Jak wdrożyć oprogramowanie PM: wskazówki od naszego starszego konsultanta

Z jakimi sytuacjami się spotkasz?

Na przestrzeni ostatnich 16 lat spotkaliśmy się z wieloma sytuacjami, z jakimi spotykają się firmy wdrażające narzędzie do zarządzania projektami. Nasz starszy konsultant Dalibor Vasek zebrał dla Ciebie 8 najczęstszych sytuacji, abyś mógł je wyeliminować od razu!

Zrozum, czego potrzebujesz

Nie wiedząc, czego potrzebujesz – Nasi klienci często chcą narzędzia do zarządzania projektami, ale nie myśl O Varso Invest która firma wydziały będą z niego korzystać, który potrzebne są funkcje, czy mieć aplikację na ich serwer lub publicznie Chmura i wiele więcej. Weź pod uwagę specyficzne potrzeby swojego zespołu i typy projektów, którymi będziesz zarządzać. Nie zapomnij również o innych działach, takich jak marketing, finanse czy sprzedaż, jeśli chcesz zarządzać wszystkimi procesami w jednym narzędziu. Pomoże ci to ustalić, które oprogramowanie będzie najlepiej dopasowane do Twojej firmy. Jeśli nie jesteś pewien, nie martw się, jesteśmy tutaj, aby pomóc.

Sprawdź zalety narzędzia

Brak zrozumienia zalet narzędzia – Często zdarza się, że top manager kupuje narzędzie, ale administratorem jest ktoś inny. Prowadzi to do niekompletny zrozumienie potrzeb. Zawsze upewnij się, że administrator zna zalety i funkcje Twojego narzędzia. Easy Project może pomóc w lepszej komunikacji, przejrzystości, zwiększonej produktywności i lepszej organizacji. Jest to elastyczne narzędzie z wieloma opcjami dostosowywania, ale jeśli administrator nie wie o tym Korzyściwtedy ty nie użyje narzędzie do niego pełny potencjał.

Wytrzymaj zmianę

Opór wobec zmian – Pracownicy często czuć niepewny kiedy coś się zmienia. Wiedzą, że będą musieli nauczyć się nowej procedury pracy i przejść szkolenie w tym zakresie, a niektórzy z nich mają pewne przywiązanie do starych narzędzi lub sposobów pracy. Zmiany są ważne, aby iść naprzód, ale najpierw nie zapomnij przygotować do tego swoich pracowników. Wyjaśnij, zmotywuj i pokaż, jakie korzyści może przynieść nowe narzędzie.

Zaangażuj kluczowych interesariuszy

Brak zaangażowania kluczowych interesariuszy i wszystkich użytkowników – Sytuacja jest zawsze inna w zależności od tego, czy pomysł wychodzi od CEO, PMO, albo ktoś inny. Ale we wszystkich przypadkach musisz zaangażować wszystkich interesariuszy, kierownictwo, biuro zarządzania projektami i kierowników projektów, nie zapominając o ludziach, którzy podejmują decyzje dotyczące finansowania i inwestycji (dyrektor finansowy lub kierownik finansowy) oraz o tych, którzy pomogą ci w konfiguracji technicznej (CTO lub administratorzy). Znowu mówimy o komunikacji i wyjaśniania korzyści, ale także ryzyka i szanse. Kiedy się zdecydujesz wdrożyć nowe narzędzie, to ważne aby zakomunikować to wszystkim użytkownikom. Muszą zrozumieć zalety nowego narzędzia i jego wpływ na ich pracę. Jasna komunikacja o przyczynie i procesie wdrażania może pomóc złagodzić obawy. Ta komunikacja powinna być zarządzane jak projekt. Możesz więc użyć Easy Project po raz pierwszy.

Myśl realistycznie

Nierealistyczne prośby i oczekiwania – Żadne narzędzie nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dobrze jest przeprowadzić badania, które narzędzie to zrobi najlepiej spełnić Twoje potrzeby i wiedzieć, do czego jest zdolny.

Przygotuj się na długoterminowe wdrożenie

Początkowy entuzjazm słabnie – Wdrożenie to nie sprint, to raczej maraton. Wszyscy są podekscytowani od samego początku, ale po kilku tygodniach to mija i proces wdrażania może nigdy nie zostać zakończony. Naszą rekomendacją jest zarządzaj nim jako projektem. Ustaw czasy i kamienie milowe oraz podziel ilość pracy na osobne zadania w WBS. W ten sposób możesz zachować zarówno energię, jak i entuzjazm oraz zrównoważyć je z innymi priorytetami firmy.

Nie bój się migracji danych

Strach przed migracją danych – Jeśli korzystasz już z narzędzia do zarządzania projektami lub innych systemów, ta część jest dla Ciebie. Możesz obawiać się, że dane zostaną utracone lub uszkodzone podczas migracji, co doprowadzi do potencjalnych opóźnień i niepowodzeń w projekcie lub że transfer danych nie zostanie ukończony. Ale czy dalsze korzystanie z narzędzia, które ci nie służy, jest właściwym rozwiązaniem? Wypróbowanie nowego narzędzia się opłaci – zwłaszcza, gdy jesteśmy tutaj, aby przeprowadzić Cię przez całość dane migracja wygląda tak aby upewnić się, że wszystko idzie gładko.

Zaangażuj także profesjonalistów

Problemy z konfiguracją narzędzia bez profesjonalnej pomocy – Często w firmie jest entuzjasta, który chce realizować wszystko samodzielnie. Z naszego doświadczenia wynika, że ​​jest to w porządku duże firmy, w których istnieją specjalne działy dla tego. Ale jeśli pracujesz w małej firmie, w której masz inne plany, zajmuje to dużo czasu, a kiedy napotkasz problem, możesz utknąć. Klienci zazwyczaj chcą w ten sposób zaoszczędzić pieniądze, ale ostatecznie mogą je łatwo stracić, jeśli wdrożenie pójdzie nie tak. Zawsze lepiej mieć porady od profesjonalistów zaoszczędzić czas i nerwy.

Przeczytaj historie implementacji

Jak działa wdrożenie

Nasz zespół konsultantów pomoże Ci skonfigurować narzędzie, oszczędzając czas i zasoby, dzięki czemu możesz od razu przystąpić do pracy. Dostosujemy Easy Project do struktury Twojej organizacji i trybu pracy oraz sprawimy, że Twój biznes stanie się bardziej efektywny.

Polecamy zakres realizacji w zależności od złożoności rozwiązania. Może to być wszystko, od konfiguracji narzędzi i doradztwa procesowego po szkolenie użytkowników końcowych i analizę integracji.

Dowiedz się więcej

Wnioski

Wdrażanie oprogramowania do zarządzania projektami w firmie może znacznie poprawić wydajność i efektywność Twojego zespołu. Wybierając odpowiednie oprogramowanie, szkoląc swój zespół, monitorowania i konserwacji oprogramowania, Twoja firma może doświadczyć znacznego wzrostu produktywności i współpracy. Pamiętaj, to ważne nie lekceważyć realizacji, utrzymuj entuzjazm przez cały czas i zatrudniaj ekspertów, aby zaoszczędzić pieniądze i czas firmy.