Łatwa aktualizacja projektu: osiągaj bardziej wydajne operacje w eNET

Zmagania przed przejściem na Easy Project

Przegląd wszystkich funkcji starego systemu, usunięcie zbędnych funkcji, zwiększenie użyteczności ważnych funkcji, trudności rozwiązania chmurowego i problem bazy danych funkcji raportowania. W eNET Węgry Ltd. podróż w kierunku znalezienia wydajnego narzędzia do zarządzania projektami rozpoczęła się w 2017 roku, napędzana potrzebą adaptowalnych rozwiązań ułatwiających pracę efektywnie korzystającą z zasobów. 

Po dokładnym badaniu rynku i biorąc pod uwagę opłacalność, Easy Project okazał się wybranym oprogramowaniem, pomimo początkowych wyzwań podczas jego wdrażania jako projektu wewnętrznego. Głównymi celami było szacować i śledzić koszty i zasoby projektu, dostarczać aktualne informacje, w szczególności raportowanie czasowe oraz wspierać działania sprzedażowe.

W 2023 roku eNET podjął decyzję o przejściu na platformę a środowisko oparte na chmurze, co skłania do oceny alternatywnych opcji oprogramowania. Pomimo silnej konkurencji ze strony Wrike.com, Easy Project okazał się preferowanym wyborem ze względu na jego wszechstronne funkcje, w tym śledzenie czasu i moduły CRM kluczowe w codziennych operacjach. W listopadzie 2023 r. firma eNET doszła do wniosku, że przejście na Easy Project jest niezbędne dla ich dalszego sukcesu.

Dlaczego łatwy projekt

W przypadku eNET istotne były niezawodne możliwości raportowania. Chociaż dostęp do raportów niestandardowych w poprzednim rozwiązaniu lokalnym był prosty, przejście do chmury wiązało się z wyzwaniami. Easy Project rozwiązał ten problem, tworząc środowisko chmury prywatnej dla eNET, zapewniające ciągły dostęp do bazy danych na potrzeby niestandardowych potrzeb raportowania. Jednak operacje w chmurze wprowadziły nowe wyzwanie: usunięcia danych nie można cofnąć, tak jak w przypadku operacji serwerowych. W związku z tym pracownicy eNET Węgry musieli zachować ostrożność, aby zapobiec utracie danych.

Przydzial

Dla eNET funkcja raportowania była kluczowym aspektem. Firma mogła wysyłać zapytania do raportów niestandardowych tylko wtedy, gdy koledzy posiadający wiedzę specjalistyczną w dziedzinie BI mieli dostęp do bazy danych wewnętrznie. To było łatwo osiągalne z poprzednim licencjonowanym rozwiązaniem on-premise, jednak w nowej chmurze stanowiło to spore wyzwanie wersja. Problem rozwiązał zespół Easy Project tworząc środowisko chmury prywatnej dla eNET, umożliwienie firmie dostępu do bazy danych i adresowanie niestandardowych raportów.

Oczekiwania do spełnienia: Raportowanie czasu i moduł CRM, monitorowanie alokacji zasobów do projektów, łatwy w obsłudze system i przejrzysta funkcjonalność, możliwość dostosowania, elastyczność, możliwość tworzenie ról, planowanie wydajności, dashboardy projektowe, monitorowanie kosztów projektów, Przeglądy WBS.

Czas na realizację

1. Przygotowanie

W grudniu 2023 roku eNET Węgry rozpoczęło przygotowania do wdrożenia Easy Project Upgrade po sześciu latach użytkowania oprogramowania. Przy dużej ilości przechowywanych danych podjęto decyzje o ich przeniesieniu do nowego systemu, biorąc pod uwagę elementy z zamkniętych projektów, stare dane klientów oraz historyczne raporty czasowe. 

Zespół przygotowawczy szczegółowo zapoznał się z istniejącymi funkcjami i modułami, zbierając prośby o zmiany od kierowników projektów i zespołu sprzedaży. Koncentrując się na potrzebach pracowników, dążyli do usprawnienia systemu poprzez wyeliminowanie zbędnych funkcji przy jednoczesnym zachowaniu istotnych elementów eksploatacyjnych. Wymagało to kompleksowego badania, uporządkowania i ciągłej koordynacji, przy uwzględnieniu znacznych potrzeb w zakresie zasobów związanych z takim przejściem.

