Studium przypadku - Easy Project: Scentralizowany system zarządzania projektami rządu Kazachstanu

Przegląd klienta 

Kazachstan jest 9. największy kraj na świecie, zlokalizowane w Azji Środkowej i podzielone na 17 regionów i 3 miasta o specjalnym statusie. Zarządzanie krajem tak dużym i różnorodnym jak Kazachstan wymaga wysoce złożonej koordynacji pomiędzy różnymi szczeblami władzy i gałęziami władzy.  

Koncepcja Krajowego Systemu Zarządzania Projektami w 2011 roku.Wyjątkowość doświadczeń Kazachstanu polega na opracowaniu w 2011 roku Koncepcji Krajowego Systemu Zarządzania Projektami. Koncepcja miała na celu szeroką integrację zarządzania projektami z systemem zarządzania projektami poprzez rozwój trzech kluczowych komponentów: 

1. Szkolenie urzędników państwowych i rozwój ich kompetencji w zakresie zarządzania projektami; 
2. Stworzenie niezbędnych ram prawnych dla instytucjonalizacji zarządzania projektami na poziomie legislacyjnym; 
3. Scentralizowany system informatyczny do zarządzania projektami. 

Jakie wyzwania stoją przed rządem Kazachstanu?

Rząd Kazachstanu, traktując priorytetowo wzrost gospodarczy i modernizację, koordynował różnorodne projekty w różnych sektorach, takich jak infrastruktura, opieka zdrowotna, edukacja i nie tylko. Ogromne terytorium, zróżnicowana populacja i wyzwania gospodarcze jeszcze bardziej komplikują zarządzanie i administrację. 

Aby usprawnić zarządzanie i wdrażanie projektów, niezbędny stał się scentralizowany, wieloplatformowy system zarządzania. Wyzwania obejmowały poruszanie się po skomplikowanych strukturach rządowych, eliminowanie praktyk w zakresie raportowania rezerw i wspieranie spójnej współpracy na wszystkich poziomach. Aby osiągnąć strategiczne cele rozwoju społeczno-gospodarczego Kazachstanu, konieczna jest scentralizowany i wieloplatformowy system zarządzania projektami wdrażane w całym kraju stały się niezbędne dla zapewnienia skutecznego zarządzania i pomyślnej realizacji projektów zarówno na poziomie krajowym, jak i lokalnym. 

Złożoność opracowania i wdrożenia takiego systemu zarządzania projektami dla rządu Kazachstanu obejmowała kilka aspektów: 

1. Złożony hierarchiczny system administracji rządowej wymaga uwzględnienia wszystkich struktur i uwzględnienia złożonej matrycy interakcji. 
2. Bieżąca praktyka generowania wielu rodzajów raportów prowadzi do powielania raportów i negatywnych reakcji wśród jednostek samorządu terytorialnego w związku z brakiem jasnej instrukcji zarządzania wszystkimi projektami bezpośrednio w jednym systemie. 

Jak Kazachstan wybrał oprogramowanie do zarządzania projektami? 

Wybór idealnego oprogramowania do zarządzania projektami do wdrożenia na terenie całego kraju to decyzja krytyczna, wymagająca najwyższej staranności. Aby usprawnić przepływ pracy i wspierać współpracę na poziomach rządowych, przeprowadzono szczegółową ocenę skalowalności, kosztów, dostosowania, integracji i przyjazności dla użytkownika. Ten rygorystyczny proces gwarantuje, że wybrane rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do struktury zarządzania kraju i potrzeb w zakresie zarządzania projektami.

Specyfikacja techniczna obejmowała szeroki wachlarz wymagań, takich jak możliwość:

• Twórz wielofunkcyjne zespoły projektowe, aby integrować działania projektowe w pionie i poziomie między uczestnikami.
• Zarządzaj programami państwowymi, strategiami rozwoju terytorialnego i dokumentami w ramach rządowego systemu planowania.
• Ułatwianie współpracy pomiędzy wieloma uczestnikami w celu zarządzania rozbudowanymi portfelami programów i projektów, biorąc pod uwagę specyfikę branżową i regionalną.
• Zbieraj, przetwarzaj, przechowuj i wizualizuj dane dotyczące planowanych i rzeczywistych KPI dla programów rozwoju branżowego i regionalnego, uwzględniając wkład każdego projektu.
• Płynnie przechodź od wskaźników na poziomie kraju do postępu konkretnego projektu, bez nadmiernej sprawozdawczości i biurokracji.
• Monitoruj wydatki, w szczególności środki budżetu państwa, na realizację projektów.

