Funkcje RODO

`RODO

Jak pracować z funkcjami RODO

Easy Software poważnie traktuje ochronę danych osobowych. Europejskie rozporządzenie znane jako ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) stawia przed wszystkimi organizacjami szereg wyzwań i stało się jednym z najbardziej rezonowanych tematów biznesowych. Naszą misją jest dostarczanie klientom Easy Project i zasadniczo całej społeczności Project niezawodnego oprogramowania, które pozwala skutecznie wypełniać wszystkie obowiązki podmiotów przetwarzających dane. Easy Project jest w 100% gotowy na RODO od wersji 1.3 (maj 2018).

 

Spis treści

Anonimizacja kontaktów i użytkowników
Zasady dotyczące haseł
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
Specjalna widoczność niestandardowych pól i kontaktów
Żądaj i pobieraj dzienniki
Wygaśnięcie sesji
Widoczność kontaktów

 

Anonimizacja kontaktów i użytkowników

Funkcja anonimizacji kontaktów i użytkowników pozwala szybko ukryć / usunąć poufne dane przechowywane w wybranych niestandardowych polach w dowolnym typie Kontaktów (osobistych, firmowych, kont) i Użytkowników. Ani kontakt / użytkownik, ani żadne niestandardowe pole nie są usuwane po aktywowaniu tej funkcji, tylko ich zawartość danych staje się pusta bez możliwości odzyskania oryginalnych danych w późniejszym czasie. Gdy niestandardowe pole jest ustawione jako „Wymagane”, tzn. Jego treść nie może być pusta, np. Imię, nazwisko lub adres e-mail, oryginalne dane są automatycznie zastępowane ciągiem tekstowym „Anonimowy” (dla kontaktu firmy / konta) lub „ Kontakt anonimowy ”(w przypadku kontaktu osobistego) lub„ Użytkownik anonimowy ”(w przypadku profilu użytkownika). Celem tej funkcji jest spełnienie ewentualnych wymagań klientów dotyczących ukrywania / usuwania ich wrażliwych danych osobowych zgodnie z wymogami RODO. Ustawodawstwo mówi, że nie musisz usuwać danych, ponieważ są one potrzebne do ogólnego zrozumienia klientów. Ale takich danych nie można powiązać z konkretną osobą.

Jak korzystać z tej funkcji

Przede wszystkim musisz wybrać, które pola niestandardowe w Kontaktach i użytkownikach są uważane za wrażliwe i przejdzie proces anonimizacji, jeśli Twój klient o to poprosi. Można to zrobić dość łatwo w Więcej »Administracja» Pola niestandardowe »otwórz podkategorię„ Kontakty ”lub„ Użytkownicy ”» edytuj wrażliwe pole niestandardowe. Pole wyboru o nazwie „Wyczyść po anonimizacji” można znaleźć w dolnych ustawieniach. Gdy zaznaczysz pole wyboru i zapiszesz ustawienia, cała zawartość danych tego konkretnego niestandardowego pola zostanie natychmiast usunięta dla tych kontaktów / użytkowników, których później wybierzesz do anonimizacji. Dlatego używaj tej funkcji ostrożnie, aby uniknąć niepotrzebnej utraty danych.

Tak to wygląda, gdy pole „Nazwa kontaktu” zostało uznane za wrażliwe, a wybrane kontakty zostały zanonimizowane. Z drugiej strony pole „adres” nie zostało ustawione do anonimizacji, dlatego jest widoczne.

Anonimowy kontakt można rozpoznać nie tylko z listy kontaktów, ale także wszędzie indziej, na przykład w działaniach sprzedażowych.

Tak wygląda szczegółowo anonimowy kontakt. Niektóre pola są puste, ponieważ zostały zanonimizowane.

Aby zbiorczo anonimizować jeden kontakt lub nawet więcej kontaktów, wystarczy wybrać je z listy i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe. Tutaj wystarczy wybrać opcję „Anonimizuj” i potwierdzić dialog zapewniania, klikając „OK”.

Oprócz kontaktów, także użytkownicy mogą być anonimowi poprzez powtórzenie tej samej procedury za pomocą przycisku kliknięcia prawym przyciskiem myszy.

