Jakich błędów należy unikać podczas planowania budżetu projektu

Połączenia budżet projektu organizuje wszystkie kosztorysy w kategorie, a następnie w jeden dokument, który okazuje się być bardzo przydatne na wielu etapach projektu.

Budżet projektu jest jednym z najważniejszych elementów każdego budżetu i słusznie. Sam ten dokument jest używany jako podstawa do wielu decyzji i może odgrywać ważną rolę w określaniu sukcesu projektu. Służy również jako mechanizm kontrolny, który jest używany do mierzenia postępów i kosztów w regularnych odstępach czasu, do analizy wykonania projektu.

Wykorzystywany jest budżet projektu wiele źródeł informacji w tym struktura podziału pracy, informacje historyczne, budżet początkowy, wymagane zasoby, szacunki czasu trwania działań i oczekiwane odchylenia.

Jak przygotować skuteczny budżet projektu?

Biorąc pod uwagę, jak ważna jest rola budżetu projektu, ważne jest, aby budżet projektu był realistyczny i jak najbliżej rzeczywistości. Istnieje wiele sposobów, aby upewnić się, że przygotowałeś pomyślny budżet projektu.

1. Określ odpowiednią technikę

Przed przystąpieniem do przygotowania należy określić odpowiednią technikę dla budżetu projektu. W zależności od Twojej analizy rodzaju, charakteru i celów Twojego projektu, możesz zdecydować się na estymacja analogów, estymacja odgórna i/lub estymacja parametryczna.

Chociaż jedna z tych technik może działać lepiej w przypadku określonego projektu, ta sama technika może nie być odpowiednia dla innego projektu, który ma inny charakter. W związku z tym technika, którą wybierzesz dla swojego budżetu projektu musi dobrze pasować do Twojego projektu.

2. Opracuj i zdefiniuj KPI

Budżet projektu jest tylko tak dobry, jak jego Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI). Dobrze zdefiniowane KPI ułatwią Ci monitorowanie i pomiar elementów budżetu projektu. Możesz zasięgnąć opinii ekspertów w ramach swojego projektu i odpowiednio opracować odpowiednie wskaźniki KPI.

3. Wykorzystaj dane historyczne i precedensy

Rozpoczęcie od wykorzystania i wykorzystania wcześniej wykonanego budżetowania i analizy byłoby świetnym pomysłem. Możesz nie tylko szukać inspiracji w technikach, analizach i informacjach, które były używane w poprzednich danych, ale także dowiedzieć się, czego nie robić i jakich błędów unikać w budżecie projektu, nad którym pracujesz.

4. Brak szczegółów

Aby budżet był bardziej realistyczny i dokładny, w tym wszystkie istotne szczegóły i dane są kluczowe. Powinieneś upewnić się, że nie przeoczyłeś żadnych potencjalnych kosztów i uwzględniłeś nawet najmniejsze koszty, ponieważ mogą one okazać się na tyle znaczące, aby w przyszłości wpłynąć na cały budżet.

Umownie, uwzględnienie większej ilości danych / informacji w budżecie sprawia, że ​​jest on dokładniejszy. To powiedziawszy, ważne jest również, aby nie dać się ponieść emocjom i uwzględnić każdą nieistotną informację, tylko ze względu na nią. Spowodowany ograniczenia zasobów i czasu, musisz mieć mocną ocenę, aby zdecydować, co uwzględnić, a czego nie.

5. Przejrzyj i ponownie

Choć budżet projektu może być dokładny, nadal jest to tylko prognoza, która ma tendencję do odchyleń. Nawet jeśli spróbujesz uwzględnić wszystkie potencjalne czynniki, budżet projektu może zostać skonfrontowany z nieuniknionymi i nieprzewidziane czynniki, które mogą wpłynąć na budżet projektu w znacznym stopniu. W związku z tym częste przeglądanie i przeglądanie budżetu jest ważne, a jeśli zidentyfikujesz rozbieżność, należy ją zgłosić odpowiedniej zainteresowanej stronie, aby rozpocząć proces uzgadniania.

Błędy, których należy unikać podczas planowania budżetu projektu

Oto rzeczy, których należy unikać podczas planowania i przygotowanie budżetu projektu, aby był realistyczny, dokładny i ostatecznie skuteczny.

1. Poleganie w dużym stopniu na poprzednich danych

Chociaż wykorzystanie wcześniejszych danych jest uważane za dobrą praktykę, istnieje cienka granica między korzystaniem z nich a całkowitym poleganiem na nich. Polegając w dużym stopniu na poprzednich danych i nie uwzględniając wariancji, wartości w czasie i odpowiednie mnożniki doprowadziłoby ostatecznie do złego oszacowania i niedokładnego budżetu projektu.

2. Niewłaściwe określenie zakresu

Zakres projektu musi być wcześniej jasno określony, w przeciwnym razie może to spowodować problemy z budżetem na późniejszych etapach projektu, gdzie działania naprawcze wiązałyby się z wieloma stawkami. Niekompletna definicja zakresu może skutkować kosztorysy pomijany z budżetu projektu, co budzi poważne wątpliwości co do jego wiarygodności i dokładności.

3. Niedoszacowanie kosztów

Optymizm to dobra rzecz, ale może skłonić Cię do niedoszacowania kosztów i przedstawienia nierealistycznych szacunków. Podczas przygotowywania budżet projektu, możesz chcieć niedoszacować kosztów tylko po to, aby obniżyć szacunki i pomóc w utrzymaniu budżetu projektu w określonych limitach.

Chociaż na krótką metę może ci to ujść na sucho, na pewno wróci, by cię prześladować, ponieważ jeśli twoje szacunki budżetowe są niedoszacowane i niedokładne, będziesz miał trudności z uzyskać dodatkowe fundusze zatwierdzone na dalszych etapach projektu, aby wypełnić luki, których początkowo nie uwzględniłeś.

4. Przecenianie dostępności

Inną rzeczą, która może Ci umknąć podczas planowania budżetu projektu, jest to, że będziesz musiał liczyć się z niedostępnością członków zespołu pracujących nad projektem. Najlepiej byłoby oszacować, że cały zespół będzie dostępny przez 100 procent wymaganego czasu, a Ty będziesz odpowiednio oszacować budżet.

Kompletujemy wszystkie dokumenty (wymagana jest kopia paszportu i XNUMX zdjęcia) potrzebne do 100% dostępności brzmi zachęcająco, w rzeczywistości nie jest to praktycznie możliwe i należy uwzględnić zarówno oczekiwaną, jak i nieoczekiwaną niedostępność członków zespołu i uwzględnić ten czynnik w budżecie projektu.

5. Zapominanie o uwzględnieniu podatków

Chociaż może się to wydawać niewielkim problemem, może to być jego przyczyną znaczne przekroczenia kosztów. Aby przygotować dokładniejszy budżet, należy upewnić się, że wszystkie szacunki i oferty zawierają podatki.