Ponadto lokalizacja systemu była dla rządu Kazachstanu kluczowym czynnikiem zapewniającym możliwość pełnego przyjęcia scentralizowanego systemu zarządzania projektami zarówno na poziomie krajowym, jak i lokalnym. 

wymagania:

• Zarządzanie zadaniami + oś czasu
• Przyjazny dla użytkownika interfejs
• WBS, Gantt, dashboardy i KPI
• Aplikacja mobilna
• Chmura i oprogramowanie open source

Jakie rozwiązania rozważano? 

W tym momencie „Yevniy Consulting Group” przeprowadziła wieloczynnikową analizę porównawczą kilkudziesięciu różnych systemów informatycznych do zarządzania projektami w oparciu o różne kryteria (koszt subskrypcji, przyjazny interfejs, szybka adaptacja, skalowalność i dostosowanie do potrzeb kazachstańskiego rząd itp.).

W oparciu o wyniki obszernej i dokładnej analizy, która objęła każdy odpowiedni system zarządzania projektami dostępny na rynku, podjęto zdecydowaną decyzję, że Easy Project jest najlepszym rozwiązaniem dla rządu Kazachstanu.  

Komisja decyzyjna stwierdziła, że ​​poza Easy Project nie ma na rynku innych produktów do zarządzania projektami, które można efektywnie skalować do zarządzania megaportfolio całego kraju, oferując jednocześnie niemal nieograniczone możliwości dostosowywania, lokalne wsparcie i lokalizację systemu jednocześnie dla Kazachstanu. 

Kluczowe cechy Easy Project 

Easy Project zapewnia kluczowe funkcje niezbędne dla rządu Kazachstanu:

• Tworzenie i interakcja z wielofunkcyjnymi zespołami projektowymi poprzez ujednoliconą matrycę partnerstwa projektowego.
• Kompleksowe podejście do wykorzystania zasobów ludzkich w celu wspólnego zarządzania portfelem programów i projektów sektora rządowego na wszystkich etapach cyklu życia.
• Adaptacja i integracja technologii, narzędzi i najlepszych praktyk zarządzania w Zarządzanie zmianą, Zarządzanie projektami, Agile, SCRUM, Kanban, informacyjno-analityczne systemy zarządzania projektami.
• Stworzenie jednolitego ekosystemu i adaptacja nowoczesnych standardów, metodologii i najlepszych praktyk działań projektowych w celu ograniczenia rotacji dokumentów i biurokracji. Osiąga się to poprzez bezpośrednie wspólne działania interdyscyplinarnych zespołów projektowych, terminową wymianę informacji i przyspieszone podejmowanie decyzji.

Wysoka zdolność adaptacji Easy Project 

Easy Project został dostosowany do różnorodnych wymagań rządu Kazachstanu, umożliwiając zarządzanie rozbudowanymi portfelami programów i projektów. To dostosowanie sprzyjało współpracy między zainteresowanymi stronami zaangażowanymi we wszystkie aspekty wdrażania, biorąc pod uwagę potrzeby branżowe i regionalne.

Co więcej, system umożliwił przywódcom krajów, urzędnikom, podmiotom i firmom inwestorskim łatwe poruszanie się od wskaźników strategicznych do specyfiki poszczególnych projektów w obrębie lokalizacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możliwość ta ułatwiona śledzenie projektu w czasie rzeczywistym, zwiększając wydajność i przejrzystość na wszystkich poziomach zarządzania.

Głęboka integracja Easy Project z Microsoft Power BI

Integracja Easy Project z platformą analityczną Microsoft Power BI umożliwiło użytkownikom nie tylko wspólne zarządzanie projektami, ale także śledzenie w czasie rzeczywistym postępu wielu kluczowych wskaźników wydajności i wskaźników ich programów. 

Integracja z Microsoft Power BI umożliwia tworzenie interaktywnych raportów o projektach/programach i portfelach w trybie automatycznym. Umożliwia także tworzenie interaktywnych dashboardów online dla programów i portfeli, zawierających wszystkie informacje niezbędne do podejmowania decyzji operacyjnych. 

• Wbudowany algorytm obliczania efektywności, oceny ryzyka i identyfikacji konkretnych projektów wpływających na te wskaźniki. 
• Wielopoziomowa kaskadowa wizualizacja osiągnięcia zaplanowanych wskaźników docelowych w kontekście komponentów (programy, projekty, regiony, branże itp.). 
• Rankingi jednostek strukturalnych na podstawie wyników KPI. 
• Analiza geoinformacyjna osiągnięcia wskaźników docelowych i realizacji projektów według województw i powiatów. 
• Przypisanie osobistej odpowiedzialności wykonawcom poprzez precyzyjną dekompozycję wskaźników i projektów zależnych. 
• Automatyczne aktualizacje danych, eliminujące potrzebę ręcznego tworzenia prezentacji i aktualizacji. 