Możesz także anonimizować użytkownika, klikając konkretny przycisk na pasku bocznym profilu użytkownika.

Jest to szczegół anonimowego profilu użytkownika. Zwróć uwagę, że w przypadku profili użytkowników z anonimowym adresem e-mail nowy losowo wygenerowany adres e-mail w postaci „... @ anonymized.com” zastępuje oryginalny.

 

Zasady dotyczące haseł

Zobacz ustawienia uwierzytelniania.

 

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Zobacz ustawienia uwierzytelniania.

 

Specjalna widoczność niestandardowych pól i kontaktów

To ustawienie umożliwia konfigurację widoczności niestandardowych pól i domyślnych pól kontaktów dla wybranych użytkowników, typów użytkowników i grup. W przypadku pól niestandardowych ustawienia te można znaleźć w Więcej »Administracja» Pola niestandardowe »edytować dowolne istniejące pole niestandardowe lub utworzyć nowe. U dołu ekranu zaznacz pole wyboru „Widoczność specjalna”, aby wyświetlić powiązane opcje ustawień w następujący sposób:

Typy użytkowników - wybierz typy użytkowników, które mogą zobaczyć to niestandardowe pole lub pozostaw puste, aby było widoczne dla wszystkich typów użytkowników
Grupy - wybierz, które grupy mogą zobaczyć to niestandardowe pole lub pozostaw puste, aby było widoczne dla wszystkich grup
Użytkownicy - wybierz, którzy użytkownicy mogą zobaczyć to niestandardowe pole lub pozostaw puste, aby było widoczne dla wszystkich użytkowników

W przypadku Kontaktów przejdź do Więcej »Kontakty» Ustawienia »Ustawienia pól, w których możesz edytować ustawienia domyślnych pól kontaktów, takich jak Autor, Ostatnia aktualizacja, Imię, Nazwisko itp.

To jest przykład ustawień pola Nazwisko. Tutaj ponownie wybierz użytkowników, typy użytkowników i grupy, które mogą zobaczyć to pole lub pozostaw puste, aby było widoczne dla wszystkich. Analogicznie można eksportować tylko dane widoczne dla użytkownika.

 

Żądaj i pobieraj dzienniki

Przejdź do Więcej »Administracja» Łatwe dzienniki, znajdź wymagany dziennik i kliknij przycisk Pobierz znajdujący się obok niego.

 

Wygaśnięcie sesji

Ustawienia te pozwalają automatycznie wylogować użytkownika z jego bieżącej sesji po określonym czasie. Przejdź do Więcej »Administracja» Ustawienia »Uwierzytelnianie» Wygaśnięcie sesji, gdzie można znaleźć dwie opcje:

Maksymalny czas trwania sesji - maksymalny czas, w którym użytkownik może być zalogowany w sesji niezależnie od swojej aktywności
Okres bezczynności sesji - maksymalny czas, przez który użytkownik może być nieaktywny, zanim zostanie automatycznie wylogowany z sesji

 

Widoczność kontaktów

Widoczność kontaktów można skonfigurować dla typów użytkowników i ról użytkowników. Aby skonfigurować go dla typów użytkowników, przejdź do Więcej »Administracja» Typy użytkowników »wybierz typ użytkownika» Widoczne typy kontaktów. Dostępne opcje to Wszystkie, Konto, Kontakty osobiste, Partner, Dostawca.

Aby skonfigurować go dla typów użytkowników, przejdź do Więcej »Administracja» Role i uprawnienia »wybierz rolę» Widoczność kontaktów. Dostępne opcje to Wszystkie kontakty, Kontakty utworzone przez użytkownika lub przypisane do niego, Kontakty utworzone przez użytkownika, Kontakty przypisane do użytkownika.

Co więcej, praca z Kontaktami może być ograniczona pod wieloma względami po prostu poprzez użycie uprawnień dla każdej roli.

Wypróbuj Easy Project w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

Pełne funkcje, ochrona SSL, codzienne kopie zapasowe w Twojej geolokalizacji