6 Zagrożeń biznesowych w 2020 r. I jak im przeciwdziałać za pomocą zarządzania ryzykiem

2020 jest punktem zwrotnym w zakresie zarządzania ryzykiem. Wraz z wybuchem kryzys koronawirusa i ostateczne koniec długiego okresu wzrostu gospodarczego, większość firm przechodzi od maksymalizacji zysków i osiągania kluczowych wskaźników wzrostu do stabilizacji i zabezpieczenia działalności oraz przygotowania do znaczących zmian, które czekają nas w nadchodzących tygodniach, miesiącach i latach.

Jakie są najczęstsze zagrożenia?

Spójrzmy więc na najczęstsze ryzyka zmierzymy się dzisiaj lub wkrótce.

1) Problemy finansowe, przepływy pieniężne i cięcia budżetowe

Połączenie regulacji rządowych, kwarantanny, zamknięcia dużej liczby firm, zawieszenia lub ograniczenia wielu usług z przyczyn ekonomicznych lub kadrowych, cięć budżetowych w większości firm i niepewności co do przyszłości spowodowały, że wszystkie nasze plany finansowe i prognozy mieliśmy na początku 2020 roku, teraz są absolutnie poza rzeczywistością. Dlatego można oczekiwać, że wiele firm będzie musiało poradzić sobie z problemami z przepływami pieniężnymi, zarządzaniem kryzysowym i szukać znacznych oszczędności finansowych zamiast planowanego wzrostu i ekspansji na nowe rynki.

2) Zakłócenie łańcucha dostaw

Według badanie przez Instytut Zarządzania Łańcuchem Dostaw w marcu prawie 75% firm doświadczyło zakłóceń łańcucha dostaw z powodu pandemii Covid-19 i ograniczeń narzucone. Produkcja, handel detaliczny i wiele innych firm ma zatem obecnie znaczną niepewność co do dostaw towarów z Chin, które często są ich głównym lub nawet jedynym dostawcą.

3) Ludzie, wydajność pracy i zarządzanie zasobami

Szybkie i nieoczekiwane zmiany, takie jak zmniejszenie popytu na większość towarów i usług, środki kwarantanny, zwiększenie zdalnej pracy z domu, ale także nowe możliwości biznesowe wynikające z każdego kryzysu, spowodowały, że firmy muszą bardziej niż kiedykolwiek zajmować się problemami kadrowymi i muszą elastycznie planować swoją zdolność do pracy. Tak więc tematy takie jak kontrola i zarządzanie pracą zdalną z ministerstwo spraw wewnętrznych za pomocą specjalistycznego oprogramowania projektowego, takiego jak Easy Project, monitorowanie wydajności pracowników, Ale redukcja godzin pracy, A obniżenie płaclub zwolnienia stało się istotne.

4) Cyberbezpieczeństwo

Wraz z wybuchem pandemii koronawirusa i ogłoszeniem kwarantanny firmy przeniosły miliony swoich pracowników do biura domowego. Wiele z tych osób pracuje zdalnie po raz pierwszy w życiu, a wielu w niepewnych sieciach i urządzeniach, które są łatwym celem dla hakerów. Właśnie dlatego byliśmy świadkami stale rosnąca liczba cyberataków w ostatnich miesiącach.

5) kwestie prawne

W świetle wydarzeń opisanych powyżej bardzo prawdopodobne jest, że wielu mniejszych przedsiębiorców, a także średnich i dużych firmy, nie będą już w stanie wypełniać swoich zobowiązań umownych i innych zobowiązań prawnych. Przejawi się to w zwiększonej niepewności między partnerami biznesowymi, innych środkach oszczędnościowych, a nawet w zwiększonej liczbie sporów sądowych i sporów dotyczących odszkodowań.

