Jak zbudować PMO od podstaw

Co to jest PMO (biuro zarządzania projektami)?

Biuro Zarządzania Projektami jest ważnym elementem każdej odnoszącej sukcesy organizacji. Służy jako centrum dla wszystkich czynności związane z zarządzaniem projektami, zapewniając wsparcie, wskazówki i zasoby kierownikom projektów i zespołom.

Odpowiada za ustanawianie standardów zarządzania projektami, zapewnianie szkoleń i wsparcia dla kierowników projektów oraz pomoc w zapewnieniu terminowej realizacji projektów w ramach budżetu. Ale rola PMO może być różna w różnych firmach w zależności od ich celów i potrzeb.

Jakie są najczęstsze typy PMO?

Przed zbudowaniem PMO ważne jest, aby poznaj różne rodzaje tak można wybierz odpowiedni dla swojej firmy. Istnieje kilka rodzajów, z których niektóre są mieszane, tworząc inny – są one definiowane przez potrzeby organizacji, cele i zasoby.

1. Dyrektywa PMO: Ten typ PMO jest odpowiedzialny za egzekwowanie standardów PM i procesów w całej organizacji. Może również zapewniać wskazówki i wsparcie dla kierowników projektów, ale nie nie ma uprawnień do podejmowania decyzji w imieniu zespołów projektowych.
2. Wspierające PMO: Zapewnia wsparcie i zasoby do kierowników projektów, ale nie ma uprawnień do podejmowania decyzji ani egzekwowania norm. Jego podstawową rolą jest wspomaganie kierowników projektów w planowaniu i realizacji ich projektów.
3. Współpraca PMO: Ten ściśle współpracuje z kierownikami projektów, aby zapewnić, że projekty są zgodne z ogólnymi celami strategicznymi organizacji. Może również pełnić bardziej konsultacyjną rolę, dostarczając wskazówek i zaleceń zespołom projektowym.
4. Włączenie PMO: Skupiony na dostarczanie narzędzi, zasobów i wsparcia niezbędnych kierownikom projektów do pomyślnej realizacji projektów. Może również zapewniać szkolenia i możliwości rozwoju, aby pomóc kierownikom projektów w doskonaleniu ich umiejętności.
5. Strategiczne PMO: Ten typ PMO jest odpowiedzialny za dostosowanie projektów organizacji do jej ogólnej strategii i celów. Może też odpowiadać za zarządzanie portfelem i identyfikowanie nowych możliwości projektowych.

Kiedy jest dobry czas na rozpoczęcie?

Cóż, jest nie ma uniwersalnej odpowiedzi do kiedy jest właściwy czas na zbudowanie PMO. Ważne jest, aby organizacja dokładnie oceniła swoje potrzeby i zasoby przed podjęciem decyzji w ich sprawie. Jednakże, mogą wskazywać niektóre znaki to jest właściwy czas na zbudowanie PMO. Czy zauważyłeś niektóre z tych problemów w swojej organizacji?

• Niespójne praktyki zarządzania projektami: PMO może pomóc w ustaleniu standardowych procesów i procedur zarządzania różnymi projektami.
• Wiele projektów bez centralnego nadzoru: Jeśli Twoja organizacja zarządza wiele różnych projektów bez centralnego nadzoru lub koordynacji, PMO pomaga zapewnić ten nadzór i zapewnić zgodność projektów z ogólnymi celami i zadaniami organizacji.
• Trudności w zarządzaniu interesariuszami: Jeśli Twoja organizacja ma trudności z zarządzaniem interesariuszami i spełnianiem ich oczekiwań, PMO może pomóc poprawić zaangażowanie interesariuszy i komunikację.
• Wyzwania związane z realizacją projektu: Jeśli Twoja organizacja ma problemy z dostarczaniem projektów na czas iw ramach budżetu, PMO może pomóc Ci zidentyfikować i rozwiązać podstawowe przyczyny tych wyzwań.

„W zeszłym roku zbudowaliśmy nasze PMO. Po roku, dzięki przejrzystemu śledzeniu projektów, ustalonej strukturze i procesom oraz ujednoliconemu raportowaniu bezpośrednio w Easy Project, nie trać czasu na spotkania Project Office z niepotrzebnymi i długimi aktualizacjami statusu i możemy spędzić zaoszczędzony czas głównie na projektach To jest nie przebiega zgodnie z planem. Możemy patrzeć na nie strategicznie i optymalizować ich postępy, abyśmy mogli skutecznie nimi zarządzać. A w przypadku projektów, które przebiegają zgodnie z planem, jeszcze bardziej świętujemy ich ukończenie”.

