Przejmij większą kontrolę nad zarządzaniem projektem dzięki przepływowi pracy

Workflow pozwala skonfigurować, które pliki role mogą zmieniać statusy poszczególnych zadań lub które pola mają się pojawiać pod określonym typem zadania. To jest szczególnie przydatny w tworzeniu oprogramowania ale znajduje zastosowanie praktycznie wszędzie indziej. Przepływ pracy w łatwy projektu ma dwie podstawowe cechy.

Zmiany statusu zadań

Tutaj możesz wybrać kombinację rola użytkownika i typ zadania (lub zaznacz wszystkie role / typy zadań, aby zastosować zmianę dla wszystkich możliwych kombinacji), a następnie określ, które zmiany statusu zadania mogą być wprowadzane przez tę rolę w tym typie zadania. Kolumna po lewej stronie przedstawia aktualny stan zadania, a kolumny po prawej stronie przedstawiają możliwe zmiany statusu do wyboru.

Na przykład, użytkownik może skonfigurować, że nikt nie może zmienić statusu zadania na „Wykonane”, chyba że zostało to zrobione sprawdzane najpierw przez przełożonego lub CTO. W tym celu wybierz kombinację odpowiedniego typu zadania i roli użytkownika (np. Typ zadania „zadanie” i rola „menedżer portfela”) i odznacz odpowiednie pole, aby zdefiniować uprawnienia do zmiany statusu dla wybranego połączenie.

Uprawnienia pola do zadań

Ponownie, po prostu wybierz kombinację roli i typu zadania (lub wybierz wszystkie). Lewa kolumna reprezentuje pola standardowe i pola niestandardowe, które utworzyłeś. Po prawej stronie możesz wybrać, czy pole ma być dostępne w trybie standardowym (puste pola - nic nie jest zaznaczone), w trybie tylko do odczytu, czy w trybie wymaganym.

• Tylko do odczytu - użytkownik nie może zmienić tego pola, gdy zadanie jest ustawione w trybie „tylko do odczytu”. Na przykład nie można zmienić typu zadania, jeśli zadanie nie jest przygotowane do inspekcji (stan jest ustawiony na „do sprawdzenia”)
• Wymagane - pole w tym trybie musi być wypełnione, w przeciwnym razie zadanie nie może zostać zapisane

Należy zachować ostrożność przy ustawianiu pól tylko do odczytu lub wymaganych. Szczególnie jeśli chodzi o to, aby nie przeszkadzać użytkownikom w rzeczywistym działaniu. Na przykład w poprzednim przypadku mieliśmy do czynienia z problemem, gdy nasz klient skonfigurował standardowe pola „Temat” i „opis” jako tylko do odczytu, gdy status jest „Nowe”, co dotyczy również tworzenia nowego zadania. Ponieważ użytkownicy nie mogli edytować tych pól, nie mogli utworzyć nowego zadania, ponieważ nie można utworzyć zadania bez tematu.

Łatwy projekt - przepływ pracy - przejścia statusu zadań

Porady i wskazówki dotyczące przepływu pracy

Jeśli jakikolwiek status nie jest przeznaczony do użycia w jakimkolwiek typie zadania, pamiętaj o odznaczeniu szanowanych pól wyboru w układzie krzyżowym.

Przypadek użycia 1 - Skonfiguruj łańcuch zatwierdzeń

To jest przykład tego, jak działa łańcuch zatwierdzeń. Każda rola (np. Przedstawiciel, kierownik, technik itp.) Może zmienić status zadania tylko w taki sposób, aby zapewnić płynność procesu i brak konfliktów wewnętrznych. Na przykład tylko przedstawiciel, który jest w bezpośrednim kontakcie z klientem, może zmienić status na „Gotowe” po zakończeniu całego procesu i po poinformowaniu klienta. Podczas gdy jedyny menedżer może zatwierdzać lub odrzucać określone żądania zainicjowane przez klienta.

Klient inicjuje nowe żądanie (zadanie), następnie przedstawiciel odpowiada klientowi, że wniosek został przekazany do dalszego zatwierdzenia i oznacza status "Oczekiwanie na zatwierdzenie". Menedżer ma listę wszystkich żądań (zadań) oznaczonych jako "oczekiwanie na zatwierdzenie". Po podjęciu decyzji, czy dany wniosek zostanie zatwierdzony do dalszych działań, zmienia on status wniosku (zadania) odpowiednio na "Zatwierdzony" lub "Odrzucony".

Technik ma listę, w której pokazane są wszystkie "zatwierdzone" wnioski. Ciągle na nich pracuje, a gdy już skończy, zmienia swój status na "Aby sprawdzić i wystawić fakturę". W tym momencie wniosek (zadanie) jest pokazany na liście przedstawiciela, który dwukrotnie sprawdza pracę technika. Jeśli wszystkie wymagania klienta są spełnione, oznacza to zadanie jako "gotowe" i odpowiednio informuje klienta.

Easy Project - Workflow - Uprawnienia do pól zadań

Przypadek użycia 2 - Nakłoń użytkowników do wprowadzenia ważnych danych - wymagane

Kiedy potrzebujesz uzyskać pewne dane, które są dla Ciebie kluczowe, po prostu zaznacz określone pola jako obowiązkowe, co można zrobić po prostu ustawiając takie pole na status „Wymagane”. Na przykład, gdy potrzebujesz daty urodzenia swojego klienta (np. W celu ustalenia, czy klient jest pełnoletni), możesz ustawić pole „Data urodzenia” jako „Wymagane”, aby klient nie mógł kontynuować bez należytego wypełnienie najpierw takiego pola.

Przypadek użycia 3 - uniemożliwianie nieautoryzowanym użytkownikom zmieniania ważnych danych - tylko do odczytu

Bądź ostrożny, ponieważ temat i opis muszą być włączone w nowym zadaniu. Niektórzy użytkownicy mogą wykonywać tylko określone czynności i nie mogą edytować ani usuwać ważnych informacji, można to osiągnąć, włączając tryb "Tylko do odczytu".

Na przykład, jeśli klient wpisuje swoją datę urodzenia, to w takim polu można ustawić tryb Tylko do odczytu, aby zapobiec przypadkowej utracie takich danych. Alternatywnie, tylko menedżer (lub inna odpowiednia osoba) może mieć zezwolenie na zmianę / usunięcie tych danych, podczas gdy inni nie mogą.