6) Nieprzygotowanie na „nowy normalny” świat

Chociaż większość obecnych zmian jest raczej negatywna, całą sytuację można postrzegać jako transformację systemu. Wiele osób i firm wciąż szuka powrotu do „normalnego” stanu przed wybuchem kryzysu, w którym ich działalność działała i generowała zysk. Myślę jednak, że nigdy nie wejdziesz dwukrotnie do tej samej rzeki i nowy „normalny” świat, który wyłania się z tego kryzysu, może na zawsze bardzo różnić się od starego dla wielu branż. Nieuchronnie doprowadzi to do końca lub osłabienia wielu biznesów. I odwrotnie, otworzy również nowe możliwości, które ostatecznie doprowadzą do redystrybucji kapitału na poziomie lokalnym i globalnym. Wiele zmian może także przyspieszyć przesunięcie polityczne spowodowane znaczną zmianą nastrojów społecznych, związaną ze skutkami kryzysu gospodarczego i niepewności. Wiele już możemy zaobserwować nowe trendy dzisiaj, np. przyspieszenie cyfrowej transformacji krajów i firm, zmiana zachowań konsumentów podczas zakupów, jeszcze szybszy wzrost handlu elektronicznego lub wzrost telemedycyny.

Nie ma znaczenia, czy dotknie Cię kilka opisanych powyżej zagrożeń, czy też zidentyfikowałeś zupełnie inne wyzwania w swojej firmie. Efektywny zarządzanie ryzykiem i jego zasady można łatwo zastosować do każdego problemu nie jest to całkowicie pewne.

Chociaż istnieje niezliczona ilość wskazówek na temat „zarządzania ryzykiem”, moim celem nie jest przytłaczanie cię pomysłami i lekcjami, których użyteczność i funkcjonalność są często dość indywidualne dla danego rodzaju projektu i rodzaju ryzyka. Przeciwnie, chcę wprowadzić trzy uniwersalne zasady które stanowią podstawę sukcesu Zarządzanie ryzykiem, bez względu na to, czy jesteś korporacją IT, średniej wielkości firmą produkcyjną, czy małym startupem.

Jak korzystać z zarządzania ryzykiem?

W drugiej części artykułu przedstawiam podstawowe zasady Zarządzanie ryzykiem które pomogą Ci zmierzyć się z tymi zagrożeniami.

1. Kompleksowe podejście od identyfikacji do zarządzania etapami działania

Zarządzanie ryzykiem ma jasną metodologię i kilka faz, których prawidłowe wdrożenie jest kluczowe dla skutecznego zarządzania każdym potencjalnym zagrożeniem. Teoretycznie poszczególne fazy można nazwać inaczej, ale w zasadzie są Identyfikacja - Ocena - Szybkość reakcji - Rozwiązanie - Control.

Identyfikacja ryzyka jest pozornie najprostszą fazą, której celem jest ujawnienie wszystkich możliwych zagrożeń. Zalecam stosowanie burzy mózgów, w której członkowie grupy rzucają jedno możliwe ryzyko po drugim, dyskutują o nich, a organizator zapisuje ryzyko na tablicy, aby wszyscy mogli je zobaczyć. W drugiej rundzie organizator rozdaje każdemu członkowi kartkę papieru, a następnie blok 10-15 minut, w którym każdy ma miejsce na samodzielne myślenie i spisanie dodatkowych zagrożeń, które nie zostały jeszcze zidentyfikowane. Pod koniec identyfikacji ryzyka członkowie grupy będą się naprzód jeden po drugim przed tablicą, krótko przedstawią swoje ryzyko i wypiszą je na tablicy wśród innych zagrożeń.

Następnie następuje ocena ryzyka, którego celem jest ocena, ustalenie priorytetów i wykluczenie poszczególnych punktów, które nie stanowią ryzyka. Zwłaszcza dlatego, że ich możliwy wpływ lub stopień prawdopodobieństwa jest znikomy lub, przeciwnie, ponieważ ich spełnienie wydaje się prawie pewne. Zatem nie są to zagrożenia, ale prawdziwe problemy. Jednak zazwyczaj możemy zastosować metodologię zarządzania ryzykiem, aby je rozwiązać.

Oceniając poszczególne ryzyka, stosujemy metody analizy jakościowej, a następnie ilościowej. Określamy w szczególności jego surowośćThe prawdopodobieństwo spełnieniaThe możliwe konsekwencjeThe czasowa bliskość spełnienia i kwoty możliwej wpływ finansowy. Biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo i możliwy wpływ finansowy, możemy łatwo obliczyć wymagana rezerwa na nieprzewidziane wydatki. Do prawidłowej oceny polecam korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas i upewnić się, że niczego nie zapomniałeś. Poza tym wizualizuje oszacowane ryzyko na wykresach i wskaźnikach, takich jak Matryca ryzyka, która wyświetla poszczególne rodzaje ryzyka według stopnia dotkliwości i prawdopodobieństwa, a tym samym pozwala jasno określić swoje priorytety.

