Jak uratować projekt z napiętym terminem: 5+1 wskazówek dotyczących skutecznego rozwiązywania projektów

Najczęściej istnieje ryzyko, że nie będziesz w stanie dostarczyć projektu na czas. Co zrobić w takim przypadku? Zobacz jak podejść do projektu i oszczędzić go kosztem najmniejszych możliwych wyrzeczeń.

Dlaczego projekt się opóźnia?

Powodów, dla których projekt wydaje się zmierzać w złym kierunku, może być wiele (zwłaszcza jeśli chodzi o terminy). Najczęściej jednak odpowiada za nie kierownik projektu – albo on lub ona nie potrafi dotrzymać terminu lub nie docenia fazy przygotowań. Oto krótkie podsumowanie tego, co należy zrobić przed rozpoczęciem pracy nad projektem:

• WBS - Struktura podziału pracy ze wszystkimi członkami zespołu – zobaczysz, z czego składa się projekt i ile czasu zajmie Ci praca nad poszczególnymi elementami.
• CBS - Struktura podziału kosztów – służy jako podstawa budżetu projektu, a następnie jego wstępnego i bieżącego porównywania z rzeczywistymi kosztami.
• Zarządzanie zasobami – używaj go do planowania pracy i rezerwowania zasobów zgodnie z pojemności w czasie rzeczywistym swoich zasobów.

Odzyskaj projekt z powrotem na tor – projekt się zawiesza

Kiedy masz mocno ustaloną datę realizacji projektu którego w żadnym wypadku nie można odłożyć (np. impreza firmowa połączona z konkretną datą i godziną, oficjalne otwarcie hotelu lub prezentacja nowego modelu produkcji na specjalistycznej konferencji, nadszedł czas, aby wykorzystać technikę znaną jako Project Crashing.

„Crashing” projektu brzmi nieco groźnie, ale nie ma się czego obawiać. Wręcz przeciwnie, będziesz miał pod ręką dobre rozwiązanie. Ale ważne jest, aby przygotować się do tego odpowiedzialnie.

Awaria projektu oznacza skrócenie czasu wykonania jednego lub więcej zadań, co również skraca całkowity czas realizacji projektu. Logicznie jednak należy spodziewać się wzrostu wolumenu zasobów, co spowoduje wzrost całkowitych kosztów.

Abyś w końcu mógł zakończyć projekt na czas i jednocześnie z jak najmniejszym wpływem na budżet, postępuj w następujący sposób:

1. Zaktualizuj WBS – zwołaj spotkanie z zespołem, wyjaśnij, dlaczego musisz przygotować plan nowego projektu. Dowiedz się, czy zadania są odpowiednie w zależności od aktualnego podziału pracy, czy też niektóre z nich mogą być połączone w ramach jednego zadania lub nawet całkowicie pominięte.

2. Zaktualizuj Gantta – przenieś zaktualizowaną mapę myśli do wykresu Gantta, abyś mógł zobaczyć związek między zadaniami a czasem. Oszczędzaj czas w Easy Project poprzez automatyczne przekształcenie zmian na mapie myśli w Gantta.

3. Zapoznaj się ze statusem projektów w organizacji - iść przez status projektu w Global Gantt z menedżerem portfela i dowiedz się, czy zasoby mogą zostać przeznaczone na awarię projektu wewnątrz firmy, czy też będziesz musiał zabezpieczyć zewnętrznych dostawców.

4. Zaplanuj koszty nowych zasobów – niezależnie od tego, czy będziesz korzystać z zasobów wewnętrznych, czy zewnętrznych, miej jasny obraz tego, ile będą Cię kosztować i o ile wzrośnie Twój budżet.

5. Przygotuj nowy i zaktualizowany projekt, który będzie zawierał:

• Skorygowane planowanie zdolności personelu – nowe zasoby z którym dostarczysz projekt,
• Zaktualizowano Struktura i budżet podziału pracy,
• Przeprojektowany wykres Gantta na podstawie dwóch poprzednich punktów.

Czy to wszystko? Cóż prawie.

Prędzej czy później każdy kierownik projektu będzie musiał działać jako „strażak” i ugasić płomienie spóźnionego lub nieudanego projektu. Niektóre projekty w pewnym momencie spłoną, inne będą działać bez zarzutu. Zarządzanie projektami również dotyczy być w stanie zakomunikować problem, skonfrontować się z nim a następnie zacznij go rozwiązywać. Błędy się zdarzają, ale dużo gorzej jest się z nich nie uczyć.

Dlatego nie zapomnij trzymać spotkanie po dostarczeniu projektu (tzw. afterwork). Przygotuj listę pytań, odpowiedzi i propozycji rozwiązań, a następnie przekaż wyniki w całej firmie – kierownicy projektów muszą sobie nawzajem pomagać.