Podejmowanie decyzji projektowych: jak zrobić to lepiej

Oto kilka pomysłów, jak odkryć fakty stojące za trudną sytuacją, w której możesz się znaleźć i jak je wykorzystać na swoją korzyść. I wreszcie, jak podjąć dobrą decyzję.

Najpierw ochłodź się. Po drugie, zdobądź dane

Podejmowanie decyzji często jest denerwujące i może łatwo skierować Cię do nadmiernego myślenia i „negatywnego powiększania”, więc w pewnym momencie wszystkie decyzje zaczynają wydawać się złe i tracisz możliwość ich obiektywnej oceny. Prawda jest inna – po podjęciu decyzji możesz znów odetchnąć i uporządkować kolejne kroki. Z decyzją zawsze wiąże się ryzyko i jak – lubimy mówić – zarządzanie ryzykiem jest częścią dobrego zarządzania projektami. Ale niezależnie od tego, czy chodzi o Twój zespół, finanse projektu, czy postęp prac nad projektem, zawsze myśl o tych czterech:

1. Zdefiniuj i przedstaw sytuację

Zbierz wszystkie informacje dotyczące swojego problemu. Daj swoim interesariuszom i zespołowi jasny obraz tego, co dzieje się z Twoim projektem. Wyjaśnij, co doprowadziło Ciebie – i projekt – do tej sytuacji i co planujesz z tym zrobić.

2. Zdefiniuj zespół oceniający

Stwórz zespół, który zbada i rozwinie Twoje propozycje rozwiązań. Wyjaśnij każdemu członkowi tego zespołu, jaka jest jego rola w tym procesie – ktoś oceni Twoje pomysły pod kątem zasobów, inne pod kątem finansowym itp.

„Bezcenna rada – wzmocnij swoją
Zespół oceniający z kierownikiem projektu
który był wcześniej w podobnej sytuacji.”

3. Oceń swoje opcje

Przy wystarczającym zaopatrzeniu w dane od poszczególnych członków Zespołu ewaluacyjnego można następnie zastosować jeden z modeli ewaluacyjnych do podjęcia ostatecznej decyzji (np. analiza SWOT, piramida Maslowa lub zasada Pareto 80/20).

4. Zastosuj zwycięskie rozwiązanie w praktyce

Po prostu postępuj tak, jakbyś rozpoczynał zupełnie nowy projekt. Korzystaj z narzędzia WBS, bezpośrednio przypisuj zadania i projektuj poszczególne zadania na wykresie Gantta. Śledź, jak krytyczna sytuacja zmieniła się i ewoluowała w wyniku Twojej decyzji.

Typowe sytuacje, w których podjęcie decyzji jest kluczowe

Najbardziej wpływowe – a często najtrudniejsze – decyzje są wielokrotnie związane z jednym z następujących: zasoby (ludzkie, materialne lub oba), finanse projektu (budżet) i zakres prac. Najprawdopodobniej będziesz postępować zgodnie z powyższym procesem we wszystkich z nich, ale w poszczególnych krokach możesz potrzebować innych narzędzi. Oto przegląd.

1. Podejmowanie decyzji związanych z zasobami

Zasoby są kluczem. Dlatego za (prawie) każdym nieudanym projektem stoi brak kompetencji i zasobów. Możesz nie czytać tego na wielu blogach w Internecie, ale czasami – zwłaszcza gdy cierpisz na brak zasobów – nawet lepiej nie rozpoczynać projektu, niż rozpocząć pracę, która doprowadzi tylko do rozczarowania. Ale jak podjąć decyzję TAK lub NIE?

Bez względu na to, jak duża jest Twoja firma lub zespół, musisz najpierw wziąć przegląd zasobów i wykorzystania ich czasu w najbliższej przyszłości. Gdy tylko zobaczysz przepływ pracy swoich potencjalnych zasobów, podjęcie decyzji, czy wskoczyć, czy opuścić nowy projekt, stanie się znacznie prostsze. To samo dotyczy sytuacji, gdy jeden lub więcej Twoich zasobów opuści zespół – czego prędzej czy później doświadczą wszyscy kierownicy projektów. Ważną rzeczą jest podjęcie szybkiej decyzji, jak przejść dalej.

Dzięki kompleksowemu przeglądowi zarządzania zasobami w Easy Project szybko zobaczysz kolorowa wizualizacja tego, ile i jakie zasoby są dostępne w całej firmie (lub zespołów), z jakimi kompetencjami i przez jaki okres.

„Pomoże Ci porządne narzędzie do zarządzania projektami
nie tylko w organizacji pracy. To będzie
odkryj także drogę do dobrej decyzji."

2. Podejmowanie decyzji związanych z finansami projektów

Pieniądze zdecydowanie wpływają na dużą różnicę. Aby przekonać się, czy projekt się opłaca, trzeba kompleksowo przyjrzeć się jego danym. Grupa narzędzi do zarządzania finansami przyjdzie w parze – takie jak wizualizacja przepływów pieniężnych na wykresie Gant. Trzymanie się danych jest również tym, co chcesz zrobić, gdy wystąpi sytuacja, czy kontynuować projekt, czy nie. W tym celu struktura podziału kosztów (CBS) ogromnie ci pomoże.

3. Podejmowanie decyzji związanych z zakresem prac

To, co większość kierowników projektów uważa za przydatne, to powrót do podstaw poprzez: rozkładanie projektu na mniejsze części. To dlatego, że każdy projekt jest żywym organizmem i sam w sobie składa się z małych projektów. Jeśli więc w zarządzaniu Twoim projektem zaistnieje konkretna sytuacja, która wymaga solidnej decyzji, nie wahaj się:) wróć do swojej pierwszej struktury podziału pracy (WBS) projektu, aby sprawdzić, czy potrafisz wyciągnąć pomysły z pierwszej mapy myśli i b) powtórz WBS zgodnie z obecną sytuacją. Zdziwiłbyś się, jak to może nagle zmienić Twój punkt widzenia na perspektywę czekających na Ciebie prac.

Wnioski

Dobre decyzje opierają się na doświadczeniu, intuicji i danych. A dobrzy kierownicy projektów nie tylko podejmują decyzję, ale i odpowiedzialność za nią. Jest czas na podjęcie decyzji w trakcie, a nawet przed rozpoczęciem nowego projektu – Czy ja/mój zespół/moja firma mam przystąpić do tego projektu, czy nie? Aby odpowiedzieć poprawnie, użyjesz zestaw narzędzi do zarządzania projektami do controllingu które doprowadzi Cię do lepszego podejmowania decyzji. Nie lekceważ siły komunikacji i wyjaśniaj swoją decyzję swojemu zespołowi przy każdej decyzji dotyczącej projektu.