Najlepsze narzędzia do cyfrowego zarządzania projektami (część 2): jak zarządzać ryzykiem, finansami i ludźmi

Zarządzanie ryzykiem i projekty cyfrowe

Identyfikacja ryzyka jest jak zbieranie wszystkiego, co może mieć negatywny wpływ na rozwój projektu. Nie brzmi to zbyt kusząco, ale jeśli uwzględnisz to działanie w fazie planowania projektu, dużo pomożesz sobie (i swojemu projektowi). Dodatkowo otrzymujesz przydatną listę, którą możesz nagrać bezpośrednio w narzędzie do zarządzania ryzykiem.

To jest pełnoprawny proces zarządzania projektami:

• Identyfikacja i ocena ryzyka – dowiedz się, jakie jest prawdopodobieństwo, dotkliwość i moment wystąpienia ryzyka, a co za tym idzie, na jaką rezerwę na nieprzewidziane wydatki możesz liczyć.

• Monitorowanie i kontrola ryzyka – filtrować poszczególne rodzaje ryzyka, np. według projektu, dotkliwości lub harmonogramu, i odpowiednio nadać im priorytety.

• Zarządzanie ryzykiem – przypisz reakcję na ryzyko i radzenie sobie z nim: twórz zadania, przydzielaj osoby odpowiedzialne i monitoruj rozwój sytuacji.

Wskazówka: wysyłanie zbiorczej wiadomości e-mail do wszystkich członków zespołu z pytaniem „Jak myślisz, co może się nie udać?” nie jest optymalnym rozwiązaniem. Lepiej zwołaj spotkanie! To wciąż nie jest standard w naszym regionie, ale jeśli omówicie ryzyko bezpośrednio między sobą – a nawet z klientem – w końcu zaoszczędzicie czas. Dodatkowo, nie przeoczysz szczególnych zagrożeń, których nie jesteś w stanie zidentyfikować jako menedżer, ale Twoi specjaliści to zrobią. Koledzy odpowiedzialni za każde zadanie będą mogli bezpośrednio wytłumaczyć pozostałym członkom zespołu, na czym polega ryzyko w ich części projektu i co można z tym zrobić. W przypadku projektów cyfrowych wystarczy wyjaśnić, zwłaszcza od deweloperów. Na przykład eliminujesz zagrożenie niewystarczającymi dostawami, które mogą następnie „zablokować” projekt. Poza tym łączenie mózgów pomoże Ci nie tylko zidentyfikować zagrożenia, ale także znaleźć rozwiązania. Załóżmy więc, że pierwszym krokiem w zarządzaniu ryzykiem jest zaplanowanie takiego spotkania.

Budżet i oszacowanie kosztów

Podobnie jak w przypadku „klasycznych” projektów, budżet projektów cyfrowych jest bardzo delikatna. Menadżerowie projektu dość często spotykamy się z sytuacją, w której w fazie samej cyfryzacji produktu – podczas programowania, testowania i optymalizacji – oszacowanie ceny nie zgadza się z tym, co zostało zatwierdzone w fazie przygotowawczej. Co można zrobić na ten temat? Jeśli zastosujesz się do pierwszej porady w zarządzanie finansami a także regularnie monitorować bieżące wydatki a budżet projektu, szybko dowiesz się, czy jesteś na dobrej drodze, czy też tracisz orientację. Kluczem jest, aby zawsze mieć kontrolę nad finansami. Wiedz, czy skończył ci się plan, czy jesteś w gorącej wodzie, i w obu przypadkach zrozum, dlaczego. Pomoże Ci to szybko zareagować i uniknąć pochopnego radzenia sobie z problemem.

Zarządzanie zasobami w projektach cyfrowych i optymalizacja

Kiedy planowanie zadań, co najważniejsze nie zapomnij o testowaniu i późniejszej optymalizacji. W przypadku każdej aplikacji lub strony internetowej pojawią się błędy, które odkryjesz podczas testowania. Nasza rada brzmi zatem:

• W Scheduler, wygospodaruj czas na testy (A/B), które obejmie tych współpracowników, którzy nie pracowali nad projektem. Bardzo łatwo może się zdarzyć, że dadzą Ci impuls, który jako zbyt zaangażowany w projekt z powodzeniem przeoczyłeś.

• rezerwować czas na optymalizację, który zawiera poprawki błędów. Uważaj, mogą to być również czasochłonne zadania, a nie tylko „zabiegi kosmetyczne”.

• Co najmniej tydzień po oficjalnym uruchomieniu projektu, zapewnić zdolność do wszelkich modyfikacji produktu po otrzymaniu informacji zwrotnej; otrzymujesz od użytkowników końcowych. Ale upewnij się, że masz gdzie to nagrać i jak to ocenić. ten Help Desk jest idealny do tego celu.

• Dla zespołów B2B ważne będzie posiadanie możliwości biznesowych i zadań w pojedynczy CRM z pełną dostępnością kontaktu.

Podsumowanie

Proces tworzenia produktu cyfrowego ma swoją specyfikę, która znajduje odzwierciedlenie również w zarządzaniu projektami. Dobrym pomysłem jest omówienie z zespołem ryzyka związanego z projektem od samego początku. Tworząc budżet projektu, pamiętaj, że trajektoria projektu nie biegnie tylko od A do B, ale również następuje testowanie, optymalizacja, a następnie wsparcie użytkowników. Z niecierpliwością czekamy na Twój nowy projekt cyfrowy, daj nam znać, jak Ci idzie!