Ryzyka się różnią — różne pułapki w zarządzaniu projektami: kilka wskazówek dotyczących łatwiejszego zarządzania ryzykiem dzięki skutecznej dystrybucji ryzyka

Kiedy robisz to od samego początku, możesz łatwiej i bardziej przejrzyście zarządzać ryzykiem. Nauczymy Cię, jak dzielenie zagrożeń i dobre planowanie może pomóc w realizacji projektu bez przykrych niespodzianek.

Zapobieganie jest zawsze znacznie lepsze niż konieczność gaszenia pożarów. W związku z tym, żaden kierownik projektu nie powinien rozpoczynać nowych projektów w czasie kryzysu koronawirusowego bez rzetelnej identyfikacji i oceny możliwych zagrożeń.

Oczywiście nie wszystko da się zaplanować – rok 2020 wyraźnie nam to pokazał. Ale na przykład rozwój kryzysu koronawirusowego i jego wpływ na biznes to coś, co można uwzględnić w identyfikacji ryzyka w tym roku.

Aby uniknąć sytuacji, w której ilość potencjalnych zagrożeń tworzy chaos, dobrze jest zorganizować je na początku – najlepiej, korzystanie z narzędzia, które sprawia, że ​​wszystkie ryzyka są przejrzyste. To w końcu powinno być częścią twojego planu zarządzania ryzykiem projektu. Przyjrzyjmy się zatem podstawowym rodzajom zagrożeń i ich rozkładowi.

 

1. Pion Podstawowy – Ryzyka Wewnętrzne i Zewnętrzne

Niektóre z ryzyka wewnętrzne są prawdopodobnie bardzo dobrze Ci znane. Stykasz się z nimi przy każdym projekcie, więc powinieneś wiedzieć, jak na nie odpowiedzieć. Być może właśnie pamiętałeś kolegę, który przygotuje idealny projekt do nowej aplikacji, ale zajmie mu to o jedną trzecią dłużej niż obiecał podczas WBS.

Trudny powrót do rzeczywistości po corocznych marcowych wakacjach na nartach prawdopodobnie nie będzie dla Ciebie odpowiedni skrupulatnie zaplanowany Gantt. Ogólnie rzecz biorąc, ryzyko wewnętrzne jest dla Ciebie łatwiejsze do złagodzenia lub wyeliminowania.

Ryzyka zewnętrzne, natomiast pochodzą spoza firmy i jako kierownik projektu możesz mieć na nie wpływ w niewielkim stopniu lub wcale. "W nocy maszyna utknęła i nie możemy wysłać materiałów na czas, ale dopiero w przyszłym tygodniu, kiedy zostanie naprawiona przez firmę z Niemiec, która jest jedyną lokalizacją z licencją."

Nie, że tego Ci życzymy, ale podobną rozmowę przynajmniej raz przeżywa kierownik projektu. W końcu jedno takie ryzyko zostało w pełni zademonstrowane na całym świecie w tym roku.

 

2. Trzy obszary, w których najczęściej manifestują się zagrożenia – koszt, czas i wydajność

Wszystko to zagraża Twojemu budżetowi, a zdolność do zarządzania projektem zgodnie z zatwierdzonymi finansami to ryzyko kosztowe. Prawdopodobnie wszyscy jesteśmy zmuszeni od czasu do czasu dostosowywać budżet, aby pozyskać ważnego klienta.

Ale potem, ze względu na obniżoną cenę, zatwierdzasz z klientem budżet, który liczy się tylko z minimalną rezerwą. Dzięki temu nie można sobie pozwolić na prawie żadne błędy czy nieporozumienia w komunikacji, gdyż może to znacząco zagrozić powodzeniu finansowemu projektu.

Projekty ryzyko czasowe dotyczy wszystkiego, co zagraża sprawnemu przebiegowi i terminowej dostawie poszczególnych dostaw. Krótkie terminy prawie nieuchronnie wpłyną na atmosferę w zespole i jakość wyników. Czasami rzeczy zaczynają toczyć się na ciebie ze wszystkich stron, ale oto trzy przykłady, z którymi prawie na pewno się spotkasz:

• „drobne dodatki” od Twojego klienta,

• „choroby” członka zespołu w ostatniej chwili,

• opóźniona dostawa, od której zależą dodatkowe prace projektowe.

Przygotuj scenariusz, jak wyeliminować te problemy, a kiedy się pojawią, jak je zakomunikować.

Niezbędne jest również mówienie o ryzyku wykonania projektów. Na wydajność mogą wpływać zarówno pozytywne, jak i negatywne sposoby, zwłaszcza przez interesariuszy, zespół i zarządzanie oczekiwaniami.

Jeśli nie masz wystarczającego wsparcia ze strony klienta, a jednocześnie koledzy są na skraju wypalenia, a całemu projektowi towarzyszą nierealistyczne wymagania, wydajność będzie się zmieniać, podobnie jak wynik projektu. Dlatego to jest ważne, aby zidentyfikować ryzyko związane z wydajnością w odpowiednim czasie. Ale można to zrobić ładnie – w nowa wersja Easy Project, będziesz mógł zwizualizować poszczególne zagrożenia.

Ułatwia to przypisywanie i dystrybucję zagrożeń w oparciu o ich przypisaną wagę oraz śledzenie zagrożeń. Wtedy zobaczysz, które z nich należy rozwiązać, a które są tylko drobiazgami lub można się nimi zająć później.

 

Podsumowanie

Ryzyka indywidualne nie są autonomiczne; są ze sobą połączone. Ale bez obaw. Jeśli potrafisz ustalić priorytety i uporządkować je, tak naprawdę pozostają one tylko potencjalnymi zagrożeniami wewnątrz Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami.

Aby nadać im odpowiedni priorytet, możesz łatwo przygotować jasną podstawową kategoryzację dzięki narzędziom wizualnym. Wtedy możesz łatwo oddzielić je od problemów projektowych i przygotować plan zarządzania ryzykiem.