Jak monitorować wydajność członków zespołu w erze Home Office?

Pytania w odpowiedzi na Twoje potrzeby i wątpliwości

W przypadku osób pracujących w domu potrzeba narzędzia do monitorowania ich wydajności może być uzasadniona. Nie tylko dla siebie, aby zebrać istotne informacje, które mogą pomóc w opracowaniu rozwiązań „rozwoju zespołu”. To również Twoi klienci mogą kwestionować szacunki, wydany budżet i godziny pracy Twoich zasobów. Musisz być gotowy wesprzyj swoje wypowiedzi danymi.

Z drugiej strony, ludzie nie lubią być obserwowani w trakcie pracy – zarówno osobiście, jak i za pośrednictwem technologii cyfrowych. Ta złożona sytuacja stanowi wyzwanie dla kierowników projektów – najprawdopodobniej będziesz musiał wymyślić rozwiązanie do śledzenia wydajności.

Wcześniej odpowiedz sobie na te pytania:

1. Czy wiem dlaczego i jakie dokładnie dane chcę śledzić?
2. Czy mam „plan wdrożenia” rozwiązania śledzącego – czy wiem, jak wytłumaczyć jego potrzebę członkom mojego zespołu?
3. Czy naprawdę potrzebuję unikalnego narzędzia do monitorowania, czy funkcje monitorowania są już? część oprogramowania PM, z którego aktualnie korzystam z moją drużyną?

Uważamy, że w większości przypadków dobrym rozwiązaniem byłoby zastosowanie solidne oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwiające wszystkim pracującym nad projektem śledzenie godzin.

„Najgorszym pomysłem byłoby monitorowanie
Twoi pracownicy bez ich wiedzy.”

Czujesz się jak Wielki Brat? Bądź ostrożny

Chociaż monitorowanie kolegów z drużyny ma coś wspólnego z ich codzienną aktywnością, nie chodzi o instalowanie telewizji przemysłowej w ich domach i podążanie za wszystkimi ich krokami. Trzeba wziąć pod uwagę zgodność danych (i zdrowy rozsądek) – jedno to monitorowanie, a drugie szpiegowanie. Dlatego dodając zewnętrzne narzędzie do nadzorowania zespołu, upewnij się, że jest zgodny z RODO.

Profesjonalne i etyczne narzędzia zwykle działają na zasadzie monitorowania czas, jaki Twoi pracownicy spędzają na korzystaniu z aplikacji odpowiednich do ich pracy jednocześnie nie zagłębiając się w historię swojej przeglądarki internetowej.

Szczególnie złym pomysłem byłby wtedy: monitorowanie Twoich ludzi bez ich wiedzy. Uczucia nieufności i paranoi i tak się pojawią, ale w ten sposób będą również uzasadnione.

Kilka rzeczy do przemyślenia podczas wdrażania narzędzia do monitorowania:

• Przezroczystość – bądź otwarty ze swoimi zdalnymi pracownikami i powiedz im, że prowadzone są działania monitorujące.
• Podpisywanie dokumentów – zapewnij monitorowanym pracownikom politykę monitorowania w pełni zgodną z RODO i pozwól im ją podpisać, jeśli się z tym zgadzają
• Przetestuj i wyjaśnij – narzędzia służą nie tylko do oglądania, ale także do zbierania danych, które możesz wykorzystać, aby poprowadzić swój zespół we właściwym kierunku. Regularnie pokazuj wyniki monitoringu swoim kolegom z drużyny, przedstaw wnioski
• Optymalizacja – może się również zdarzyć, że nie będziesz już musiał monitorować swojego zespołu lub będziesz musiał zmienić ustawienia monitorowania. Upewnij się, że zbierane dane są odpowiednie i mają sens dla rozwoju Twojego zespołu i realizacji projektu

“Upewnij się, że masz wystarczający projekt
funkcje zarządzania w PM
oprogramowanie, które pomoże Ci wdrożyć
wnioski z wyników monitoringu.”

Ile czasu poświęcamy na rzeczywistą pracę?

