Dlaczego kierownicy projektów powinni być liderami w komunikacji

12/14/2021
6 minut
Jakub Załowicz
W sieci znajdziesz setki artykułów na temat komunikacji między członkami zespołu pracującymi nad projektem. Jednak w tej radzie trzymamy Cię z dala od ogólnych definicji i raczej przejdziemy bezpośrednio do tego, jak reagować na wyzwania komunikacyjne, które codzienne zarządzanie projektami niesie Tobie i Twojemu zespołowi.

Wyzwanie nr 1 – Przywództwo w komunikacji

Jako kierownik projektu musisz wcielić się w rolę lider komunikacji. Powód: jesteś jedyną osobą, która ma kontakt ze wszystkimi członkami zespołu – czyli najprawdopodobniej istnieją „nieistniejące kanały komunikacji” pomiędzy niektórymi członkami zespołu (np. studio drukarskie – copywriter | projektant UX/UI – dostawca sprzętu | projektant wnętrz – dostawca AC).

Jest popularny 7Cs definicja komunikacji mówi, że komunikacja powinna być jasna, zwięzła, konkretna, poprawna, spójna, kompletna i uprzejma. Zmniejszysz prawdopodobieństwo nieporozumień, stosując się do tych 7C w swoich wyjściach, ale w tym samym czasie, nie należy oczekiwać, że inni członkowie zespołu również będą przestrzegać tych zasad.

Jako lider komunikacji nie daj się złapać w pułapkę zostania „szefem działu skarg”. Nasza dobra rada to: jeśli jest coś niejasnego między członkami zespołu, szybko to rozwiąż, organizując wspólne spotkanie lub rozmowę online. Czasami lepiej jest pozwolić, aby ludzie z różnych brzegów stworzyli most, niż samemu stać się mostem.


„Jeśli jesteś pomiędzy kłótnią dwóch podmiotów w swoim zespole,
zorganizuj wspólne spotkanie/rozmowę, aby jak najszybciej rozwiązać problem.”


Wyzwanie #2 – Sposoby i organizacja komunikacji (zwłaszcza dla drużyn 3+)

W naszym artykuł o ustalaniu zasad dla domowego biura, zaproponowaliśmy 6 sposobów komunikacji, które sprawiają, że zarządzanie projektami jest płynne, a ludzie w zespole są szczęśliwi i skuteczni – rozmowa telefoniczna, zaplanowana rozmowa online, czat, czat grupowy, wspólny kalendarz i narzędzie do zarządzania projektami. Od tego czasu niewiele się zmieniło (poza tym, że teraz mamy świetną intuicję Aplikacja mobilna Easy Project) i niniejsze zasady dotyczą współpracy wewnątrzzakładowej w pełnym wymiarze godzin, zdalnej lub połączonej między członkami zespołu. Ale nadal bądź ostrożny – ważne jest, aby ustalić zasady, w którym przypadku korzystać z którego z tych kanałów.


Wyzwanie nr 3 – Komunikacja jako motywacja do napędzania postępów projektu

Wykorzystywanie umiejętności miękkich to nie tylko mówienie ludziom, że wykonali dobrą robotę (choć to też jest ważne). Przyjrzyjmy się głębiej:

1. Poinformuj swój zespół. Wyobraź sobie to jako codzienną gazetę informującą wszystkich członków zespołu na bieżąco. Znajdź swój czas (i odpowiedni kanał komunikacji na takie podsumowanie, np. e-mail lub czat grupowy), aby poinformować swoich ludzi o tym, co udało się osiągnąć w ciągu dnia. Jest to szybki i inteligentny sposób na utrzymanie optymistycznego tempa i sprawienie, by ludzie poczuli, że projekt idzie do przodu. Motywacja/zabawny/poważny ton głosu (i ilustracje) zależą od Ciebie.


„Po każdym sprincie pokaż ludziom, co udało Ci się ukończyć
– utrzymaj tempo, utrzymując wszystkich na torze.”


2. Daj ludziom możliwość mówienia. Jedną z najłatwiejszych, ale często zapominanych sztuczek, aby zaangażować ludzi w dyskusję, jest zapytanie ich o opinię na temat tego, co właśnie usłyszeli. Skieruj swoje pytanie do konkretnej osoby, aby uniknąć cichych chwil, kiedy wszystko wydaje się idealne, a później Twoja skrzynka pocztowa zapełnia się niechcianymi notatkami. Wiele problemów można rozwiązać i uniknąć dzięki szybkiej dyskusji twarzą w twarz (lub online) między członkami zespołu.

3. Pokaż swojemu zespołowi, co się dzieje. Liczby i dane też mówią. Co więcej, jest to język, w który trudno wątpić. Od czasu do czasu zaproś swój zespół i/lub interesariuszy oraz klientów na małą prezentację. Kup kawę i przekąski i pokaż im swój świat – postęp projektu w wizualnych i kolorowych wykresach i statystykach. Pomaga im to spojrzeć na projekt z innej perspektywy, a także pomaga, ponieważ ludziom łatwiej będzie wyobrazić sobie, na czym właściwie polega Twoja praca (nie każdy wie, zaufaj nam!).


Wyzwanie #4 – Ogólne usprawnienie komunikacji w zwinnych zespołach

To ma wiele wspólnego z pierwszym i drugim wyzwaniem; nadaj mu zasady. Ludziom trzeba po prostu kierować, nawet jeśli chodzi o komunikację. Świadomie lub podświadomie polegają na Twoim przywództwie, a Ty musisz uzbroić je w zasady, kanały komunikacji, a także umiejętności miękkie. Również, niech funkcje PM mówią same za siebie – udostępnij wykres Gantta projektu swojemu zespołowi, a także WBS od pierwszej burzy mózgów lub spotkania inauguracyjnego.


Wnioski

Istnieje kilka wskazówek i trików dotyczących dobrej komunikacji, ale kierownicy projektów po prostu nie powinni oczekiwać, że wszyscy członkowie ich zespołu będą ich przestrzegać. Dlatego to do Ciebie należy wprowadzenie i utrzymanie dobrych manier komunikacyjnych oraz wsparcie ich przez technologię – zwłaszcza przez solidne, nowoczesne i wizualne oprogramowanie PM z funkcjami dla lepszej komunikacji. Proś innych i zachęcaj ich do mówienia. Już w trakcie pierwsza burza mózgów, wyjaśnij wszystkim, że ich opinia ma znaczenie. Wszyscy wiedzą, że im lepsza komunikacja, tym lepsza praca.

Oprogramowanie typu „wszystko w jednym” dla nowoczesnego kierownika projektu? Łatwo.

Uzyskaj wszystkie potężne narzędzia do doskonałego planowania, zarządzania i kontroli projektów w jednym oprogramowaniu.

Wypróbuj Easy Project w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

Pełne funkcje, ochrona SSL, codzienne kopie zapasowe w Twojej geolokalizacji