Baza wiedzy - system dokumentacji

Jak korzystać z bazy wiedzy

Baza wiedzy to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wiedzą do Twojego łatwego projektu. Baza wiedzy pozwala przechwytywać wiedzę z zadań i projektów, kategoryzować i przechowywać ją, dzielić się nią z użytkownikami i wykorzystywać w przyszłych projektach. To dodatkowo pomaga bardzo łatwo twórz dokumentację projektową.

 

Spis treści

Przegląd

Jak (de) aktywować wtyczkę

Role i uprawnienia

Jak korzystać z wtyczki na poziomie globalnym

Jak korzystać z wtyczki na poziomie projektu

Synchronizuj bazę wiedzy z innymi systemami

 

Przegląd

Czy uważasz, że zarządzanie wiedzą jest obecnie niezbędne dla zdrowego biznesu? Robimy iw ten sposób stworzyliśmy wtyczkę bazy wiedzy dla użytkowników Easy Project. To łatwy sposób na gromadzenie wiedzy, zarządzanie nią i dzielenie się nią w firmie. Pomaga zarówno w eksternalizacji, jak i internalizacji wiedzy. Mówiąc prosto - rozpowszechniaj wiedzę od pracowników umysłowych i dostarczaj ją pracownikom, którzy muszą się jej nauczyć. Podczas aktualizacji zadania tworzysz posty z wiedzą - każdą oddzielną aktualizację lub całe zadanie można zapisać jako wpis wiedzy lub bezpośrednio w bazie wiedzy.

Wpisy wiedzy są podzielone na kategorie, oznaczone metadanymi i mogą mieć wzajemne relacje. Każdy użytkownik ma osobisty folder wiedzy. Możesz polecać wiedzę innym użytkownikom, wysyłać je e-mailem, a nawet wymagać przeczytania wiadomości. Jest to bardzo pomocne przy tworzeniu dokumentacji projektowej - wszelkie ważne informacje dotyczące projektu, które przechodzą przez zadanie, można zapisać do wykorzystania w przyszłości - w ten sposób informacje stają się wiedzą. Nadaje się do poradników dla nowych pracowników, instrukcji do konkretnego oprogramowania, szablonów do komunikacji z klientami lub przepływów pracy lub dokumentacji projektowej.

Kluczowe cechy

  • Łatwe tworzenie stanowisk wiedzę z zadaniami - przechwytywanie wiedzy
  • Kategorie wiedzy + kategorie osobiste / projektowe - do dzielenia się wiedzą
  • Umieszczanie postów wiedzy w projektach / zadaniach
  • Rekomendacja wiedzy dla użytkowników
  • Szybki dostęp do bazy wiedzy z prawego panelu serwisowego
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe w bazie wiedzy

 

Jak (de) aktywować wtyczkę

Na poziomie projektu wtyczkę można aktywować lub dezaktywować w Ustawieniach projektu: Moduły: Baza wiedzy. Po zaznaczeniu pola wyboru kliknij zielony przycisk „Zapisz” poniżej, aby karta Baza wiedzy pojawiła się w menu projektu u góry.

 

Role i uprawnienia

In Więcej: Administracja: Role i uprawnienia: Baza wiedzy możesz zdecydować, które role użytkowników mają uprawnienia w następujący sposób.

 

Jak korzystać z wtyczki na poziomie globalnym

Posty wiedzy można w zasadzie tworzyć jako nieskategoryzowane lub dodawać do kategorii, które mogą być tworzone na poziomie globalnym lub projektu. Jeden post może być częścią żadnej, jednej lub więcej kategorii jednorazowo, bez względu na ich poziom (globalny, projekt).

Poziom globalny oznacza, że ​​wszystkie utworzone tam posty wiedzy są automatycznie dodawane do globalnej bazy danych, co czyni je łatwo dostępnymi dla wszystkich użytkowników Easy Project bez względu na ich przynależność do projektu i role. Aby korzystać z bazy wiedzy na poziomie globalnym, przejdź do menu „Więcej” (prawy górny róg) i kliknij Baza wiedzy ikona.

