Dziesięć przykazań niezatłoczonego zespołu

To, że nadmierne obciążenie pracą jest coraz większym problemem, potwierdza badanie Deloitte w USA, w którym 64% menedżerów skarży się na przeciążenie ich zespołów pracą. Jakie mogą być konsekwencje takiej sytuacji?

• Obniżona jakość wyników pracy
• Zespół nie dotrzymuje terminów
• Zmniejszona motywacja i proaktywność
• Niekomfortowa atmosfera w pracy
• Zwiększona rotacja pracowników

Dziesięć Przykazań Menedżera

Jak możesz pomóc swojemu zespołowi, by nie czuł się przytłoczony? Po prostu trzymaj się „Dziesięć przykazań niezatłoczonego zespołu”, a Twój zespół będzie pracował swobodnie.

1/Bądź przejrzysty

W wielu firmach znajdujemy „niepotwierdzone projekty”, które odbierają możliwości. Mogą to być zadania osobiste, przeszłe nierozwiązane projekty lub po prostu zadania ad hoc, których chcesz się szybko pozbyć. Ważne jest, aby wszyscy o nich wiedzieli – zwłaszcza ci, którzy planują.

Może to być PMO, menedżer portfela, dyrektor generalny lub menedżer zasobów. Zawsze potwierdzaj wszystkie projekty w firmie. Pomoże Ci w tym na przykład Zwinne zarządzanie zasobami co daje przegląd wszystkich projektów w czasie rzeczywistym. Wszystkie projekty są po prostu układane w stos w tym narzędziu, a inni mogą je łatwo zobaczyć.

2/ Użyj narzędzia do przypisywania projektów

Użyj narzędzia, które pokazuje, które zespoły są już przeciążone i gdzie dostępne są zdolności. Idealne narzędzie do przydzielania projektów jest intuicyjny – nie dodaje pracy i pozwala w każdej chwili zobaczyć status każdego projektu. Ci, którzy potrzebują poznać szczegóły zadań, mogą zajrzeć do poszczególnych projektów.

3/ Podnieś umiejętności swojego zespołu

Czy często zdarzają się zadania, z którymi poradzi sobie tylko jeden konkretny pracownik? Ale co, jeśli jest zajęty innym zadaniem? Zastanów się, czy nadszedł czas, aby przeszkolić innego pracownika, aby projekty nie nawarstwiały się na jedną osobę i nie przeciążały ich. Pomóc może to, że w sekcji „Zarządzanie umiejętnościami” Zwinne zarządzanie zasobami narzędzie, dzięki któremu zawsze możesz zobaczyć aktualne obciążenie członków zespołu.

4/ Nie bój się powiedzieć nie

Czy narzędzie do przypisywania projektów pokazuje konflikty lub przeciążenie zespołu? Nie próbuj wciskać kolejnego projektu w zatłoczony tydzień pracy, konieczne jest przesunięcie pracy na inne tygodnie. Poprawi to nie tylko jakość projektów, ale także nastrój w biurze. Krótko mówiąc, komunikacja jest niezbędna w każdym środowisku pracy, które prowadzi nas do następnego punktu.

5/ Nie lekceważ komunikacji

Często podejmujemy się większej liczby projektów niż powinniśmy. Wynika to ze słabej komunikacji. Słuchanie członków zespołu jest niezwykle ważne, aby ustalić realistyczne terminy, oszacować, ile pracy można wykonać, i dostarczyć dokładne informacje wszystkim stronom. The Narzędzie do sprawnego zarządzania zasobami pomoże Ci z widocznością i komunikacją między zespołami na temat stanu zdolności.

Zwinne zarządzanie zasobami

6/ Nie ustalaj nierealistycznych terminów

Opanowanie trudnego harmonogramu zaczyna się od realistycznego terminu. Zawsze licz na nieoczekiwane opóźnienia, informacje zwrotne i nie zapominaj o „buforze” – czasie nieoczekiwanych zdarzeń. Zbyt mało czasu na wykonanie zadania obniża również kreatywność pracowników.

7/ Ustal priorytety

W trakcie projektu łatwo pogubić się w priorytetach. Miej swoją lista priorytetów pod ręką przez cały czas i nie zapomnij regularnie do niej wracać. Co więcej, w Easy Project masz zawsze pod ręką wszystkie swoje priorytety dzięki osobistym pulpitom nawigacyjnym.

8/ Nie zapomnij pochwalić

Motywacja i zaufanie potrafią zdziałać cuda. Niech pracownicy wiedzą, że doceniasz ich pracę.

Okaż im zaufanie, na przykład, pozwalając im samodzielnie zaplanować swoją pracę. To prowadzi zespoły do ​​indywidualnej odpowiedzialności.

9/ Podziel duże zadania na małe

Zawsze dziel projekty na podzadania, na przykład używając Narzędzie WBS. To sprawia, że ​​projekt wygląda na łatwiejszy w zarządzaniu i pomaga pracownikom szybciej go ukończyć, ponieważ motywuje ich do obserwowania postępów.

10/ Skup się na odpoczynku

I tylko swoje, ale także swoje zespoły”. Unikaj niepotrzebnej komunikacji w pracy po godzinach, a jeśli ktoś planuje wyjazd na wakacje, nie powinno to oznaczać, że musi więcej pracować przed wyjazdem. Jeśli to możliwe, zachęcaj do elastyczności i pracy w domu.

Podsumowanie: Żegnaj przeciążony zespół

Dobre zbalansowanie rzeczy i nauka, jak nie przeciążać swojego zespołu, może być trochę trudne. Ale jeśli przestrzegasz „dziesięciu przykazań menedżera” i pamiętasz o regularnym kontaktowaniu się ze swoim zespołem, jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia idealnej organizacji pracy. Odkryj nowy Easy Project 12, który zawiera odpowiednie narzędzia musisz to zrobić.