Jakich zmian należy się spodziewać w zarządzaniu projektami w 2021 roku: kilka przemyśleń na temat biura domowego, strategii i wodospadów

Zabawne, bo Project Management nieustannie się rozwija, aw tym roku zdecydowanie przyspieszyło kilka zmian. Podczas gdy niektóre metody są bardziej przydatne niż kiedykolwiek, inne okazują się już nieskuteczne. Dowiedz się, jakich zmian możesz się spodziewać i jak się do nich przygotować.

1. Więcej ludzi „homeofficing” - czy to dobrze czy źle?

Często słyszymy, że praca w domu to nowy trend. To nie jest do końca prawdą. Wiele firm od lat korzysta z biura domowego (lub częściowego biura domowego) dla swoich pracowników. Trend polega raczej na akceptacji pracy w domu jako konieczności ze względu na Covid-19.

W tej chwili wiele osób z zadowoleniem przyjmuje tę zmianę. Ale szczerze mówiąc, po roku możemy zobaczyć tego typu reklamy: niesamowite korzyści! Stara, dobra, klasyczna praca w biurze, w której można spotkać ludzi osobiście. Ponadto kierownicy projektów postrzegają pracę w domu z innej perspektywy, zadając sobie pytanie: W jaki sposób będę w stanie skutecznie koordynować swój zespół i dostarczać na czas? Oto kilka pomysłów dla Ciebie:

• Postępuj zgodnie z pomysłami z pierwszej ręki - np. jak nasz kierownik projektu rozwiązał problemy za pomocą organizowanie czatów i zmiana harmonogramu spotkań,
  
• Wyeliminuj swoje zmartwienia z perfekcyjne zarządzanie czasem i organizacja czasu - dokładne śledzenie czasu i szczegółowe raporty dotyczące czasu,
  
• Zastosowanie Kalendarz do planowania spotkań - zobacz, kto i kiedy jest dostępny i zaplanuj wszystkie ważne spotkania (np. spotkanie etapowe) z wyprzedzeniem,
  
• Aby zmniejszyć liczbę niepokojących powiadomień z poczty e-mail, aplikacji do czatu i telefonu komórkowego, trzymaj całą swoją komunikację w tym samym miejscu. Skorzystaj z narzędzia czatu zintegrowanego z oprogramowaniem PM.

A co z pracą zdalną? Ignorowanie tego nie byłoby mądre, tak samo automatyczne traktowanie tego jako korzyści. Dla kierowników projektów ważne będzie odpowiedzialne przygotowanie się do tego. Aby to zrobić, użyj odpowiednich narzędzi, ustal jasne zasady (i być może także nowe) w zespole i ujednolicaj komunikację na jak najmniejszej liczbie kanałów.

2. Gdy dotrzesz do wodospadu, zacznij biec sprintem

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, czy lepiej być elastycznym, czy trzymać się planu bez względu na wszystko? O zarządzaniu projektem „pojedynku stylów” - Agile vs. Waterfall - pisaliśmy w przeszłość i to był remis.

Jednak większość ekspertów wypowiada się za zwinne zarządzanie. Uważamy, że to połączenie tych dwóch podejść wskazuje na trend.

„Wodospad nie zniknie. Trend
będzie połączenie tego ze zwinnym podejściem ”.

Agile - gdy nie znasz szczegółowo indywidualnych wymagań i zakresu projektu, czy ostatecznej formy produktu, musisz być elastyczny.

• Projekt dzielisz na sprinty, z których każdy składa się z indywidualnych zadań. Sortujesz je według priorytetów, a następnie Twój zespół zaczyna nad tym pracować;
  
• Ciągle otrzymujesz informacje zwrotne na temat poszczególnych produktów / dostaw, dzięki czemu możesz je włączyć bezpośrednio w fazie rozwoju;
  
• Coraz więcej klientów przyzwyczaja się do zwinnego zarządzania projektami;
  
• Opiera się na komunikacji interpersonalnej, która posuwa projekt do przodu.

Wodospad - podając z góry, z czego składa się projekt, ile pracy wymaga i jaki jest zakres.

• Znasz poszczególne dostawy w ramach projektu = znasz jego ustalony zakres;
  
• Zasoby są współzależne (jeśli zadanie A nie zostanie ukończone, praca nad zadaniem B nie może się rozpocząć, jeśli B nie zostanie ukończona, nie możesz przejść do C itp.);
  
• Nadaje się do jasno zdefiniowanych projektów;
  
• Idealny do korzystania z popularnego Wykres Gantta.
  

Combo - gdy niektóre części projektu są jasno zdefiniowane, a inne nie.

• Idealny dla doświadczonych kierowników projektów, którzy są świadomi zalet dwóch poprzednich stylów;
  
• Nadaje się do większych projektów składających się z kilku mniejszych zadań, takich jak kampania reklamowa - możesz zastosować podejście Waterfall dla niektórych popularnych formatów (banery online, spoty radiowe) oraz podejście zwinne dla mniej popularnych formatów (specjalny prezent na konkurs na zamówienie );
  
• Te podejścia można doskonale połączyć z wysoce wizualnymi technikami, takimi jak Kanban or Scrum. 

3. Motywacja na odległość? Integracja! (Lub od projektu do portfela i strategii)

Wraz z rosnącą liczbą firm i osób pracujących zdalnie, nieuchronnie pojawi się kwestia motywacji pracowników. Firmowe śniadanie i pies w biurze to już passé; znacznie większą korzyścią będzie umiejętność słuchania siebie nawzajem i angażować współpracowników w procesy ważne dla firmy.

„Era„ przyjaznego psom ”
typ świadczenia biurowego zniknął ”.

Starsi kierownicy projektów i menedżer portfela powinni (przynajmniej na pewnym poziomie) stać się częścią planowania strategicznego firmy. Dzięki przejrzyste narzędzia i funkcje w nowoczesnym oprogramowaniu, teraz jest to możliwe odczytać ze swoich danych - gdzie są aktualne wątki i jakie możliwości czekają. Weźmy na przykład plik Globalny Gantt albo Panel finansowy - zapewniają obiektywny przegląd stanu zasobów, projektów i pieniędzy oraz stanowią podstawę do planowania kolejnych projektów i głównego kierunku firmy.

Zintegruj swoich kolegów. Dajcie sobie nawzajem możliwość uczestniczenia w czymś większym i angażować zarządzających portfelem - sami mogą wymyślić pomysły.