli istnieje konkretna rola, którą należy podjąć, nie wahaj się zatrudnić profesjonalisty spoza firmy.
   
   Wynik: Pełny zespół w oparciu o czas + możliwości nakładu pracy, zapisane w Twoim narzędziu PM.
   
   
   
2. Umów się na spotkanie inauguracyjne
   
   Zaproś wszystkich, którzy będą pracować nad projektem. Przedstaw fakty, których nauczyłeś się od swojego klienta i udziel członkom zespołu możliwości zadawania pytań. Nie bądź rozczarowany, jeśli nie możesz odpowiedzieć na niektóre z nich pomimo wysiłku przed rozpoczęciem gry. Wręcz przeciwnie, ciesz się, gdy dowiesz się o dziurze, zanim w nią wpadniesz!
   
   TIP: W zależności od projektu i relacji z klientem możesz również rozważyć zaproszenie klienta na spotkanie inauguracyjne.
   
   Wynik: Omówienie z klientem lub przejście do struktury podziału pracy.
   
   
   
3. Uzyskaj przegląd wszystkich pomysłów
   
   Jeśli regularnie czytasz nasze blogi, zapewne zauważyłeś, że często kierujemy uwagę naszych czytelników na mapowanie myśli. Użyj Mapowanie myśli narzędzie do wykorzystania możliwości posiadania całego zespołu w jednym pokoju – lub podczas jednej rozmowy. Napisz wszystko, co jest możliwe, aby zrealizować cały projekt. W ten sposób tworzysz listę wszystkich pomysłów, a później możesz nadać im priorytety i przenieść niektóre z nich do zadań.
   
   Wynik: Wizualna lista wszystkich możliwych zadań, stworzona przez wszystkich członków zespołu pracujących nad projektem.
   
   
   
4. Uporządkuj zadania na wykresie Gantta
   
   Gdy już wiesz, jakie zadania należy dostarczyć, możesz je uporządkować w ramach czasowych. Najłatwiej to zrobić: za pomocą funkcji przeciągnij i upuść Easy Gantt. Dodaj kamienie milowe, podzadania i relacje między zadaniami. Gdy będzie gotowy, możesz udostępnić go swojemu zespołowi, aby wszyscy członkowie mogli zobaczyć, jak zależy i jest powiązana ich praca.
   
   Wynik: Wizualna organizacja zadań w ramach czasowych.

„Jeśli masz powtarzający się typ projektu,
zaoszczędź trochę czasu przez za pomocą szablonu projektu. "

Wnioski

Rozpoczęcie projektu determinuje cały jego przebieg i ostateczną realizację. Aby uniknąć najczęściej występujących błędów na początku nowego projektu, użyj zestawu narzędzi które pomogą Ci lepiej zintegrować swój zespół. Ale przede wszystkim nie spiesz się z klientem i zbierz szczegółowe informacje o celu projektu i oczekiwaniach wobec niego.