Rozpocząć ten projekt czy nie? Jak poznać potencjał finansowy projektu dzięki analizie kosztów

Aby warto było zainwestować w projekt czas i energię, trzeba mieć pewność, że nie tylko będzie fajny, ale i przyniesie zysk. A analiza kosztów pomoże Ci to zapewnić od samego początku.

Co to jest analiza kosztów i dlaczego należy to robić

Krótko mówiąc, jest to porównanie kosztów projektu i przychodów, które projekt przyniesie firmie po pomyślnym dostarczeniu. Przyda się zwłaszcza w przypadku małych i średnich projektów, których realizacja nie trwa zbyt długo.

Aby upewnić się, że utrzymasz zdrowy przepływ pieniężny, trzeba myśleć zarówno o zarobkach, jak i okres zwrotu. (Aby uniknąć bankructwa w oczekiwaniu na opłacenie faktury - pamiętaj o prawidłowym ustaleniu terminu płatności!)

Krótko mówiąc: główną zaletą analizy kosztów w zarządzaniu projektami jest to, że zyskujesz podejście systemowe za pomocą którego możesz określić:

• czy projekt jest finansowo zdrowy, możliwy do obrony i wykonalny oraz na jakich warunkach,
• Wzajemne porównywanie potencjału finansowego projektów, co pomoże w podjęciu decyzji o portfolio projektów.

Kiedy przeprowadzać analizę kosztów

Oczywiście zanim dasz zespołowi zielone światło. Ale uważaj - ponieważ projekt stale się rozwija, należy regularnie aktualizować analizę. Zwłaszcza jeśli zarządzasz projektem za pomocą zwinna metoda a na drodze do produktu końcowego szykują się nowe zadania i wyniki.

W takim przypadku jest całkiem możliwe, że wynik analizy będzie się wahał. Dlatego ustal granicę (w procentach), aby określić, co jest tylko odchyleniem w obliczeniach podczas regularnego sprawdzania, a kiedy jest już sygnałem ostrzegawczym, że coś jest nie tak.

Aby upewnić się, że Twój projekt jest jak najbardziej zdrowy finansowo już w fazie przygotowań, użyj narzędzia zarządzania finansami – postępuj zgodnie z tymi pięcioma krokami, w tym Analiza kosztów.

1. Przygotuj strukturę podziału pracy – w celu przygotowania sensownego planowania finansowego dla Twojego projektu, musisz najpierw wiedzieć, z czego składa się projekt. Dlatego zwołaj swój zespół, zrobić uczciwy WBS (Struktura podziału pracy) i podziel duży projekt na kilka mniejszych dostaw.
2. Przygotuj strukturę podziału kosztów - dzięki CBS (Struktura podziału kosztów), możesz zobacz i zarządzaj finansowaniem projektu w Easy Projects, m.in. konkretne zadania, bezpośrednio z perspektywy stworzonej w poprzednim kroku mapy myśli.
   
3. Przygotuj Budżet Projektu – tutaj możesz zobaczyć szczegółowa relacja między a potencjalnymi przychodami, dzięki czemu możesz albo przekazać budżet kierownictwu do akceptacji, albo przedyskutować swoje obawy dotyczące zwrotu prac i zmodyfikować/odrzucić projekt.
4. Czy Twoja analiza projektu sprawdziła się znakomicie? Gratulacje! Możesz teraz zacząć przygotowanie oferta cenowa dla klienta.
5. Po zatwierdzeniu ceny możesz rozpocząć pracę nad projektem. Potem przychodzi ciągłe stopniowe monitorowanie finansowania projektów i późniejsza aktualizacja analizy w trakcie sprintów.

A co z wyjątkami?

Tam jest trochę. W przypadku niektórych projektów jest to jasne na początku Planowanie finansowe że wydatki znacznie przekroczą przychody. W rzeczywistości jednak nawet projekt przynoszący straty może być postrzegany jako inwestycja - zwłaszcza jeśli spojrzymy na to w perspektywie długofalowej strategii.

Na przykład agencje kreatywne zwykle pracują dla różnych organizacji non-profit lub organizacji charytatywnych za symboliczną sumę lub pro bono, ale projekty mogą pomóc poprawić wizerunek i stworzyć niezapomnianą i silną kreację. Może to następnie przyciągnąć do agencji nowych klientów.

Dobrym przykładem są przetargi – klient często wyznacza bardzo napięte terminy. Jako kompetentny kierownik projektu musisz: szybko znajdź zasoby i zrób projekt flash. Nagroda za udział w przetargu jest zwykle symboliczna (lub wręcz żadna), a sam „przetarg” jest więc wysoce niekorzystny z punktu widzenia analizy kosztów.

Jednak gdy pokonasz konkurencję swoimi pomysłami i rozwiązaniami, zyskujesz nie tylko nowe źródło finansowania, ale także możliwości rozwoju biznesu i wszystkich członków zespołu.

Podsumowanie

Analiza kosztów i korzyści powinna być jednym z pięć kroków niezbędnych dla dobrej kondycji finansowej projektu. Wykwalifikowany kierownik projektu jest nie tylko „wykonawcą zadania”, ale jeszcze przed rozpoczęciem pracy myśli o finansowych i strategicznych korzyściach projektu.

Aby przygotować rzetelną, opartą na danych analizę, najłatwiej i najskuteczniej jest użyć połączonych ze sobą narzędzi do zarządzania projektami - zwłaszcza WBS i CBS. Nawet jeśli analiza wypadnie dobrze dla Twojego projektu, trzeba ją powtórzyć i zaktualizować, szczególnie dla projektów zarządzanych metodą zwinną.