Po ocenie ryzyka następuje Faza odpowiedzi, w którym należy wybrać najbardziej odpowiedni sposób zaradzenia ryzyku. Należy jednak pamiętać, że wybór nie ogranicza się tylko do środków niechęci. Zasadniczo mamy kilka możliwych reakcji - niechęć do ryzyka, ograniczanie ryzyka, akceptacja lub przeniesienie na stronę trzecią. Zazwyczaj jest prawdopodobne, że zidentyfikowałeś więcej zagrożeń, niż możesz zapobiec, lub że uniknięcie ich wszystkich nie byłoby skuteczne, biorąc pod uwagę koszty alternatywne. Dlatego bardzo ważne jest, aby nie lekceważyć fazy oceny, ponieważ pozwoli ona na skuteczne ustalenie priorytetów i prawidłowe podjęcie decyzji, które ryzyka należy uwzględnić, a które po prostu zaakceptuje.

Przedostatnim etapem ryzyka, któremu postanowiłeś się zająć, jest rozwiązanie. Teraz w grę wchodzi zarządzanie projektem, zadania, terminy i koordynacja pracy zespołowej. Zwykle można zarządzać krokami działania, aby wyeliminować ryzyko w zwykłym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Używam Easy Project, w którym mogę łatwo zarządzać niezbędnymi krokami działania jako kierownik projektu, a także oceniać, oceniać i wizualizować poszczególne ryzyka. W ten sposób mogę kontroluj cały proces zarządzania ryzykiem w tym samym oprogramowaniu, którego używam do zarządzania projektami.

Po zidentyfikowaniu ryzyka, ocenie i zarządzaniu krokami działań pozostaje tylko to kontrola. W ramach kontroli ryzyka na bieżąco monitoruję poszczególne ryzyka (najlepiej wizualizowane na wykresach i wskaźnikach) i reaguję na zmieniające się okoliczności, które zwykle objawiają się zmianą możliwych konsekwencji lub zmianą prawdopodobieństwa spełnienia. Najlepiej w postaci znacznego złagodzenia potencjalnego wpływu lub nawet awersji do samego ryzyka.

2. Zastosowanie do codziennych czynności

Jak wspomniałem we wstępie, największą słabością zarządzania ryzykiem jest to, że prawdopodobnie zostanie ono zapomniane, dopóki coś naprawdę się nie wydarzy. Bez zaawansowanej prewencji zespoły często znajdują się w samym środku zarządzania kryzysowego, a jedynym zadaniem jest zminimalizowanie szkód, które być może wcale nie miały miejsca. Im później nadejdzie reakcja, tym trudniej rozwiązać problem. Dlatego profilaktyka w postaci zarządzanie ryzykiem jest zazwyczaj tańsze i bardziej skuteczne pod względem roszczeń dotyczących szkód i zdolności produkcyjnych niż rozwiązywanie problemu, który już się pojawił.

Włączenie zarządzania ryzykiem do codziennych procesów jest skutecznym sposobem na ostateczne rozpoczęcie zapobiegania na czas. Ale jak to zrobić? Z mojego doświadczenia wynika, że ​​następujące trzy kroki okażą się pomocne:

• 1) Skonfiguruj proces zarządzania ryzykiem, aby dopasować go do wielkości i działalności Twojej firmy i zaangażować w nią wszystkich pracowników. Każdy członek zespołu powinien być odpowiedzialny za identyfikację zagrożeń w swojej pracy i powinien mieć motywację do radzenia sobie z nimi, samodzielnie lub we współpracy z kierownikiem. I odwrotnie, nie należy tolerować powtarzającego się lekceważenia ryzyka i nieuczestniczenia w procesie identyfikacji i rozwiązania.
• 2) Wyznacz pełnomocnika ryzyka w twoim zespole lub dziale. Idealną osobą do tej roli jest na przykład kierownik projektu, który jest zsynchronizowany ze wszystkimi specjalistami projektu i ma przegląd wszystkiego, co się dzieje. Pełnomocnik ds. Ryzyka zwykle nie jest w stanie wykonywać swojej funkcji w projektach lub działach, w których ze względu na charakter swojej głównej pracy nie jest codziennie w pełni zaangażowany. Dlatego, jeśli jesteś większą firmą, zalecam wyznaczenie większej liczby pełnomocników ds. Ryzyka w celu pokrycia wszystkich twoich projektów. Zadaniem pełnomocnika nie jest zapobieganie wszelkim zagrożeniom siłą, ale doprowadzenie poszczególnych członków zespołu do samodzielnego wymyślenia możliwych zagrożeń i ustanowienia skutecznego procesu, który pomoże je rozwiązać. Tak więc pełnomocnikiem ryzyka jest osoba, która często zadaje to pytanie na spotkaniach: „Jakie jest ryzyko tej decyzji?” i będzie odpowiedzialny za zapewnienie, że poszczególne fazy, tj. Identyfikacja - ocena - odpowiedź - rozwiązanie - kontrola faktycznie się odbędzie.
• 3) Nie zajmuj się zarządzaniem ryzykiem w arkuszu kalkulacyjnym Excel, do którego każdy może uzyskać dostęp, ale tak naprawdę nikt tam nie idzie. Zamiast tego włącz zarządzanie ryzykiem do systemu projektu, z którego członkowie zespołu korzystają na co dzień.

3. Zaangażowanie całego zespołu, elastyczność i zdalna współpraca

Jak zapewne już rozumiesz, zarządzanie ryzykiem nie jest odrębną działalnością jednego specjalisty. Często konieczne jest zaangażowanie większej liczby członków zespołu, a czasem zewnętrznych specjalistów, takich jak prawnik, księgowy lub analityk danych. Jest to szczególnie prawdziwe na etapie identyfikacji i oceny, kiedy potrzebujesz wiedzy specjalistycznej z różnych dziedzin, aby móc znaleźć i poprawnie ocenić różne ryzyka. Prawie niemożliwe jest, aby jedna osoba prawidłowo zidentyfikowała i oceniła wszystkie ryzyka produktowe, finansowe, prawne, osobowe oraz techniczne. Zaangażowanie większej liczby osób, przydzielanie zadań i zapewnienie skutecznej komunikacji będzie również potrzebne w fazie rozwiązania, gdy próbujesz uniknąć ryzyka lub przynajmniej złagodzić jego wpływ.

Wydarzenia z 2020 uczy nas, jak ważna jest elastyczność i możliwość pracy zdalnej w zarządzaniu projektami i ludźmi. To jest szczególnie prawdziwe w zarządzaniu ryzykiem. Na przykład łatwo może się zdarzyć, że w ostatniej chwili odkryjesz ryzyko, które miałoby druzgocący wpływ i którego prawdopodobieństwo nie jest niskie. W takim przypadku musisz odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe, zaangażować zespół, zaplanować działanie, przydzielić zasoby, utworzyć zadania, przypisać terminy i skutecznie koordynować cały proces. Często we współpracy z ludźmi, którzy z jakiegoś powodu nie mogą być w biurze lub domyślnie pracować zdalnie.

Narzędzia i narzędzia będą miały duży wpływ na szybkość i skuteczność Twojej reakcji. W związku z tym, Polecam korzystanie z kompleksowego oprogramowania do zarządzania ryzykiem takie jak już wspomniane łatwy projektu. Oferuje specjalne funkcje dla wszystkich poszczególnych faz zarządzania ryzykiem, a także wszystkie niezbędne funkcje zarządzania projektami, takie jak listy kontrolne z terminami, wykresy Gantta, Mapy myśli WBS, zintegrowany kalendarz, czat drużynowy, wideokonferencje poprzez integrację Zoom or Zasób i narzędzia zarządzania finansami. Za pomocą kilku kliknięć możesz wypróbować za darmo i sam zdecydować.

Życzę powodzenia w identyfikowaniu i zarządzaniu ryzykiem.