Standaryzowane zarządzanie projektami w sektorze usług IT Seidor Consulting Case study

Pole:

Doradztwo

Data realizacji:

2019/2020

Seidor Consulting to międzynarodowa firma konsultingowa, która świadczy szeroki zakres usług, w tym tworzenie i konserwację aplikacji, infrastrukturę oraz outsourcing IT.

Seidor działa w 38 krajach, posiada 81 biur w Europie, Ameryce Łacińskiej, USA, na Bliskim Wschodzie, w Afryce i Azji. Z ponad 5400 profesjonalistami i ponad 8500 klientami, w szóstej firmie świadczącej usługi IT w Hiszpanii* i pierwszej ze 6% hiszpańskim kapitałem prywatnym. (*Źródło: Ranking TIC sektora Empresas, ChannelPartner 1)

Poprzedni stan

Wcześniej, aby mieć Easy Project, Seidor używał MS Project i innych różnych narzędzi. Szeroka gama dostępnych narzędzi stwarza problem posiadania wspólnego i jasnego obrazu stanu projektu. Z drugiej strony koszty licencji były wysokie ze względu na miesięczny koszt użytkownika i liczbę użytkowników.

Główne punkty dokumentacji przetargowej, czego oczekiwano od rozwiązania, jakie wyzwania należało pokonać:

Oczekiwanie

Standaryzacja pracy zarządzania projektami za pomocą tylko jednego narzędzia
Standaryzacja pracy projektowej z wykorzystaniem szablonów projektowych
Większa kontrola statusu projektów, w tym szacowanego i spędzonego czasu
Redukcja kosztów
Dostępność informacji dla wszystkich członków zespołu
Lepsza komunikacja
Lepsza kontrola ryzyka
Lepsze raportowanie o statusie projektu
Zarządzanie zasobami

wymagania

Narzędzie musi umożliwiać różne typy projektów, zadań i kamieni milowych, ponieważ obejmujemy szeroką gamę rozwiązań.
Członkowie zespołu muszą mieć możliwość aktualizacji statusu i postępu zadania, ale nie planowania.
Klienci muszą mieć możliwość interakcji z kontrolowanymi uprawnieniami.
Musimy być w stanie zdefiniować różne uprawnienia według roli w każdym projekcie i mieć przepływy pracy.
Wszystkie zachowania, jakie powinno mieć narzędzie do zarządzania projektami: zależności, przypisania, kalendarz, raportowanie, możliwość eksportu projektu.
Uwierzytelnianie LDAP
Gdy zadanie zostanie zaktualizowane, powinno zgłosić powiadomienie.
Synchronizacja z SAP

5400+ profesjonalistów i 8500+ klientów w szóstej firmie świadczącej usługi IT w Hiszpanii

Rozwój i utrzymanie aplikacji, infrastruktury i outsourcing IT

38 krajów, 81 biur Europa, LATAM, USA, Bliski Wschód, Afryka i Azja

Marcos Florydo

Project Manager i Easy Project administrator

"Easy Project to narzędzie, które rozwiązuje wszystkie nasze problemy związane z zarządzaniem projektami: możesz zobaczyć/kontrolować cały obraz, a następnie wejść w szczegóły projektów, możesz zarządzać i zobaczyć graficznie projekt, czas, spędzony czas... i możesz to zrobić gdziekolwiek jesteś (w tym mobilnie). Z drugiej strony, ponieważ cała firma może przeglądać i aktualizować swoje zadania/informacje, wszyscy są bardziej zaangażowani, jeśli jest to możliwe.”

Przygotowanie

Data realizacji - 2019 / 2020

Przed wdrożeniem odbyła się faza pilotażowa, podczas której zdefiniowano podstawowe wymagania, które zostały włączone do środowiska Easy Project, a następnie przedstawione kierownictwu firmy. Po akceptacji nastąpiła szczegółowa implementacja, w której aktywnie uczestniczyli kluczowi użytkownicy aplikacji z działu biura projektu. Aby sprawdzić wykonalność i ustalić wszystkie wymagania, realny projekt był zarządzany za pomocą Easy Project.

Ustawienia

W pierwszym kroku zdefiniowano szczegółową strukturę projektów wraz ze wszystkimi typami użytkowników oraz parametrami stron osobistych użytkowników. Powstały szablony projektów, dzięki którym możliwe jest szybkie i sprawne tworzenie projektów o ustandaryzowanych parametrach. Jednocześnie zdefiniowano i dostosowano role, typy zadań, status i przepływy pracy. W systemie utworzono wszystkich użytkowników konsultingu oraz zdefiniowano hierarchię firmy (ponad 1100 użytkowników).

Dodatkowe ulepszenia pozwalają synchronizować zadania i spędzany czas pomiędzy SAP i Easy Project.

Rozwiązanie serwerowe/chmury

W oparciu o wewnętrzne wymagania bezpieczeństwa, Seidor Consulting wybrał rozwiązanie serwerowe. Skonfigurowaliśmy środowisko systemowe na tymczasowej chmurze i dopiero wtedy przeprowadziliśmy migrację całego systemu na własny serwer klienta. Kolejne modyfikacje aplikacji były już dokonywane przy użyciu zdalnego dostępu do serwera.

Trening

Szkoliliśmy kluczowych użytkowników i administratorów podczas wdrożenia oraz innych użytkowników aplikacji dodatkowo falowo wraz ze startem nowych projektów. Powstał samouczek wideo przeznaczony dla członków zespołu oraz dodatkowa dokumentacja w bazie wiedzy Easy Project.

Testowanie

Klient korzysta ze środowiska produkcyjnego z rzeczywistymi danymi, angażując tylko zespół wdrożeniowy. Pozwala to kluczowemu zespołowi na zarządzanie projektami w realnym życiu, a następnie identyfikację nowych wymagań i funkcji przed wdrożeniem narzędzia w całej firmie.

Kluczowe zalety Easy Project w Seidor Consulting

Wdrożenie Easy Project przyniosło:

Standaryzacja narzędzi do zarządzania projektami i struktur projektowych
Większa kontrola nad projektami (status, członkowie zespołu, wysiłki, ...)
Większe zaangażowanie całego zespołu w planowanie projektu i utrzymanie planu projektu
Redukcja kosztów
Lepszy raport o stanie projektu
Wyższy poziom zarządzania ma większą widoczność statusu projektów (globalny Gantt, raportowanie)

Najczęściej używane funkcje

Projekt Gantt

Cały zespół używa wykresu Gantta, aby zobaczyć plan i zaktualizować zadania.

Czas spędzony

Tutaj możemy kontrolować czas spędzony przez zespół i grupy.

Zarządzanie zasobami

Aby kontrolować obciążenie członków zespołu.