3 najlepsze narzędzia PM, które musisz opanować, aby zostać prawdziwym starszym kierownikiem projektu

WBS (Work Breakdown Structure): Skorzystaj z postrzegania swojego projektu jako mapy myśli

Nie da się uniknąć dni, kiedy wszystkiego jest za dużo. Ale można sobie z tym elegancko poradzić dzięki WBS - rodzaj terapii dla Project Managera.

Chodzi o to, aby użyć mapy myśli, aby rozłożyć duży projekt na łatwe do zarządzania części - produkty dostarczalne. Po prawidłowym wykonaniu priorytety są jasne i na pewno skupisz się na tym, co naprawdę jest ważne. Ponadto będziesz gotowy do planowania zadań projektu (wykres Gantta) i zasobów (w zarządzaniu zasobami).

Porada 1: Rozłóż projekt z pomocą wszystkich zaangażowanych, aby uniknąć nagłych przerw w przepływie pracy. Gdy tylko WBS będzie gotowy, wszyscy członkowie zespołu powinni mieć do niego dostęp i zgadzać się z jego treścią.

Porada 2: Zarządzanie projektami może czasami zamienić się w hałaśliwy rynek zadań. Ale jeśli unikniesz zbytniego wchodzenia w szczegóły podczas dekompozycji projektu, otrzymasz przejrzystą listę produktów. Następujące podzadania mają być wtedy zaplanowane na wykresie Gantta.

Zarządzanie zasobami: spraw, by ludzie pokochali swoją pracę

Jaki jest najczęstszy błąd popełniany przez przeciętnych kierowników projektów? Po prostu ignoruje podstawowe narzędzie PM - zarządzanie zasobami.

I tu zaczynają się problemy - zdolności nie są planowane, ale odgadywane, a rezultaty bardziej polegają na „nadziei” niż „byciu pewnym”. Praca z zarządzaniem zasobami oznacza optymalizację zdolności, tak aby odpowiednie zasoby (ludzie) były planowane w celu uzyskania określonych wyników w możliwym do wykonania czasie. Gdy będziesz gotowy, możesz rozpocząć planowanie zadań na wykresie Gantta.

Porada 1: Weź pod uwagę indywidualność! Bez znajomości stylu pracy członków zespołu nie można właściwie zaplanować ich czasu. Ale jeśli to zrobisz, unikniesz niepotrzebnych luk lub zaległości.

Porada 2: Zostaw ludziom przestrzeń! Nie planuj swoich zasobów na zadania w pełnym wymiarze godzin (np. 8 godzin dziennie). W przeciwnym razie możesz skończyć z wszystkimi wyczerpanymi i wypalonymi. Jeśli zarezerwujesz dodatkowy czas, możesz go później wykorzystać na rozwiązanie nieoczekiwanego problemu, który, bądźmy szczerzy, jest częścią naszej pracy.

Nowe raporty o zasobach w Easy Project

Wykres Gantta: uzyskaj pełny obraz tego, co i kiedy należy zrobić

Czasami musisz odejść od projektów, aby dokładnie przyjrzeć się, jak to idzie - to czas na wykres Gantta.

Pomaga w wizualizacji związku między zadaniami projektu a czasem, jaki musisz wykonać. I jak niesamowite jest jasne, jakie zadania trzeba wykonać teraz, a co może poczekać!

Porada 1: Najpierw zapoznaj się z głównymi zadaniami, z których składa się Twój projekt, i przybliżonym czasem ich wykonania. Następnie użyj wykresu Gantta, aby zwizualizować proces przepływu pracy. Jako dodatkowy bonus zobaczysz ryzyko i możliwe starcia, dzięki czemu możesz lepiej ustalić priorytety.

Porada 2: Zaangażuj wszystkich! Ponieważ wykres Gantta pokazuje zarówno szacowany czas, jak i znaczenie niektórych zadań, pozwól swojemu zespołowi zalogować się i zobaczyć. Dzięki temu członkom zespołu łatwiej jest zrozumieć wzajemne role w projekcie.

Wnioski

Aby naprawdę zaoszczędzić czas i energię oraz usprawnić przebieg całego projektu, zalecamy korzystanie z najlepszych narzędzi PM – WBS, Zarządzanie zasobami, Wykres Gantta – razem na jednej platformie. Po prostu poczujesz się o wiele lepiej bez konieczności otwierania nowych i nowych programów i okien. Spójrz, nasz łatwy projektu jest teraz bezpłatna przez pierwsze 30 dni i umożliwia:

➔ Podziel swój projekt na mniejsze etapy za pomocą narzędzia WBS i spraw, aby wszystkie elementy były jak najbardziej wizualne;

➔ Umieść wszystkie niezbędne zadania i szacowany czas ich wykonania obok siebie, korzystając z wykresu Gantta;

➔ Realistycznie planuj swoje zdolności i unikaj starć, zaległych i złowrogich spojrzeń członków zespołu;

➔ Bądź wolny od ręcznych zmian i adaptacji – to, co robisz w Zarządzaniu Zasobami, odzwierciedla się w Gantcie i na odwrót;

➔ Zobacz, nad czym naprawdę potrzebujesz pracować i ukryj to, co nie jest Ci w tej chwili potrzebne (np. Kamienie milowe, najważniejsze wydarzenia).

Powodzenia w wyborze odpowiednie oprogramowanie dla Twojego projektu!