Typowy dzień pracy trwa 8 godzin. Ale czy wiesz, ile godzin naprawdę spędziłeś wykonując swoją pracę – pracując nad swoimi zadaniami? Według ostatnie badanie w Wielkiej Brytaniiprzeciętny pracownik biurowy jest produktywny tylko przez mniej niż trzy godziny swojego dnia pracy. Inne studium z USA pokazuje, że to tylko trochę ponad cztery godziny. Pracując w domu, można by się spodziewać, że ta liczba jeszcze się zmniejszy, ponieważ dla wielu z nas zajmowanie się domem jest pracą poboczną.

Z drugiej strony wielu techników i informatyków powiedziałoby, że z łatwością pracują ponad 40 godzin tygodniowo. Wynika to nie tylko z terminów, ale także z tego, że ludzie lubią opracowywać nowe rozwiązania – co zdecydowanie zajmuje więcej niż przeciętny czas pracy. Kochanie tego, co robisz, jest ważnym czynnikiem.

Również w przypadku pracy zdalnej czas pracy jest często rozłożony na cały dzień i nie zawsze pokrywa się z harmonogramem „od 9 do 18”. Pomyśl o tym podczas przeglądania wyników.

Narzędzia, umiejętności i fakty pomocne w monitorowaniu

Niedawno oceniliśmy naszą dużą ankietę* wśród kierowników projektów i liderów zespołów. Wyniki? Zaufanie i odpowiedzialność okazały się najważniejszymi elementami przy zdalnym zarządzaniu projektami. Tak więc, aby monitorować swój zespół w sposób znaczący i bez inwazyjności, musisz krok po kroku zdobywaj zaufanie członków swojego zespołu.

(*Poproś o wypełnienie ankiety raport z ankiety, wyślemy go na Twój e-mail.)

Jedną z części zdobywania zaufania jest: za pomocą wizualnych narzędzi PM do łatwo wytłumacz kolegom z zespołu, jak ich indywidualna praca wpływa na cały przebieg projektu i zadania innych. Oto trzy konkretne wskazówki:

1. Regularnie rób spotkania, rozmawiaj o kamieniach milowych
   Nie ma to jak stara dobra intuicja oparta na komunikacji oko w oko, prawda? Porozmawiaj ze swoim zespołem nie tylko po to, aby uzyskać informacje na temat rozwoju zadań, ale także po to, aby Twoi współpracownicy byli na bieżąco. Utrzymuj te spotkania online skoncentrowane na osiąganiu kamieni milowych (oto mały pomocnik) i daj swoim członkom przestrzeń do zaprezentowania postępów, jakie osiągnęli od ostatniego spotkania. W ten sposób Twój zespół jest zmotywowany do efektywniejszego spędzania czasu.
2. Śledź czas, uzyskaj celowe informacje
   Czas śledzenia jest niezbędny, ale bez oceny nie ma wartości dodanej. Ale z zestaw narzędzi do śledzenia czasu (takie jak tablica rozdzielcza raportów czasowych lub karty czasu pracy dla raportów tygodniowych) wewnątrz oprogramowania PM, zyskujesz odpowiednie dane, które pozwolą Ci lepiej planować, tworzyć dokładniejsze szacunki cen i czasu dla Twoich klientów, a także optymalizować czas Twojego zespołu.
3. Kontrola i raport
   Ponieważ nie chcesz być przywiązany do ekranu i śledzić wydajność członków zespołu w czasie rzeczywistym, skorzystaj z zarządzania projektami funkcje, które wykonują pracę za Ciebie i ostrzec Cię, jeśli coś pójdzie nie tak (lub bardzo dobrze). Wizualizuj dostępne statystyki w postaci wykresów i wykresów za pomocą narzędzi do raportowania, aby łatwiej zrozumieć szczyty i luki produktywności.

Podsumowując

Monitorowanie produktywności Twojego zespołu to uzasadniony krok, nie tylko w erze post-COVID. Musisz jednak korzystać z profesjonalnych narzędzi zgodnych z RODO, a nie z inwazyjnych aplikacji. Również odkąd okazało się zaufanie i odpowiedzialność najważniejsze elementy w zdalnym zarządzaniu projektami, musisz powiedzieć swoim kolegom o monitoringu. To usunie ich potencjał strach przed inwigilacją i wyjaśnij im korzyści, jednocześnie zachowując ich prywatność w 100% bezpieczną. Jednak monitorowanie bez kontynuacji wyników nie ma wartości dodanej, więc: jak najlepiej wykorzystać wyniki monitorowania, musisz połączyć otrzymane dane z zestawem narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami.