Pannon Solar Boat Team: od Excela po pełną przejrzystość projektów i zadań
Budowa łodzi słonecznej, projekt uniwersytecki
Veszprém, Węgry
Styczeń 2023
25
Pokładowe i wspierające IT, elektronika pokładowa, energoelektronika, inżynieria mechaniczna, media społecznościowe i PR
Zespół Pannon Solar Boat potrzebował większej przejrzystości projektów i zadań, ponieważ do delegowania zadań używał wyłącznie programu Excel. Ta społeczność studentów, która przy wsparciu uczelni buduje zasilany energią słoneczną statek, musiała zarządzać zadaniami każdego wydziału w tej samej przestrzeni. Wdrożyli Easy Project z łatwym w użyciu interfejsem i wsparciem węgierskim. Teraz do lepszej współpracy używają głównie Kanbana i Gantta.
Zmagania przed przejściem na Easy Project
Oprogramowanie, którego używali wcześniej, było niewystarczająco zrozumiałe i nie zapewniał wystarczającego wsparcia, aby lepiej poznać interfejs. Wcześniej definicja i delegacja zadania odbywały się w Excelu. To nie pozwoliło na dynamiczne zmiany i oni nie mógł monitorować obciążenia wydziałów, co jest dla nich ważne ze względu na uniwersytecki system stypendialny, gdyż na tej podstawie ustalają wynagrodzenia wydziałów. Bardzo potrzebowali lepsza przejrzystość projektów i zadań.
Przydzial
Oczekiwanie na spotkanie
- Dobrze zaplanowane zadania każdego działu
- Obciążenie członków zespołu pracą w swoich zadaniach
- Liderzy zespołów widzą, dokąd zmierza projekt
Czas na realizację
Przygotowanie
Podczas miesięcznego okresu próbnego starali się zmapować możliwości oferowane przez oprogramowanie, aby móc przygotować harmonogram na przyszłość. Istotne jest, aby móc zarządzać zadaniami każdego działu w jednym miejscu.
Po okresie próbnym wprowadzili oprogramowanie w pierwszej kolejności do jednego ze swoich działów, aby mogli wspólnie z użytkownikami zobaczyć, jak zarządzać stroną, a na podstawie zdobytych doświadczeń rozszerzyli to na inne drużyny również.
Trening
Wzięli w nim udział przede wszystkim liderzy drużyn prezentacja oprogramowania. Następnie jeden z ich członków po raz pierwszy przygotował zadania dla swojego zespołu, co zaowocowało wprowadzeniem oprogramowania. Potem stopniowo stało się dostępne dla innych członków zespołu.
A może jakieś wyniki?
Wdrożenie Easy Project przyniosło:
- Jedno narzędzie do zarządzania zadaniami każdego działu
- Łatwy w użyciu interfejs
- Wsparcie (w udzielaniu pomocy w języku węgierskim)
- Dostępne różne widoki (najbardziej przydatne są Gantt i Kanban)
Szendi-Joó Inez
Połączenia główny powód, dla którego wybraliśmy Easy Project to zdolność adaptacji. Trudno jest używać systemu, który poradzi sobie ze złożonymi i różnorodnymi zadaniami inżynierskimi oraz ciągle zmieniającymi się potrzebami – wszystkim od czasu ich występów marketingowych do obciążenia pracą członków ich zespołu można łatwo zarządzać w oprogramowaniu.
Najczęściej używane funkcje
- Kanban i przegląd projektu - jakie jest zadanie i w jakim procesie aktualnie się ono znajduje, dzięki temu można zoptymalizować dyskusje przywódcze i sprawić, by procesy były zarządzalne
- Wykres Gantta i śledzenie zadań - budowa statków składa się z wielu małych zadań i podzadań, można je podzielić na mniejsze zadania za pomocą podprojektów i podzadań.
Kim jest zespół Pannon Solar Boat
Pannon Solar Boat Team jest społeczność studentów uniwersytetu, którzy konstruują a statek zasilany energią słoneczną. Zespół składa się z około 25 członków, którzy składają się z członków Pannon University. Zwykle istnieje kilka odrębnych sekcji, takich jak pokładowe i wspierające IT, elektronika pokładowa, energoelektronika, inżynieria mechaniczna, media społecznościowe i PR. Główny sponsor budowy jest uniwersytet, nie tylko finansowo, ale także instruktorzy uczestniczą i pomagają zrealizować projekt.
