Zarządzasz nowym projektem? Odpowiedz na te 11 pytań przed własnym startem

1. Jaki jest cel projektu?

To pytanie ma więcej interpretacji, pierwsza interpretacja jest czysto praktyczna. Jaki powinien być końcowy wynik projektu? W większości przypadków jest nie tylko jeden wynik, ale cała liczba rezultatów rozłożonych na kilka etapów. Jako odpowiedź na pierwsze pytanie wystarczy prosta lista rezultatów. A oczekiwane rezultaty będą służyć jako Checklist przez cały projekt.

2. Jaki jest prawdziwy cel projektu?

Druga interpretacja jest nieco bardziej skomplikowana, ale także ważniejsza. Celem projektu nie jest sam wynik, ale wpływ, jaki wynik powinien mieć. Czy projektujesz nową stronę internetową? Czego klient oczekuje od strony internetowej? Jak zmierzysz sukces? Jaką wizję powinieneś zastosować? Znajdź odpowiedzi na te pytania ze swoim zespołemi zachowaj go w pamięci przez cały projekt.

3. Jaki NIE jest cel projektu?

Równie ważne jak ustawienie cele projektu, jest także wyjaśnieniem, co NIE będzie celem projektu. Po wyjaśnieniu wyników zaleca się osobne przemyślenie każdego segmentu projektu i sprawdzenie go z kontrahentem, który jest odpowiedzialny za realizację każdego segmentu projektu. Podobnie wskazane jest omówienie z klientem jego oczekiwań dotyczących wpływu projektu i próba wyeliminowania nierealistycznych oczekiwań. Jest to najlepszy sposób na uniknięcie ewentualnych nieporozumień i nieplanowanej dodatkowej pracy.

4. Ile mamy czasu?

Twój projekt prawdopodobnie będzie miał z góry ustalony termin. I nawet jeśli z pewnością zrealizowałeś wiele projektów, w których terminy były wielokrotnie przesuwane, nadal powinieneś traktować terminy poważnie. Terminy są kluczem do zrozumienia harmonogramu projektu, a tym samym ram roboczych projektu. Ustalenie przemyślanego terminu pomoże Ci wybrać odpowiednią strategię zarządzania projektem. Choć niektóre terminy są raczej elastyczne, konieczne jest ustalenie co najmniej wewnętrznych terminów, najlepiej obejmujących podetapy, które pozwalają śledzić postępy w zespole.

5. Kto jest prawdziwym klientem?

Ci z Was, którzy wcześniej dostarczali projekt do większej firmy, z pewnością doświadczyli sytuacji, w której osoby, o których wcześniej nie słyszałeś, zaczęły komentować aspekty i formę rezultatów w końcowej fazie projektu. To na pewno nie jest złe, głównie jest to kwestia polityki wewnętrznej i dla większych firm jest to po prostu powszechna procedura. W optymalnym przypadku chcesz jednak uniknąć sytuacji, w których ktoś na tydzień przed zakończeniem projektu prosi o duże zmiany. Wyjaśnij z kontrahentem na samym początku projektu, kto powinien być uwzględniony w proces podejmowania decyzji i spróbuj ograniczyć liczbę uczestników.

6. Kto jest twoją osobą kontaktową?

Oprócz innych należy wyjaśnić z kontrahentem, który jest oficerem łącznikowym. Najprawdopodobniej będzie to osoba, z którą jesteś w ciągłej komunikacji projektu. Ważne jest jednak sprawdzenie, czy w przypadku sytuacji nadzwyczajnej i decyzji ad hoc to ta osoba jest za nie odpowiedzialna. A kiedy wyjaśnisz te kwestie, powinieneś również wyjaśnić, które forma komunikacji (e-mail, WhatsApp, połączenia) ta osoba woli.

7. Kto pracuje nad projektem?

Powinno to być idealnie jasne. Jeśli jesteś już zaznajomiony z zarządzaniem projektami, możesz łatwo rozwiązać to pytanie samodzielnie. Może to być bardziej skomplikowane, jeśli dołączasz do już rozpoczętego projektu z zespołem, którego nie znasz. Ale nawet tutaj możesz łatwo dogonić innych. Na czym przede wszystkim powinieneś się skupić? Powinieneś skupić się na wyznaczeniu każdej osoby, czy posiada niezbędne umiejętności, doświadczenie i wystarczającą ilość czasu. Następnie wykonaj przydzielić dodatkowe zasoby oraz wsparcie, jeśli uważasz, że przydzielono za mało umiejętności / doświadczenia / czasu.

8. Kim jest publiczność?

Zarządzając projektem, łatwo może się zdarzyć, że będziemy dążyć do spełnienia życzeń klienta lub innego kontrahenta za wszelką cenę. Ale ich życzenia nie zawsze odpowiadają potrzebom odbiorców docelowych, a ich zaspokojenie nie doprowadzi do osiągnięcia celów projektu, jak ustalono w pytaniu numer 2. Dlatego dostarczając projekt, nie zapomnij o sobie lub swoim zespole docelowych odbiorców. I nawet jeśli czasem wydaje się, że to walka z wiatrakami, zadaj swojemu klientowi to samo pytanie.

9. Czego potrzebujemy?

Czy Ty i Twój zespół macie dostępne wszystkie niezbędne narzędzia? Nawet ten czynnik należy przemyśleć i w razie potrzeby zapewnić potrzebną technologię. Wszystko zaczyna się od odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami do ośrodka testów beta. Masz wszystko pod ręką, czy potrzebujesz czegoś do zakupu na tę okazję?

10. Czy ktoś to kiedyś zrobił?

Mówimy tutaj zarówno w węższym, jak i szerszym sensie. Czy Twój projekt zaowocuje tym, co wcześniej robiła firma? Czy konkurujące organizacje mają coś podobnego do Twojego produktu/projektu? Czy jest coś takiego na innym rynku? A może na innym kontynencie? Szukaj inspiracji, szablonów i próbek, gdziekolwiek możesz. Jeśli chcesz wprowadzać innowacje, to jest niesamowite, ale nie ma potrzeby wymyślania nowego roweru.

11. Co jest na naszej drodze?

Problem z przeszkodami polega na tym, że w większości przypadków nie można ich przewidzieć. Ale zanim przejdziesz do następnego projektu, spróbuj przynajmniej jako ćwiczenie myślowe. Myśleć o poprzednie projekty i zastanów się, co może się tym razem nie udać i co może spowodować, że stracimy drogę do pomyślnego zakończenia. I zastanów się, kto będzie odpowiedzialny za rozwiązanie takich problemów i jak powinien je rozwiązać.

Ostatecznie ostatnia rekomendacja, te pytania 11 należy zadać na początku projektu. Ale ponieważ różne aspekty projektu mogą zostać nagle zmienione, zaleca się to formuj pytania wielokrotnie i aktualizuj je jeśli sytuacja tego wymaga.