Dlaczego dobrzy kierownicy projektów mają znaczenie

W wielu firmach niestety taki jest pogląd na pracę premiera. A prawda? Wykwalifikowany lider projektu wie, że musi pracować w ciemności, aby wydobyć wszystko na światło dzienne, oszczędzając czas i pieniądze oraz prowadząc członków zespołu do doskonałej wydajności. Choć wydaje się to jasne, wiele firm popełnia straszny błąd, ignorując inwestycje w „dział PM”. Dlaczego więc miałbyś mieć świetnego PMa na tablicy?

Ponieważ członkowie Twojego zespołu chcą być liderami

Z pewnością masz w swoim zespole świetnych specjalistów – niech to będą inżynierowie oprogramowania, architekci lub twórcy pomysłów. Aby osiągać najlepsze wyniki, muszą jasno rozumieć swoje obowiązki, doskonale zorganizowany czas pracy i entuzjastycznie podchodzić do wspólnego celu zespołowego. A doprowadzenie ich tam – to zadanie kierownika projektu. Jeśli mu się nie powiedzie, całkiem możliwe, że wydarzy się jedna z następujących sytuacji:

• Skończysz z poirytowaną grupą sfrustrowanych talentów, które staną się odporne na projekt – i, nie lubimy tego mówić, ale tobie też. Wtedy bardzo trudno będzie Ci zbudować zaufanie i szacunek tego samego lub innego zespołu w Twoich przyszłych projektach.

• Albo ludzie będą robić to, co im się podoba, ale w stylu „lewa ręka nie wie, co robi prawa”. A ponieważ zespół to jedno ciało, może to skutkować niekontrolowaną choreografią. Być może dostaniesz od swojego pomysłodawcy cudownie kreatywny pomysł, ale jeśli jego wdrożenie będzie kosztować trzy razy więcej czasu i pieniędzy niż uzgodniono z klientem, w pewnym momencie upadniesz.

Dlatego kompetentny lider jest mózgiem projektu i jest właścicielem projektu od samego początku – przy alokacji zasobów i tworzeniu pierwszego mapa myśli. Dzięki takiemu kierownikowi projektu możesz z dumą przekazać ostatnią część pracy swojemu szanownemu klientowi.

 

„Świetny kierownik projektu prowadzi unikalne aktywa
do wspólnego celu poprzez perfekcyjne zorganizowanie
i sprytnie ukierunkowana motywacja.”

 

Bo ktoś musi zapanować nad chaosem

Projekty są chaotyczne i to jest w porządku. To, co nie jest w porządku, to sytuacja, w której „bycie chaotycznym” zamienia się w bałagan. Jest to dokładnie punkt krytyczny, który odróżnia przeciętnego PM od świetnego. Wielki widzi zakres prac pod względem czasu i zasobów (wykorzystując wykres Gantta), zawsze obserwuje rzeczywiste i planowane wydatki budżetu (za pomocą narzędzia Budżety projektów) i – zwłaszcza w przypadku dużych projektów, w które zaangażowanych jest wiele osób – monitoruje ryzyko. Zanim upewnisz się, że interesariusze wszystko będzie w porządku, świetny kierownik projektu wprowadzi Cię w informacje oparte na danych, które pozwolą mu to powiedzieć.

 

„Nie kontrolujesz chaosu, zniżając głos,
ale mając wykonalny plan, twoi koledzy z drużyny
a interesariusze w to wierzą.”

 

Ponieważ narzędziem PM należy rządzić – a nie odwrotnie

Ile razy zadawałeś sobie pytanie: czy narzędzie PM, którego używamy, jest właściwe? Przeciętni kierownicy projektów uważają, że wygodniej i mądrzej jest pozostać przy „starym dobrym oprogramowaniu”, jednocześnie powtarzając te same błędy. Niektórzy wymyślają dodanie jednego, dwóch, trzech (ty-name-to) dodatkowych narzędzi – ale to zwykle prowadzi do rozproszenia i zirytowania członków zespołu. Jeśli jednak w Twoim zarządzie jest świetny kierownik projektu, najprawdopodobniej zasugeruje: narzędzie all-in-one, które można dostosować do wielkości i potrzeb Twojej firmy. Przejście na inne oprogramowanie może wydawać się trudne, ale to wszystko kwestia wsparcie jakości.

 

„Jeśli Twój PM wpadnie na pomysł zmiany
do kompleksowego oprogramowania PM, możesz być pewien
masz oddanego partnera na pokładzie.”

 

Bo umiejętności miękkie to dopiero połowa sukcesu

W sieci wiele napisano o znaczeniu umiejętności miękkich w zarządzaniu ludźmi i projektami. I zgadzamy się – kierownik projektu naprawdę powinien być świetnym dyplomatą, komunikatorem i osobą empatyczną. Ale jest jeszcze jedna nieunikniona sytuacja. Oprócz umiejętności miękkich powinien również opanować funkcje narzędzia PM. Na przykład świetny zwinny PM powinien wiedzieć:

• If Scrum or Kanban tablica lepiej pasuje do zespołu

• Połączenia niezbędne funkcje do zarządzania projektami cyfrowymi

• jak dostosuj oprogramowanie PM do jego potrzeb

• Jak zarządzać i mieć przegląd kilku projektów w zespole/organizacji

• jak pracować z dowolnego miejsca za pomocą kilku stuknięć w smartfonie

• Jak tworzyć plany pracy za pomocą wykresu Gantta

 

„Opanowanie sprawdzonych funkcji
w ramach narzędzia do zarządzania projektami
wciąż stanowiło dla wielu wyzwanie.”

 

Wnioski

Zainwestuj w (rozwój swoich) kierowników projektów. Czemu? Gdy wyrośniesz na świetnego PM, on/ona wpadnie na pomysł, jak usprawnić Twój przepływ pracy, utrzymać atmosferę pracy taką, jaka powinna być i zrobi wszystko, aby zapewnić jak najlepsze wyniki dla Twoich klientów. Aby to wszystko zrobić, nie wahaj się zapewnić swoim talentom urządzenia all-in-one narzędzie zamiast kilku aplikacji lub narzędzi.