Zarządzanie projektami: jak nie popaść w stagnację i iść do przodu w swojej karierze? Kilka wskazówek od starszego PM

To było sześć lat temu, a kandydat na rozmowę kwalifikacyjną jest teraz doświadczonym Senior Project Managerem pracującym dla nas z najnowsze oprogramowanie do zarządzania projektami przy najbardziej skomplikowanych projektach. Napisał dla Ciebie kilka wskazówek, które naprawdę posłużą jako przydatny przewodnik po postępach w zarządzaniu projektami.

W Internecie można znaleźć wiele dobrych i złych artykułów na temat tego, co powinien opanować kierownik projektu. Jeśli szukasz porad dotyczących swojej kariery w książkach lub e-bookach, to prawdopodobnie już wiesz, że lista dostępnej literatury zajmie Ci co najmniej tydzień roboczy.

W tym artykule przygotowaliśmy zatem sprawdzona lista wskazówek i narzędzi które naprawdę mogą pomóc Ci lepiej wykonywać swoją pracę – szybciej, wydajniej, z radością i mniej stresu. Chodźmy!

Umiejętności miękkie – jak ważne są?

Bardzo ważne. W końcu wszyscy przyglądają się postaciom, ale podczas pracy nad projektem wszyscy są ciekawi, w jaki sposób do tych postaci podchodzicie. W sprzedaży mówią, że nikt nie chce robić interesów z negatywnymi ludźmi, to samo dotyczy pracy kierownika projektu.

Ale nie chodzi o to, aby przekształcić się w kogoś, kim nie jesteś – ale raczej rozwijaj umiejętności miękkie, które naturalnie płyną z Twojej natury i stopniowo pracują nad innymi. Oto podstawowe umiejętności miękkie.

1. Komunikacja

Niech żyje prosta, rzeczowa i skuteczna komunikacja! Zaufaj nam, żaden klient, członek zespołu ani menedżer nie sprzeciwi się tym trzem cechom. Jednocześnie ważne jest, abyś dał miejsce na wszystkie powyższe.

Ale uważaj na rozmowę, wideorozmowę czy czat, które przeciągają się już na początku – rezultat zawsze będzie stratą czasu. Dlatego wyznacz sobie cel, który chcesz osiągnąć w każdej komunikacji.

2. Przywództwo

Istnieją niezliczone filmy, książki i blogi dotyczące przywództwa, ale złota zasada, która działa zawsze i wszędzie, to stara znajoma „Prowadzenie przez przykład”. Dlatego często zdarza się, że „atmosfera wokół projektu” (a często sam wynik) jest odzwierciedleniem nastroju kierownika projektu. Śledź projekt, przychodź do pracy na czas, bądź pierwszy na spotkaniach.

Obserwuj, motywuj, chwal, relacjonuj, dyskutuj. Kiedy naprawdę interesujesz się projektem i ludźmi, którzy nad nim pracują, „zarażasz” zainteresowaniem wszystkich wokół siebie. A jeśli ktoś pozostaje odporny, to prawdopodobnie sygnał, że ma problem, a nie ty.

3. Negocjacje

Projekt jest żywym stworzeniem i będziesz musiał o niego walczyć. Nie tylko w rozmowach budżetowych z klientem, ale także wewnętrznie. Być może będziesz musiał zdobyć więcej zasobów lub więcej czasu lub bronić informacji zwrotnych w sprintach.

Podstawowa zasada: każdą bitwę możesz wygrać łatwiej jeśli jesteś uzbrojony w dane. Dzięki danym możesz wygrywać z uśmiechem i bez rozlewu krwi.

Jakie narzędzia i dlaczego musisz kontrolować?

Aby mieć kontrolę nad planowaniem i zarządzaniem projektem, abyś mógł pójść o krok dalej, musisz opanować narzędzia do zarządzania projektami. Na szczęście dostępnych jest kilka zaawansowanych programów i aplikacji, które to umożliwiają.

Najlepsze narzędzie do pracy to taki, który łączy wszystkie ważne funkcje pod jednym dachem – Zaoszczędzi Ci to dużo czasu w organizacji i komunikacji. I to jest dokładnie to, co robi Easy Project.