Jan Řeřicha, szef PMO, Easy Software

Czas zacząć! Ale jak?

Budowa pierwszego biura zarządzania projektami może wydawać się przerażającym zadaniem, ale w rzeczywistości nie musi być takie trudne, jeśli wykonasz odpowiednie kroki i będziesz pamiętać, że proces ten może zająć trochę czasu.

Oto siedem kroków śledzić, jeśli chcesz rozpocząć:

1. Zdefiniuj cel, typ i zakres PMO: Określ, dlaczego chcesz założyć PMO i jakie konkretne funkcje będzie ono pełnić.
2. Oceń aktualny stan zarządzania projektami w Twojej organizacji: Zidentyfikuj mocne i słabe strony swoich obecnych praktyk zarządzania projektami i określ, jakie ulepszenia można wprowadzić dzięki utworzenie PMO.
3. Opracuj plan dla PMO: Utwórz szczegółowy plan PMO, w tym jego strukturę, personel, zasoby i budżet. Ten plan powinien być zgodny z ogólnymi celami i zadaniami Twojej organizacji.
4. Przekaż plan interesariuszom: Podziel się planem PMO z odpowiednimi zainteresowanymi stronami i poproś o ich wkład i poparcie. Pomoże to zapewnić PMO wsparcie, którego potrzebuje, aby odnieść sukces.
5. Wdrażaj PMO: Wprowadź w życie plan PMO, w tym zatrudnienie personelu, przydział zasobów oraz ustanowienie procesów i procedur.
6. Ustal procesy i komunikację: Jasne procesy i procedury PMO są ważne, aby odnieść sukces, w tym wytyczne dotyczące zarządzania projektami, komunikacji i podejmowania decyzji. Dobrym sposobem jest również ustanowienie skutecznych kanałów komunikacji dla PMO, w tym interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, aby wszyscy byli poinformowani i na bieżąco informowani o działaniach PMO.
7. Monitoruj i oceniaj PMO: Regularnie przeglądaj wyniki PMO i wprowadzaj niezbędne poprawki, aby upewnić się, że spełnia on potrzeby organizacji.

Czy PMO jest odpowiednie dla Twojej firmy?

jeśli biuro zarządzania projektami nie jest dla CiebieNadal zastanawiasz się, czy Twoja organizacja powinna zbudować PMO? To dobry czas, aby przyjrzeć się kilku czynnikom, które dadzą ci wskazówkę jeśli biuro zarządzania projektami nie jest dla Ciebie.

• Koszty:: Ustanowienie PMO może być kosztowne, ponieważ może wymagać zatrudnienia dodatkowego personelu, alokacji zasobów oraz inwestycji w technologię i infrastrukturę. Jeśli organizacja nie ma budżetu ani środków na wsparcie PMO, może zrezygnować z jej tworzenia.
• Kilka projektów: PMO może nie być konieczne, jeśli organizacja ma tylko kilka projektów i może skutecznie nimi zarządzać bez centralnego organu nadzorczego.
• Brak wsparcia: PMO może nie odnieść sukcesu, jeśli nie ma wsparcia kluczowych interesariuszy, takich jak kierownictwo lub kierownicy projektów.
• Złożoność: PMO może zwiększyć złożoność struktury organizacji i może wymagać opracowania nowych procesów i procedur. Jeśli organizacja już działa wydajnie i efektywnie, dodanie PMO może nie być konieczne.

Wnioski

Skuteczny PMO może pomóc w płynnym prowadzeniu projektów, poprawia współpracę w zespole i pozwala łatwiej osiągać cele. Jeśli od samego początku czujesz, że Twoje PMO nie jest idealne, nie zniechęcaj się, dostosowanie go do potrzeb zespołu wymaga czasu. Jeśli prowadzisz firmę z więcej niż jednym zespołem i jednym produktem nie zapomnij, że będziesz potrzebować nowoczesnego narzędzia do zarządzania portfelem projektów zbudować efektywne PMO. Odkryj Easy Project – kompletne rozwiązanie PPM, które znacznie przyspieszy i ułatwi wdrożenie PMO!