Budżet projektu — wszystko, co musisz wiedzieć: jak prawidłowo oszacować, stworzyć i zabezpieczyć finansowanie projektu

Doradzimy Ci, jak stworzyć solidne podstawy planowania finansowego kolejnego projektu i zachować przegląd finansów! Niezwykle ważny dla zespołu jest kierownik projektu, który potrafi przygotować solidny budżet.

Ktoś, kto potrafi monitorować i optymalizować budżet tak, aby nie tylko zespół, ale i kierownictwo firmy było usatysfakcjonowane z jego wyników Jest bezcenne. Na szczęście istnieją narzędzia do regularnej kontroli i raportowania – oto ich przegląd, a także kilka zasad, których warto przestrzegać.

Budżety projektów w Easy Project

Co to jest budżet?

Budżet projektu obejmuje szacunkowe koszty niezbędne do uruchomienia i zakończenia projektu, najlepiej w wymaganym przez klienta terminie. Jednakże budżet przygotowany na początku projektu jest zawsze szacunkowy.

To ważne, aby to powiedzieć i zrozumieć dla każdego, kto pracuje nad projektem oraz dla tych, którzy zlecili jego przygotowanie u Ciebie – klientów.

W budżecie projektu należy uwzględnić po prostu wszystko (na przykład kawę, którą twoi kreatywni piją podczas burzy mózgów w kawiarni lub regularne rozmowy telefoniczne z klientem w celu poinformowania go o statusie projektu).

Ten artykuł nie dotyczy jednak szczegółów dużego budżetu; zakładamy, że dysponujesz już np. wykresem godzinowym poszczególnych członków swojego zespołu lub precyzyjnie wyliczonymi kosztami eksploatacji swoich zasobów.

Baner: Jak przygotować i monitorować budżet?

Wskazówka: O czym nie należy zapominać w budżecie?

• Koszty bezpośrednie i pośrednie

• Koszty stałe i zmienne

• Praca i materiały

• Koszty podróży

• Potencjalne wyposażenie i wynajem lokalu

• NOWY! Środki związane z pandemią Covid-19 – takie jak testy

• licencje

Budżety projektów w Easy Project

Krok 1 – Tworzenie budżetu

Kiedy zaczynasz projekt, dobrze jest zrobić a Struktura podziału pracy (WBS). Dzięki temu możesz zobaczyć wszystkie elementy, z których składa się Twój projekt, i zatwierdzić je wraz z zespołem.

Potem przychodzi indywidualne przedmioty' wycena - Struktura podziału kosztów (CBS). Aby Twoja początkowa praca była jak najłatwiejsza, mamy zintegrowane WBS i CBS w jeden moduł w Easy Project, dzięki czemu nie trzeba ręcznie przełączać się między nimi.

Wskazówka: Uwzględnij wszelkie prace lub usługi wykonywane przez podwykonawców w CBS.

Krok 2 – Zatwierdzenie budżetu

Zabieranie świeżo przygotowanego CBS i bieganie prosto do klienta to chyba nie najlepszy pomysł. Najpierw zatwierdź budżet wewnętrznie – na poziomie zespołu, a następnie z kierownictwem. Być może Ty lub Twój zespół o czymś zapomnieliście lub rezerwa budżetowa, na którą liczysz, jest niewystarczająca.

Być jak najlepiej przygotowanym na zarządzanie finansami Twojego projektu i aby budżet był jak najbardziej zbliżony do rzeczywistości, należy porównać go z budżetami poprzednich projektów.

Zapewne nie znajdziesz dokładnie identycznego budżetu, ale z pewnością uzyskasz dane o czymś, co łączy projekty – na przykład o cenie wynajmu sali kongresowej czy o ilości godzin potrzebnych do stworzenia serii banerów. na konferencję.

Wskazówka: Jeśli podczas tworzenia budżetu po raz pierwszy napotkasz coś, zainwestuj swój czas w krótkie spotkanie z kolegami, którzy mają doświadczenie w wycenianiu podobnych pozycji. Lepsze pół godziny na początku projektu niż brakujące pół miliona koron w środku pracy.

Budżety projektów w Easy Project

Krok 3 – Monitorowanie i kontrola budżetu oraz raportowanie

Przygotowanie budżetu to jedno, a co innego to wyobrażać sobie i monitorować, w jaki sposób budżet jest lub nie jest wykonywany, a następnie reagować na czas. Stała i bieżąca kontrola nad swoimi dochodami i wydatkami nie tylko świadczy o Twoim profesjonalizmie, ale jest mile widziana zapobieganie wpadkom.

Aby móc monitorować swoje przepływy pieniężne projektu (w przypadku zarządzających portfelem całe portfolio) mamy kilka wskazówek – większość z nich możesz również wykorzystać bezpośrednio w nowym łatwy projektu:

• Cashflow – dzięki temu monitoruj i regularnie raportuj klientom, kierownictwu firmy i Twojemu zespołowi, jak przebiega Twój projekt przezroczyste narzędzie,
• Regularne spotkania – zarządzanie projektem powinno uwzględniać krótki stan finansów – zacznij od przejrzystego raportowania dla kierownictwa, a dalej informuj o wydatkach na regularnych spotkaniach z klientem,
• Budżet – plan a rzeczywistość – dzięki budżet projektu, będziesz mógł nie tylko harmonogramy godzinowe i alokacje na poszczególne role, a następnie cały budżet, ale także szybko i szczegółowo porównać plan budżetu projektu z bieżącymi wydatkami,
• Kalkulacja ceny projektu – narzędzie, za pomocą którego możesz szybko i dokładnie stworzyć wycenę i opis kalkulacji ceny, a następnie wyeksportować wszystko z Twoim logo do PDF.

Podsumowanie

Mimo, że budżet projektu jest zawsze tylko szacunkiem kosztów, Twoim celem powinno być jak najdokładniejsze jego sporządzenie. Dostępnych jest kilka wypróbowanych i przetestowanych funkcji, które sprawią, że Twój budżet będzie bardziej przejrzysty.

Dzięki temu łatwiej jest Ci obronić budżet przed klientem i zarządem. Jednak jednym z najważniejszych działań kierownika projektu jest kontrola wykonania budżetu na podstawie dokładnych danych.

Dlatego forsuj regularne spotkania na temat stanu finansowego swoich projektów i dostarczaj kompleksowe raporty na ich temat dzięki narzędziom w Twoim oprogramowaniu do zarządzania projektami. Dzięki przeglądowi przepływów pieniężnych nie spotkasz żadnych nieprzyjemnych niespodzianek i wpadek.