Na początku wszystko konfigurujesz w przejrzysty i łatwy w nawigacji sposób personalny Pulpit menedżera projektu. Wtedy możesz przygotować się na cztery dodatkowe niezbędne umiejętności!

1. Organizacja pracy i zasobów

Kiedy zaczynasz projekt, zrób wizualną mapę myśli w Struktura podziału pracy (WBS). Twórz go razem z całym zespołem – każdy zobaczy, jakie zadania na niego czekają. W ten sposób od samego początku będziesz wspierać poczucie odpowiedzialności u swoich współpracowników.

Możesz łatwo sprawdzić pojemność Twoich współpracowników lub zasoby w naszym Narzędzie do zarządzania zasobami – głównie w Master Planie Zarządzania Zasobami.

Omów z kolegami czas potrzebny na wykonanie zadań – w ten sposób motywujesz wszystkich do przyjęcia odpowiedzialności. Możesz wizualizować harmonogram projektu w Wykres Gantta i podziel się nim z zespołem.

2. Zarządzanie czasem i Śledzenie czasu

Dostarczenie projektu na czas to bardzo dobry znak Twojej pracy, Biorąc pod uwagę ilość zmian, ryzyko, opóźnienia i nieprzewidziane wydarzenia, dobre zarządzanie czasem może cię uratować. Tor ile czasu Twój zespół spędza nad projektem i ustawić powiadomienia w przypadku przekroczenia limitów określonych w zakresie.

Starsi kierownicy projektów docenią specjalne narzędzie do kontroli i raportowania projektów. ten Narzędzie do zarządzania wartością wypracowaną oferuje natychmiastowe porównanie wytworzonej wartości wraz z harmonogramem i kosztami.

Twoim zadaniem jest również rozsądne zorganizowanie czasu całego zespołu. Wykorzystaj Kalendarz spotkań. Złota rada: jeśli jeden z Twoich członków musi pracować naprawdę sprawnie, po prostu zapełnij dla niego cały dzień we wspólnym kalendarzu – wtedy członek zwykle kończy pracę szybciej niż planowano.

3. Instrumenty kontrolne do zwinnego zarządzania projektami

Zwinne zarządzanie metodą Scrum lub Kanban jest „w”. Napisano na ten temat wiele artykułów, a jeszcze więcej będzie (oto nasz wkład). Większość organizacji IT stosuje zwinne zasady zarządzania projektami, prawdopodobnie w tym Twoi (przyszli) klienci. W Easy Project przygotowaliśmy dla Ciebie panele Scrum i Kanban, między którymi możesz szybko i łatwo przełączać się.

4. Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie – Zarządzanie portfelem

Jeśli jesteś odpowiedzialny za wiele projektów, to oczywiste jest, że udowodniłeś już swoje umiejętności. Jednak zarządzanie portfelem to kolejny poziom odpowiedzialności i wymaga określonych narzędzi. Ale zacznijmy od tego, jak ułatwić sobie pracę – co powiesz na szablon projektu?

Szablony projektów które możesz stopniowo tworzyć i udostępniać w całej firmie, pozwalają zaoszczędzić sporo czasu – nawet przy dużych projektach!

Jako „kierownik wielu projektów” masz dostęp do trzech głównych narzędzi w Easy Project:

• W pełni dostosowany przegląd portfolio, który możesz przekształcić w pełnoprawny raport gotowy do prezentacji,
• Drzewo portfela do szybkiego podglądu wszystkich projektów na pierwszy rzut oka,
• Nowy globalny Gantt, wspierając szczegółowe zarządzanie projektami.

Podsumowanie

Narzędzia, których używamy, zmieniają się wraz z rozwojem zarządzania projektami. W związku z tym, kierownik projektu, który potrafi pracować z narzędziami odzwierciedlającymi te zmiany, zyskuje przewagę konkurencyjną.

Chociaż umiejętności miękkie są istotną częścią (nie tylko) zarządzania projektami, nabierają one siły dopiero wtedy, gdy kierownik projektu może polegać na danych uzyskanych za pomocą narzędzi.

Jeśli chcesz iść naprzód w swojej karierze jako kierownik projektu, zacznij stopniowo i wyznacz sobie cel cząstkowy: szybciej, wydajniej i z wykorzystaniem narzędzi, które sprawią, że Twoja praca będzie bardziej przejrzysta i łatwiejsza.