Finansowanie projektów połączone przez Zapier z Xero i innymi systemami księgowymi

Łatwy budżet projektu

Najlepszym sposobem jest planowanie budżetów i porównywanie ich z rzeczywistymi przychodami i wydatkami za pomocą Easy Project Budgets kontroluj finanse swojego projektu. Dzięki temu modułowi możesz monitorować przychody, koszty, koszty wynagrodzeń i końcowy zysk każdego projektu.

Umożliwia również monitorowanie wpisów pieniężnych w kontekście zdefiniowanego planu i zapewnia zestawienie zysków / strat projektów, prognozowanie przepływów pieniężnych i historię przepływów pieniężnych.

Przegląd budżetu projektu

Dane do budżetu łatwego projektu

Istnieje wiele sposobów na uzyskanie danych finansowych do budżetu projektów, na których chcesz monitorować finanse projektów. W szczególności wydatki z otrzymanych rachunków i dochody z wystawionych faktur zarządzanych w oddzielny system księgowy musi być przeniesione i dystrybuowane poprawnie w każdym budżecie projektu.

Możesz wstaw go ręcznie po opłaceniu rachunku lub faktury w systemie księgowym, ale jest to wysoce nieefektywne i istnieje wysokie ryzyko błąd człowieka. Innym sposobem jest eksport i importuj dane partiami po upływie dnia lub tygodnia, ale jest też problem z nieaktualne dane w budżetach twojego projektu.

Przegląd wydatków realnych

Rozwiązanie integracyjne

Najlepszym rozwiązaniem jest integracja z systemem księgowym, co pozwala zautomatyzowany transfer danych i oddzielenie danych finansowych dla każdego budżetu projektu. Dane przygotowane w systemie księgowym muszą zostać przekazane jak najszybciej w celu zapewnienia aktualnego stanu budżetu projektu.

Wszystko, co musisz wiedzieć, to jakie dane muszą zostać przesłane i na jakich projektach chcesz monitorować finanse. Oczywiście musisz przeanalizować przepływ danych i wybrać technologia integracji.

Technologia Zapier

Świetnym rozwiązaniem technologicznym jest Zapier. Platforma integracyjna łączy API więcej niż systemów 1000 i umożliwia przesyłanie nowych danych z jednego systemu do drugiego. Możesz łatwo skonfigurować zautomatyzowany obieg pracy o nazwie ZAP, czyli połączenie między dwoma systemami wykonanymi z spust i akcja.

Gdy działa ZAP i zdarzenie wyzwalające się dzieje w systemie księgowym (rachunek lub faktura są płacone), Zapier automatycznie wykonuje akcję wydarzenie w Easy Project (utwórz zapis wydatków lub dochodów w budżecie projektu).

Przykłady przepływu pracy ZAP

Korzyści z integracji Zapiera

Jeżeli twój system księgowy jest gotowy do użycia na platformie Zapier łatwo integrować ten system z Easy Project bez dalszego rozwoju dla konkretnej integracji każdego systemu wszystko jest połączone i obsługiwane przez Zapier.

Największymi korzyściami nie jest ręczny eksport / import, ale regularność przesyłanie danych co 5 minut zapewnienie rzeczywistych danych finansowych w budżecie projektu i automatyczna dystrybucja danych dla każdego projektu.

Ta integracja pozwala ci prawie kontrolowanie finansów w czasie rzeczywistym budżetów twojego projektu. Oczywiście automatyzacja nudnych i ręcznych przepływów pracy pomaga Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas i zrobić je pracować bardziej efektywnie , jak również.

Studium przypadku zintegrowanego systemu księgowego XERO

Prawdziwe, prezentowalne studium przypadku integracji System księgowy XERO, który jest gotowy do użycia na platformie Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Wszystko, co musisz określić, to:

• Analiza przepływu danych do integracji

• Odpowiednie wyzwalacze i akcje

• Konto Zapier z odpowiednim planem

• Konto XERO, aby umożliwić połączenie Zapiera z API

• Konto Easy Project umożliwiające połączenie Zapiera z API

• Reguły dystrybucji danych do odpowiedniego budżetu projektu 

Analiza przepływu danych do integracji

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie przepływów pracy, które chcemy zintegrować za pośrednictwem platformy Zapier, a następnie tego, co się uruchomiło dane z XERO muszą być przypisane do wymaganych pól do działania wydarzenie w Easy Project, aby utworzyć wpis wydatków lub dochodów w budżecie projektu. W naszym studium przypadku zdefiniowaliśmy następujący obieg danych: Twórz rzeczywiste wydatki Easy Project na podstawie nowych opłaconych rachunków XERO

Oznacza to, że każdy nowy rachunek ze statusem zmienionym na zapłacony tworzy wyzwalacz, a poprzez Zapier tworzony jest rzeczywisty wpis wydatków w budżecie projektu. Wymagane dane Easy Project to:

• Identyfikator projektu do dystrybucji danych finansowych do odpowiedniego budżetu projektu

• Nazwa wpisu wydatków, w naszym studium przypadku składa się z numeru rachunku i wystawcy rachunku

• Łączna kwota opłaconego rachunku

• Kod waluty opłaconego rachunku

• Data otrzymania rachunku

Wyzwolone dane z XERO przypisane do wymaganych pól Easy Project

Odpowiednie wyzwalacze i akcje

Od dostępnych zdarzeń wyzwalających XERO i zdarzeń akcji Easy Project, te są odpowiednie do przesyłania danych finansowych.

