Dlaczego przydzielanie zasobów ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami

Czym jest alokacja zasobów i jak to robisz?

Pomyśl o alokacji zasobów jako procesie przypisanie właściwych zadań do odpowiednich zasobów. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność (zarówno czasową, jak i finansową) prac nad Twoim projektem. Jeśli nie zostanie to zrobione dobrze, możesz napotkać nieoczekiwane problemy w przyszłości, które spowalniają Twój projekt.

Gdy masz wystarczająco dużo przyzwoitych informacji o zakresie nadchodzącego projektu, możesz wprowadzić Faza planowania zasobów. Dlatego nasza pierwsza rada brzmi: jeśli już korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, sprawdź jeszcze raz, czy zawiera zasoby planistyczne. Jeśli nie, jedną z opcji jest zakup dodatkowego narzędzia tylko do planowania zasobów. Zalecamy to jednak tylko w przypadku, gdy Twój zespół składa się z dwóch do trzech osób.

Dla średnich i większych zespołów, najłatwiejsza i najczystsza rzecz, jaką możesz zrobić to zdobyć kompleksowe narzędzie do przydzielania i planowania zasobów a następnie zarządzanie projektami.

„Dobra alokacja zasobów skutkuje pracą odpowiednich ludzi
o właściwych zadaniach z efektywnie zaplanowanym czasem –
zarówno pod względem finansowym, jak i merytorycznym.”

Alokacja zasobów przed i w trakcie prac projektowych

Możesz przydzielić zasoby do swojego projektu tylko wtedy, gdy wiesz, z czego składa się projekt i masz jasny przegląd możliwości swoich zasobów. Tak więc istnieje kilka działania, które należy podjąć przed rozpoczęciem alokacji:

1. Podziel swój projekt na mniejsze, możliwe do dostarczenia zadania. Innymi słowy, utwórz strukturę podziału pracy (WBS), aby zobaczyć przybliżoną liczbę poszczególnych zadań i związek między nimi.
2. Sprawdź dostępność swoich zasobów aby sprawdzić, czy oszacowanie czasu Twojego klienta jest realistyczne.
3. Jeśli udostępniasz swoje zasoby w wielu projektach (członkowie Twojego zespołu są również częścią innych zespołów w Twojej firmie), użyj Globalny Gantt aby uzyskać pełny obraz. Na koniec omów możliwości z innymi kierownikami projektów.

Po wykonaniu tych trzech kroków możesz przydzielić swoje zasoby i przydzielić im zadania. Po rozpoczęciu projektu nieuniknione jest: śledź wydajność swoich zasobów i reaguj na nie. W przypadku codziennych zadań – i nieoczekiwanych sytuacji, które przyniesie zarządzanie projektem – będziesz musiał przestrzegać dwóch innych, bardziej szczegółowych zasad:

4. Sprawdź status i dostępność zasobów w kluczowych fazach projektu – ważne spotkania, kamienie milowe czy daty uruchomienia. Zwłaszcza w sytuacji „płomienia”. W tym celu zawsze możesz pracować z aktualnym stanem swoich zasobów w Funkcja panelu obecności.
5. Wyprzedź nieprzewidywalne. Do zachowaj kontrolę nad możliwościami swoich zasobów i ich plany, musisz być w stanie zobaczyć i zatwierdzić swoje wolne dni (biuro, zwolnienie chorobowe, urlop, biuro domowe itp.).

Konkretne funkcje i najlepsze praktyki ułatwiające przydzielanie zasobów

Plan generalny zarządzania zasobami

Tutaj możesz zobaczyć wszystkich użytkowników i wykorzystanie ich czasu w nadchodzących dniach, tygodniach lub miesiącach. Kolory wskazują na obciążenie użytkownika – dostępne, optymalne wykorzystanie lub przeciążenie pracą. Bezpośrednio w obrębie Narzędzie Planu Głównego Zarządzania Zasobami, możesz np. wydłużyć czas wykonania określonego zadania, a nawet przydzielić go komuś innemu. W związku z tym, planując przyszły projekt, łatwo unikniesz przeciążenia swoich zasobów.

„Alokacja zasobów ogranicza wspólne”
problemy – niedostateczne lub nadmierne wykorzystanie Twojego
graczy zespołowych – do minimum.”

zasób Dashboard

Planując zasoby, niezbędne jest: unikaj rozbieżności w alokacji. zasób Dashboard rozwiązuje to wyzwanie za pomocą diagramów z wizualizacją wykorzystania czasu pracowników, dzięki czemu można zobaczyć obciążenie pracą osób w całej organizacji. Ponadto pokazuje przegląd typów zadań z największą liczbą przydzielonych godzin i całkowitą liczbą przydzielonych godzin.

Podsumowując

Uzyskanie odpowiednich zasobów do wykonania właściwej części pracy nad projektem staje się wyzwaniem — zwłaszcza, gdy wiele zespołów w organizacji dzieli członków zespołu. Ponieważ przed samą alokacją należy podjąć niezbędne kroki w zakresie zarządzania projektem, najlepiej jest uzyskać wszystkie nowoczesne narzędzia do zarządzania zasobami w ramach jednego oprogramowania PM. W ten sposób unikniesz ewentualnych błędów i powtarzania czynności.