Zarządzanie portfelem projektów z wykorzystaniem Easy Project w energetyce - innogy Czechy

Przemysłowe:

Olej i gaz

Siedziba:

Republika Czeska, Praga

Liczba użytkowników:

255 +

Działalność Innogy koncentruje się na dostawach gazu ziemnego, energii elektrycznej i ciepła do klientów, skojarzonym wytwarzaniu ciepła i energii elektrycznej w ciepłowniach oraz rozwiązaniach z zakresu czystej mobilności.

Poprzedni stan

innogy realizuje nie tylko szerokie portfolio projektów wewnętrznie ale także za pośrednictwem sieci zewnętrzni dostawcy. Ogólnie duża liczba zainteresowanych użytkowników stawiała wysokie wymagania procedurom wdrożeniowym i nie było już potrzeby rozszerzania istniejących systemów.

Z tego powodu innogy poszukiwało kompleksowego narzędzia do zarządzania portfelem projektów, którego integralną częścią byłaby możliwość integracji z systemami firm trzecich.

Kluczowymi parametrami przy wyborze nowego systemu były w szczególności alokacja osób do planowanych działań, opracowanie poszczególnych zadań, kosztorysowanie planu w odniesieniu do rzeczywistości oraz interakcje online pomiędzy użytkownikami.

Oczekiwanie

Łatwe śledzenie czasu pracy
Monitorowanie czasu i potrzeb finansowych zadań i projektów
Intuicyjna praca z aplikacją
Dodatkowy rozwój funkcjonalności w minimalnym stopniu wykraczający poza standardowe funkcje

wymagania

Zaangażowanie personelu zewnętrznego w raportowanie
Integracja z innymi aplikacjami
Dodatkowy rozwój funkcjonalności dla środowiska innogy

Sektor energetyczny

Kraje europejskie 16

41 oddziałów w Czechach

Ponad 800 pracowników w Czechach

innogy Czechy z Easy Project

„Dzięki Easy Project możemy lepiej śledzić planowane działania, oceniać aktualny stan portfela projektów/zadań niemal online, ich finanse, a w przyszłości możemy oprzeć się na lepszym planowaniu wydajności IT, dzięki czemu możemy elastycznie reagować na rynek żądań”, mówi Martin.

Przygotowanie

Data realizacji - 2018 / 2019

Faza wdrożenia została poprzedzona wstępną fazą definiowania podstawowych wymagań, które umieściliśmy w środowisku testowym w postaci Proof of Concept (PoC). Ta faza weryfikacji została zaplanowana przez innogy na dwa miesiące i miała na celu zapoznanie się z aplikacją w rzeczywistym działaniu. Faza początkowa, jak i samo wdrożenie odbywały się przy użyciu cotygodniowych sprintów, podczas których zamykane były dostarczone komponenty aplikacji i planowane były nowe wymagania.

Ustawienia

Dzięki początkowej fazie innogy było w stanie od razu przejść do aplikacji produkcyjnej. Konfigurujemy strony docelowe, role i uprawnienia użytkowników, strukturę projektu, zadania i budżety. Następnie nastąpiła synchronizacja Easy Project z narzędziem Service Now do wprowadzania żądań zmian. Dzięki tej synchronizacji nie jest konieczne wprowadzanie żądań do dwóch systemów. Żądanie jest wprowadzane do systemu Service Now i na tej podstawie automatycznie tworzone jest zadanie w projekcie w środowisku Easy Project (codziennie), za pomocą którego można następnie wykonać wszystkie standardowe operacje w środowisku Easy Project podobnie jak w przypadku zadania utworzonego bezpośrednio w środowisku Easy Project.

serwer

Ze względu na szybkość faktycznego wdrożenia wybrano rozwiązanie zbudowane i działające w środowisku chmurowym Easy Project, również ze względu na to, że w dowolnym momencie można przejść na środowisko chmurowe, które wykorzystuje innogy do innych swoich aplikacji.

Trening

Jako pierwsi wdrożyliśmy szkolenie użytkowników, po którym nastąpiło bardziej szczegółowe szkolenie menedżerów. Podczas wdrożenia ściśle współpracowaliśmy z administratorami aplikacji, którzy w tej chwili są w stanie samodzielnie obsługiwać większość aplikacji bez konieczności konsultacji z naszymi specjalistami.

Testowanie

W celu efektywnego testowania stworzyliśmy środowisko testowe dla innogy, które zawiera rzeczywiste dane ze środowiska produkcyjnego i pozwala na dokładne przetestowanie wszystkich zmian przed wdrożeniem do produkcji.

Cele i korzyści

Wdrożenie Easy Project przyniosło:

Zunifikowane narzędzie do monitorowania i rejestrowania projektów i zadań
Łatwy zapis czasu pracy
Dokładniejsza ewidencja zasobów i finansów
Znaczne skrócenie czasu między raportowaniem pracy a prognozą budżetu
Automatyczne raporty ekspertów zewnętrznych

Najczęściej używane narzędzia do zarządzania projektami firmy innogy Czech Republic

Śledzenie czasu pracy

Śledzenie czasu pracy jest kluczem do skutecznego zarządzania i planowania. Dzięki temu pracownicy mogą efektywnie wykorzystywać i raportować swój czas, a menedżerowie mogą monitorować i planować czas spędzony na projektach.

Budżety

Budżety służą do tworzenia budżetów projektów i kontrolowania wydatków, przychodów, kosztów pracy i ogólnej rentowności.

Alarmy

Aby informować pracowników o wszystkich istotnych aktualizacjach i nadchodzących terminach.