Teraz znajdujesz się na w pełni konfigurowalnej stronie, którą można dostosować do własnych upodobań po kliknięciu przycisku „Dostosuj tę stronęprzycisk w dół. Możesz wybierać spośród różnych modułów do dodania, takich jak filtrowane listy postów wiedzy, najczęściej używane znaczniki postów wiedzy, 10 najnowszych postów itp. Nawiasem mówiąc, dwa ostatnie moduły są domyślnie dodawane do strony .

Filtrowana lista postów może wyglądać następująco. Domyślnie składa się z nazwy postu, kategorii wiedzy i tagów. Podczas edycji modułu można dodać dodatkowe kolumny w opcjach listy. Listę można usunąć lub edytować, klikając ikony kosza i ołówka w prawym górnym rogu. Opcje w menu paska bocznego pozwalają Ci utworzyć nowy post, stworzyć nową kategorię globalną lub osobistą, zobaczyć wszystkie posty w Easy Project bez względu na ich kategorię, zarządzać kategoriami, wyświetlać ulubione posty i kategorie osobiste. Kategorie osobiste są widoczne tylko dla Ciebie, jednak indywidualne posty wiedzy w kategorii nie mają tak ograniczonego dostępu.

Zobaczmy, jak wygląda post wiedzy. Każdy post jest tworzony i edytowany przy użyciu standardowego edytora WYSIWYG / HTML. Aby edytować istniejący lub utworzyć nowy, wystarczy kliknąć poszczególne przyciski w menu paska bocznego. Po otwarciu określonego wpisu menu paska bocznego zawiera określone opcje, takie jak dodawanie do ulubionych, dodawanie do globalnej bazy danych, osobistej bazy danych lub bazy danych projektów, polecanie użytkownikom lub grupom użytkowników, a także przypisywanie go do zadania lub usuwanie ( usunąć). Co więcej, możesz dodawać lub usuwać tagi postu, aby później móc znaleźć określone posty po ich tagach. W prawym dolnym rogu znajduje się lista kategorii, do których dodano posta. Możesz zmienić kategorię w dowolnym momencie edytowania postu.

Każdy post wiedzy zawiera dodatkowe informacje na dole:

  • Komentarze - Możliwość skomentowania postu.
  • historia - Wszystkie zmiany w poście, w tym Różnicowe podsumowanie tego, co się zmieniło i który użytkownik dokonał ostatniej zmiany, a także możliwość przywrócenia poprzedniej wersji. Autor aktualnej wersji jest pokazany jako jedyny, nie pokazując w ogóle innych możliwych autorów.
  • Czytelnicy - Sekcja, w której możesz zobaczyć wszystkich polecanych użytkowników i czy przeczytali post.

 

Jak korzystać z wtyczki na poziomie projektu

Poziom projektu oznacza, że ​​wszystkie utworzone tam posty wiedzy są automatycznie dodawane do bazy danych projektu powiązanej z danym projektem. Tylko członkowie projektu mogą przeglądać bazę danych projektu. Chociaż osoby niebędące członkami mające uprawnienia do przeglądania bazy wiedzy mogą również otworzyć określony post w projekcie, jeśli:

  • otwórz globalną listę wszystkich postów wiedzy (bez względu na ich kategorię)
  • mieć bezpośredni link URL do postu
  • wyszukaj post, wpisując jego nazwę w polu wyszukiwania, które znajduje się pod ikoną żarówki w panelu serwisowym (po prawej stronie)

Aby użyć bazy wiedzy na poziomie projektu, przejdź do wybranego projektu z włączonym modułem i kliknij kartę Baza wiedzy w górnym menu. Tutaj powinieneś zobaczyć bazę danych projektu składającą się z kategorii wiedzy o projekcie i postów. Opcje w menu paska bocznego pozwalają tworzyć nową kategorię projektu lub nowy post, zarządzać kategoriami projektów lub wyświetlać wszystkie posty w Easy Project bez względu na ich kategorię.

 

Synchronizuj bazę wiedzy z innymi systemami

Przykłady zastosowania:

  • publiczna baza wiedzy w sieci
  • internetowy system biletowy - sugestia rozwiązania
  • przekazywanie wiedzy przez klientów - samodzielne wsparcie oparte na forum
  • Interfejs API REST dla bazy wiedzy

Wypróbuj Easy Project w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

W pełni funkcjonalny, chroniony SSL, codzienne kopie zapasowe, w Twoim Geo