Jak szacować projekty w Easy Project

Wszystko to mówi wiele o tym, jak ważne jest szacowanie w zarządzaniu projektami. Szacowanie czasu jest ważnym elementem zarządzania projektami, a nieefektywne zarządzanie czasem może prowadzić do nieuniknionych opóźnień i przekroczenia kosztów, czego kierownik projektu chciałby uniknąć za wszelką cenę.

Szacowanie krytycznych zmiennych, takich jak czas, może odgrywać rolę kluczowa rola w określaniu zakresu sukcesu projektu dlatego też szacunki projektu nigdy nie mogą być traktowane jako pewnik.

Jak zapewnić efektywną wycenę projektów?

Chociaż na pierwszy rzut oka szacowanie czasu może wydawać się łatwym zadaniem, z pewnością tak nie jest. Jak stwierdził Instytut Zarządzania Projektami (PMI), „Szacowanie to nie wydarzenie, to proces!”. Szacowanie projektu oparta na osądzie i intuicji jest skazana na niepowodzenie, ponieważ element uprzedzeń wśród ludzi prowadzi do przeważnie zbyt optymistycznych, a czasem nadmiernie pesymistycznych szacunków.

Oszacuj projekty za pomocą Easy Project

Opierając się na stwierdzeniu PMI, szacowanie projektów jest procesem ciągłym, który wymaga regularnego wkładu i interwencji wszystkich interesariuszy, aby projekt mógł posuwać się w kierunku terminowa realizacja.

1. Wybieranie działań

Na początek będziesz musiał dodać / aktywować czynności, dla których będą wykonywane zadania i czas będzie rejestrowany i wybierz projekty, których częścią będzie działanie. Można to zrobić, przechodząc do Administracja >> Kategorie >> Zajęcia (spędzony czas). Możesz po prostu dodać lub aktywować już dodaną czynność i zaznaczyć pola dla projektów, których częścią jest to działanie.

2. Dodaj lub wybierz zadanie

Zadaniem, znanym również jako obiekt szacowania, będziesz mierzyć czas w celu oszacowania. Dodanie zadania lub wybranie jednego jest dość proste i wymaga przejścia do Ustawienia >> Aktywności (spędzony czas). Tutaj możesz wybrać istniejące zadanie, dla którego chcesz zarejestrować czas, lub dodać nowe, klikając „przycisk „Nowe zadanie””. Ten pulpit nawigacyjny daje również dodatkową opcję włączenia wyboru aktywności podczas tworzenia zadania lub podczas rejestrowania czasu.

3. Czas rejestracji

Oczywiście najważniejszy krok w mierzeniu i szacowaniu projektów jest czas rejestrowania i łatwy projektu zapewnia na to wiele sposobów.

Rejestruj czas bezpośrednio z zadania

Pulpit nawigacyjny zadań umożliwia wykonywanie wiele funkcji zadań, w tym rejestrowanie czasu. Panel sterowania pokazuje wiele opcji i możesz kliknąć opcję Czas dziennika w zadaniu.

Czas logowania z listy zadań

Można również czas logowania z listy zadań jeśli chcesz, a proces robienia tego jest całkiem prosty. Wszystko, co musisz zrobić, to przejść do listy zadań. Gdy lista zadań znajduje się przed tobą, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy odpowiednie zadanie, dla którego chcesz zarejestrować czas. Po kliknięciu zadania prawym przyciskiem myszy pojawia się menu z wieloma opcjami do wyboru, w tym opcją rejestracji czasu.

Rejestrowanie czasu za pomocą przycisku Rozpocznij pracę

Innym łatwym i interaktywnym sposobem automatycznego rejestrowania czasu dla zadania jest: użyj przycisku „Rozpocznij pracę” w menu funkcji zadań. Wystarczy wybrać odpowiednie zadanie, a pojawi się szereg opcji.

Aby rozpocząć logowanie na czas, wystarczy kliknąć przycisk „Rozpocznij pracę” w panelu i timer automatycznie zacznie działać. Możesz także użyć przycisku pauzy, aby tymczasowo zatrzymać stoper przed jego wznowieniem lub zakończeniem.

Po naciśnięciu przycisku „Zakończ” stoper zatrzymuje się, a strona rejestracji czasu wypełnia się automatycznie. Jest to prawdopodobnie najwygodniejsze i praktyczny sposób logowania się w czasie i opracowywania szacunków.

4. Pokazywanie i analizowanie zarejestrowanego czasu

Nie można sporządzać szacunków projektu bez raportowania i analizowania zarejestrowanego czasu dla różnych zadań i czynności. W konsekwencji, Easy Project zapewnia wiele metod wyświetlania i kategoryzowania zarejestrowanego spędzonego czasu, zgodnie z Twoimi wymaganiami i wygodą.

Raportowanie za pomocą Personal Statement

Pulpit na wyciągu osobistym umożliwia grupowanie zalogowanego czasu według dni, tygodni, miesięcy, lat, a nawet niestandardowych ram czasowych do wyboru. Aby to zrobić, musisz udać się do Więcej >> Oświadczenie osobiste >> Szczegóły >> Opcje, gdzie znajduje się opcja „Grupuj wyniki według”. Ta opcja umożliwia wybór własnego przedziału czasowego i odpowiednie wyświetlanie zarejestrowanych wpisów czasu.

Raportowanie za pomocą osobistych modułów strony

Easy Project pozwala również na raportowanie zarejestrowanego czasu spędzonego za pomocą interaktywnego i graficznego modułu oraz za pomocą Prezentacja osobistych modułów strony. Ta funkcja umożliwia wyświetlanie lub raportowanie zarejestrowanych wpisów czasu w postaci listy lub wykresu, ułatwiając zrozumienie i interpretację. Aby to zrobić, przejdź do trybu edycji strony >> Dodaj nowy moduł >> Skonfiguruj okres czasu i format wyjściowy.

Raportowanie za pomocą widoku kalendarza

Można również zgłoś zalogowany czas za pomocą widoku kalendarza, przechodząc do trybu edycji strony >> Dodaj nowy moduł (kalendarz czasu spędzonego) i skonfiguruj ramy czasowe z dostępnych opcji.

Wnioski

Teraz, gdy ustaliliśmy, jak ważne jest szacowanie projektów, ważne jest, aby to zrozumieć efektywne śledzenie czasu Jest to najważniejszy warunek wstępny uzyskiwania praktycznych szacunków, a Easy Project zapewnia bardzo wygodną i interaktywną platformę, wyposażoną w wiele funkcji i pulpitów nawigacyjnych, aby to zrobić.

Jeśli kierownik projektu może zapewnić, że istnieje skuteczny mechanizm śledzenia czasu, szacowanie projektu może być bardziej efektywne, a szanse na przekroczenie czasu i kosztów drastycznie spadają.