Fazy ​​realizacji:

Wdrożenie projektu Easy w rządzie Kazachstanu zostało szczegółowo zaplanowane i przeprowadzone w celu zapewnienia bezproblemowej integracji i skutecznego wykorzystania na poziomie ogólnokrajowym. Wdrożenie Easy Project rozpoczęliśmy od wdrożenia pilotażowej platformy do zarządzania projektami i programami w jednym z nich 20 regionów Kazachstanu. Następnie dostęp do platformy pilotażowej rozszerzono na centralne ministerstwa sektorowe, w tym ministerstwa turystyki, zdrowia i edukacji, umożliwiając wspólne zarządzanie projektami. 

Z biegiem czasu pilotażowa platforma Easy Project została przeskalowana do instancji współdzielonej dla wszystkich agencji rządowych, w połączeniu z głęboką integracją z Microsoft Power BI w celu ulepszonej analityki biznesowej. Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie systemu i zapewnić wsparcie użytkownikom, należy kompleksowo trzypoziomowe wsparcie techniczne system został stworzony. 

1. Analiza i specyfikacja wymagań

Na pierwszym poziomie wsparcia technicznego specjaliści pomagali użytkownikom końcowym – pracownikom agencji rządowych i uczestnikom projektów – w rozwiązywaniu problemów operacyjnych związanych z użytkowaniem platformy. 

2. Kompilacja środowiska testowego

Drugi poziom wsparcia technicznego obejmował specjalistów zapewniających wsparcie metodyczne i funkcjonalne, obejmujące konfigurację systemu, integrację z innymi systemami informatycznymi oraz współpracę z I i III linią wsparcia. 

3. Kompilacja środowiska produkcyjnego

Trzeci poziom wsparcia technicznego składał się ze specjalistów odpowiedzialnych za kod źródłowy systemu i obsługę infrastruktury, zapewnienie stabilności komponentów oprogramowania serwerowego, bezpieczeństwo infrastruktury sieciowej oraz monitorowanie systemu. 

Ten wielopoziomowy system wsparcia technicznego przyczynił się do nieprzerwanej pracy systemu i zapewnił satysfakcję użytkowników z Easy Project. 

Dodatkowo, aby ułatwić użytkownikom adaptację i zapewnić zasoby edukacyjne, utworzono Bazę Wiedzy zawierającą krótkie filmy instruktażowe i treści edukacyjne w dłuższym formacie.  

Wdrożenie Easy Redmine przyniosło:

Od dzisiaj wszystkie agencje rządowe Kazachstanu, 9. co do wielkości kraju na świecie, wykorzystują Easy Project jako scentralizowany system zarządzania projektami efektywnie i strategicznie zarządzać projektami i zespołami na terenie całego kraju. Ten niezwykły sukces w zarządzaniu projektami nie pozostał niezauważony. W 2023, Imiędzynarodowe stowarzyszenie zarządzania projektami (IPMA) nagrodził Kazachstan złotem na Global Project Management Professionals Forum w Hiszpanii. 

Możliwości i narzędzia Easy Project umożliwiły zorganizowanie ogólnokrajowego przepływu pracy, w którym wszystkie odpowiedzialne i zaangażowane strony, takie jak agencje rządowe na szczeblu centralnym, lokalne władze wykonawcze, firmy budowlane, inżynierowie techniczni, eksperci nadzorujący i wiele innych współpracują w czasie rzeczywistym. Teraz każdy z nich może bez biurokracji wyznaczać i monitorować zadania, generować raporty i błyskawicznie reagować na pojawiające się problemy bezpośrednio w ramach zunifikowanego systemu informatycznego. 

Połączenia nowy interaktywny panel internetowy umożliwia zainteresowanym stronom płynne poruszanie się od wskaźników na poziomie krajowym (poziom rządowy) w celu wizualnej obserwacji i dostępu do zadań oraz archiwów dokumentów określonych obiektów (szkół) za pomocą mniej niż 3 kliknięć. 

Monitorowanie wszystkich KPI w czasie rzeczywistym jest dostępne w formacie planu/faktu. Wdrożenie raportowania online za pośrednictwem interaktywnych dashboardów znacznie ograniczyło tradycyjne papierowe raporty, referencje i prezentacje.