2. Trening    

W lutym 2024 roku eNET przeprowadził szkolenia i prezentacje dotyczące nowego systemu Easy Project. Ponieważ każdy pracownik w firmie jest użytkownikiem Easy Project, każdy mógł korzystać z systemu już przed prezentacją. Podczas prezentacji prelegenci położyli przede wszystkim nacisk na wyjaśnienie zmian i zwrócenie uwagi na przydatne moduły nowego interfejsu. W związku z badaniem potencjalnych braków, w trakcie szkolenia pojawiło się kilka pytań, na które pracownicy musieli odpowiedzieć, wydobywając na wierzch inne potrzeby. 

Profesjonalny zespół przygotowawczy zbadał te pojawiające się unikalne wymagania w kilka dni po prezentacji i podjęto decyzje dotyczące ich utrzymania lub wykluczenia. Uwzględniono, jak istotne jest to zapotrzebowanie z punktu widzenia przepływu pracy, jak łatwo można je zastąpić i w jakim stopniu ułatwia lub komplikuje codzienną pracę.

3. Testowanie

Zespół wsparcia Easy Project zapewnił firmie interfejs testowy, aby jak najskuteczniej zarządzać przygotowaniami przed wprowadzeniem. Interfejs testowy prezentował nowy system firmy z danymi sprzed listopada 2023 roku. Umożliwiło to przegląd interfejsów i modułów dla różnych ról, a dodatkowo wielu pracowników jednocześnie testowało nowy system, sprawdzając prawidłowe działanie funkcji istotnych dla ich praca. Dzięki pomocy kierowników projektów, stażystów i menedżerów ds. kluczowych klientów zespół mógł łatwiej odpowiadać na indywidualne potrzeby. W okresie testowym zebrano raporty o błędach i rozwiązano je przy pomocy zespołu wsparcia Easy Project.

Ocena

Cele i korzyści

Dla organizacji jednym z nadrzędnych celów była poprawa efektywności czasowej. Podwójna administracja od lat pochłania znaczną ilość energii i czasu pracowników. Wraz z wprowadzeniem nowego systemu Easy Project ciężar ten został usunięty z barków profesjonalistów i pracowników firmy. Dodatkowo stary system miał wiele błędów i braków, których ani kierownicy projektów, ani administrator eNET Easy Project nie byli w stanie zaradzić. Problemy te zostały rozwiązane i system wspiera teraz zespół eNET dzięki nowemu, przejrzystemu i przyjaznemu interfejsowi. Wprowadzając nowe oprogramowanie, firma musiała ponownie rozważyć kompleksowe wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami, z uwzględnieniem ich przydatnych i mniej przydatnych funkcji. 

Proces ten w pewnym stopniu rzucił światło na operacje, prowadząc do oczyszczenia danych firmy z sześciu lat. Dużą zaletą nowego rozwiązania jest wsparcie operacji w chmurze, eliminując konieczność ponoszenia przez firmę kosztów infrastruktury parku serwerowego. Wersja chmurowa jest dostępna z domów pracowników, nawet poprzez telefony komórkowe poprzez aplikację mobilną. Pozwala to na modyfikację zarejestrowanych godzin pracy z dowolnego miejsca w nieoczekiwanych sytuacjach, a stażyści firmy mogą również śledzić godziny zatwierdzone lub do zatwierdzenia przez kierowników projektów z domu.

Ogromną zaletą dla firmy jest możliwość integracji nowego Easy Project z firmowym systemem SharePoint. Oprócz wyeliminowania podwójnej administracji, kolejnym osiągnięciem związanym z wprowadzeniem nowego systemu było skuteczne uniknięcie podwójnego przechowywania dokumentów. Wprowadzenie nowego narzędzia do zarządzania projektami w firmie jest zawsze procesem długotrwałym i wymagającym. Jak jednak widać w przypadku Easy Project Upgrade, zainwestowany czas i energia opłaciły się.

Oprócz oszczędności czasu i kosztów, nowy system Easy Project jest teraz znacznie lepiej dostosowany do potrzeb profesjonalistów i pracowników. Okazuje się znacznie bardziej przydatny w planowaniu i zarządzaniu projektami, zwiększając tym samym efektywność zespołów projektowych i zapewniając właściwą realizację celów. System został dostosowany przy wsparciu zespołu wsparcia Easy Project pod kątem konkretnych potrzeb wpływających na działanie eNET, zdefiniowanych przez pracowników firmy i uznanych po weryfikacji za istotne przez profesjonalny zespół przygotowawczy.

A może jakieś wyniki?

Wdrożenie Easy Project przyniosło:

• Jedno narzędzie do zarządzania zadaniami każdego działu
• Łatwy w użyciu interfejs
• Wsparcie (pomoc w języku węgierskim)