Wyzwalacze XERO

• Nowy rachunek - uruchamiany po dodaniu nowego rachunku lub zmianie statusu nowego rachunku (Rozrachunki z dostawcami)

• Nowa faktura sprzedaży - uruchamiana po dodaniu nowej faktury sprzedaży lub zmianie statusu nowej faktury (Należności)

Łatwe działania projektu

• Utwórz wydatek budżetu projektu - działanie tworzy nowy wpis planowanego lub rzeczywistego wydatku dla budżetu projektu

• Utwórz dochód budżetu projektu - działanie tworzy nowy wpis planowanego lub rzeczywistego dochodu w budżecie projektu

W naszym przepływie pracy studium przypadku: Utwórz rzeczywiste wydatki Easy Project z nowych opłaconych rachunków XERO, wybraliśmy wyzwalacz XERO: Nowy rachuneki akcja Easy Project: Utwórz koszt budżetu projektu (z opcją real).

Wyzwalacz i działanie użyte w przepływie pracy studium przypadku

Konto Zapier z odpowiednim planem

Aby uruchomić ZAP na platformie Zapier, musimy utworzyć konto i wybrać odpowiedni plan cenowy w zależności od liczby Transakcje Zapiera miesięcznie.

Transakcja Zapiera oznacza udaną automatyzację czegoś przez ZAP. Transakcja jest liczona za każdym razem Zap pomyślnie przesyła dane z jednej aplikacji do drugiej.

Plan wyceny	Limit udanych transakcji na miesiąc	Cena za miesiac	Cena za dodatkową transakcję powyżej limitu
Mały	1 000	€ 16	€ 0.016
Średni	3 000	€ 40	€ 0.0128
Duży	10 000	€ 100	€ 0.01

Plany cenowe za uruchamianie ZAP 

W naszym studium przypadku transakcje Zapiera oznaczają liczbę opłaconych rachunków miesięcznie przekazywanych do budżetów naszych projektów.

Konto XERO umożliwiające Zapierowi połączenie się z API

Konto Xero musi mieć albo Uprawnienia na poziomie standardowym lub doradczym w celu korzystania z interfejsu API Xero, który jest wymagany do połączenia z Zapier. Role tylko do odczytu, tylko faktury i klient Cashbook nie mają możliwości korzystania z interfejsu API.

Konto Easy Project umożliwiające Zapierowi połączenie się z API

Konto Easy Project musi mieć przypisane rola z uprawnieniami do zarządzania budżetem w celu korzystania z interfejsu API Easy Project, który jest wymagany do połączenia z Zapier. Konto Easy Project musi być również członkiem projektu, w którym chcemy rozprowadzać dane finansowe do budżetu projektu.

Łatwe uprawnienia do konta dla budżetu

Reguły dystrybucji danych do odpowiedniego budżetu projektu

Jeśli chcesz, aby dane finansowe były dystrybuowane do odpowiedniego budżetu projektu, musisz mieć taką możliwość skonfiguruj listę identyfikatorów monitorowanych projektów w swoim systemie księgowym, przypisz ten identyfikator projektu do rachunku / faktury i uruchom te dane Zapierowi w celu wykonania akcji w Easy Project.

W XERO można skonfigurować Kategoria śledzenia o nazwie Projekt. Ta kategoria jest częścią wiersza rachunku / faktury. Opcja konkretnej kategorii przypisany do wiersza rachunku / faktury reprezentuje identyfikator projektu w Easy Project, gdzie chcemy przenieść dane księgowe do odpowiedniego budżetu projektu.

Inne systemy księgowe możliwe integracje za pośrednictwem Zapiera

Jeśli masz jeden z tych systemów księgowych, kontrola finansów projektu jest bułka z masłem dla Ciebie z Easy Project.

Książki Zoho

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Zintegrowane dane finansowe dotyczące wydatków i dochodów.

Nowy wydatek

• Wywoływane, gdy tworzony jest koszt.

Nowa faktura sprzedaży

• Wywoływane, gdy tworzona jest nowa faktura sprzedaży ze statusem zapłaty.

Lista identyfikatorów projektów

• Tagi sprawozdawcze (dla wydatków i pozycji na fakturze)
• Pole niestandardowe z wartością rozwijaną (tylko dla faktur)

FreshBooks Nowość

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Zintegrowane dane finansowe dotyczące wydatków i dochodów.

Nowy wydatek

• Wywoływane, gdy tworzony jest nowy wydatek.

Nowa faktura

• Wywoływane, gdy tworzona jest nowa faktura.

Lista identyfikatorów projektów

• Nieobsługiwane, można wykorzystać notatkę na koszt lub fakturę.

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Zintegrowane tylko dla danych finansowych o dochodach, wyzwalacze dla danych wydatków nie są obsługiwane.

Nowa faktura sprzedaży

• Wywoływane, gdy tworzona jest nowa faktura sprzedaży.

Nowa płatność

• Wyzwalane po otrzymaniu płatności.

Lista identyfikatorów projektów

• Śledzenie projektów https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects