Jak pomyślnie przejść na zwinne zarządzanie projektami: co robić (i czego nie robić), aby transformacja zwinna działała?

Ale kierownikom projektów spodoba się przede wszystkim obietnica większego zaangażowania poszczególnych członków zespołu. Ale jak zwykle wszystko zależy od przygotowania.

W kolejnych wierszach pokażemy Ci, jak przejść na zwinny.

Rośnie zwinne zarządzanie projektami – coraz więcej firm przechodzi na nie na całym świecie i wydaje się, że trend ten utrzyma się w 2021 roku. Jednak nie każdy poradzi sobie z przejściem.

Przyczyny niepowodzeń są różne, ale najczęściej jest to brak wiedzy na temat samej metodologii i niedoszacowanie przygotowania do transformacji. Zastanów się, o czym pomyśleć, zanim zdecydowanie zdecydujesz się na zwinne zarządzanie.

 

Agile vs. Waterfall – Clash of Titans (i sposób myślenia)

Podstawą zwinnego myślenia jest podejście iteracyjne – powtarzalne. Tak jest przeciwieństwo modelu wodospadu, w którym drużyna otrzymuje „dokładne polecenie z góry” i musi wykonać je w 100%.

Wręcz przeciwnie, wymagania – historyjki użytkownika, a w dalszej kolejności także rozwiązania cząstkowe – dostawy, powstają dzięki współpracy i komunikacji pomiędzy niezależnie funkcjonującymi zespołami a klientem.

Pod względem czasu praca zespołowa odbywa się w tzw sprinty – krótkie interwały (przeważnie od dwóch do czterech tygodni). Każdy sprint oznacza pracę nad nowym zadaniem, które następnie jest częścią całego wyniku.

Przypisanie może być elastycznie zmieniane i modyfikowane w trakcie procesu, podobnie jak wynik - sprawne zarządzanie jest zatem idealne również do nauki w locie. Często na początku nie wiemy (a nawet nie wiemy), jaki produkt lub rozwiązanie wymyślimy.

Potraktujmy to jako wiele małych, oddzielnych projektów z własnymi dostawami, dzięki którym klient od razu widzi częściowy wynik i może od razu na niego zareagować.

Do finalnego produktu dochodzimy stopniowo, a nie od razu, w sensie „Pracowaliśmy nad tym przez ostatnie sześć miesięcy, oto wynik i wierzymy, że ci się spodoba, bo jeśli tego nie zrobisz, dostaniemy zawału serca”.

Easy Project - Sprint Dashboard

 

Z czym spotkasz się w zwinnym zarządzaniu projektami

Bez względu na powody, dla których przechodzisz na podejście zwinne, oto przegląd podstawowych elementów – i stanowisk – bez których nie możesz się obejść.

• Kanban: Kanban to metoda pierwotnie przeznaczony dla zespołów programistycznych. Jego Funkcjonalność jest obsługiwany przez popularną tablicę Kanban: po prostu „dzielisz” cały projekt na trzy kolumny – DO ZROBIENIA, ZROBIĆ i ZROBIONE. Następnie przenosisz poszczególne części projektu między nimi w zależności od etapu, na którym się znajduje.
  
  W ten sposób ty może łatwo udostępniać, przypisywać i komentować zadania, które mogą obejmować wielu członków zespołu jednocześnie - każdy może szybko zobaczyć, co robić i kiedy jest jego kolej. Tutaj możesz dowiedzieć się, które narzędzie Kanban będzie odpowiednie dla Ciebie, Twojego zespołu i firmy.
  
  
• Scrum: Jeśli wolisz bardziej ustrukturyzowane zarządzanie, oparte na dużej liczbie krótkich sprintów, SCRUM prawdopodobnie będzie dla Ciebie odpowiedni. Jest to najczęściej stosowana metoda w zwinnym podejściu – jej największą zaletą jest to, że: znacznie ułatwia pracę nad projektami.
  
  Podobnie jak Kanban, SCRUM był pierwotnie używany w projektach IT, a obecnie jest stosowany w różnych dziedzinach. Do pracy z SCRUM potrzebujesz oprogramowania SCRUM, a najczęściej będziesz korzystać z pulpitu nawigacyjnego SCRUM.
  
  
• Scrum Master: Osoba, która nadzoruje procesy i procedury, na których pracuje SCRUM, ale jednocześnie jest na tyle wrażliwa i elastyczna, by móc wprowadzać nowe rozwiązania usprawniające pracę, nawet podczas sprintów. Jeśli przechodzisz na system zwinny, te procesy w Twojej firmie powinny być najlepiej skonfigurowane przez kogoś, kto ma już doświadczenie w SCRUM.
  
  SCRUM Master nie odpowiada za sam wynik, ale aranżuje wszystko, co pomaga zespołowi funkcjonować – od efektywnej komunikacji w zespole po wentylację biura. Mistrz SCRUM używa swojego Główny pulpit SCRUM.
  
  
• sprint: Kiedy masz już cały projekt podzielony na kilka mniejszych projektów, nad którymi pracują osobne zespoły, będziesz dostarczać pojedyncze dostawy w tzw. sprintach. (W jednym sprincie możesz zająć się np. zaprojektowaniem logo dla swojego klienta, natomiast całością projektu jest identyfikacja wizualna firmy.)
  
  SCRUM Master będzie nadzorował przebieg sprintów, ale wszyscy członkowie zespołu powinni mieć do nich dostęp. Aby mieć wgląd w to, czy w sprincie wszystko działa tak, jak powinno, skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego sprintu.

 

3 końcowe wskazówki

Pierwsza wskazówka to przejrzystość od początku. Sama natura zwinnego zarządzania opiera się na lepszym przeglądzie i większej niezależności zespołów. Dlatego powiedz głośno i wszystkim, co się stanie. Zmiana struktury pracy i oddanie większej odpowiedzialności w ręce współpracowników może uratować wielu pracowników przed wypaleniem.

Druga wskazówka dotyczy zarządzania zmianą. Jeśli masz już z tym doświadczenie, transformacja będzie dla Ciebie nieco łatwiejsza. Jeśli nie, nie ma problemu. Zatrudnij kogoś z zewnątrz.

Zrozumienie wszystkich procesów w firmie i jej funkcjonowania może zająć miesiąc, ale jako doświadczony mistrz SCRUM, ta osoba od początku stworzy system, dzięki któremu zaoszczędzisz wtedy niesamowitą ilość czasu. I o to właśnie chodzi.

I po trzecie – odpowiedni narzędzie do zarządzania projektami będzie dla Ciebie niezbędna. Oprogramowanie, które jest doskonale przygotowane nie tylko dla samego zarządu, ułatwi przejście na strategię zwinną.

I nie mówimy tego tylko dlatego, że takim narzędziem jest Easy Project. Sami wypróbowaliśmy kilka rodzajów zarządzania projektami i możemy powiedzieć, że… lubię coś o każdym z nich. Na przykład projekt, którego zakres jest precyzyjnie zdefiniowany (budowa nieruchomości lub wdrożenie oprogramowania), lepiej jest planować przy użyciu „klasycznej” zasady wodospadu.

Easy Project łączy zatem obie metodologie i przygotowane dla każdej z nich tablice ogłoszeń. W ramach zwinnego zarządzania będziesz dysponować prostymi narzędziami wizualnymi, takimi jak dashboardy Scrum i Kanban oraz osobisty dashboard Scrum.

 

Podsumowanie

Zwinne zarządzanie projektami jest i będzie trendem w zarządzaniu projektami. Jasne komunikowanie przejścia na nowy sposób pracy będzie miało ogromne znaczenie dla Ciebie i Twoich zespołów, aby jasno zakomunikować przejście na nowy sposób pracy. Abyś mógł odnieść sukces ze swoimi współpracownikami, a jednocześnie dostarczać wyniki dla firmy, upewnij się, że: doświadczony mistrz SCRUM – może być zewnętrznym konsultantem od nas – pomoże Ci w transformacji do zwinnego zarządzania.

Nie zapomnij o wysokiej jakości oprogramowanie projektowe, który ma dostęp do wszystkich instrumentów do sprawnego zarządzania. Jeśli masz dodatkowe pytania, chętnie na nie odpowiemy.