Jak najlepiej wykorzystać domowe biuro? 4 praktyczne wskazówki

3/24/2020
1 minut
Jakub Ryba

Mimo że w ostatnich latach biuro domowe stało się powszechnie stosowaną korzyścią, wiele firm wciąż nie wie, jak sprawić, by działało efektywnie. Chociaż wszystko, co musisz zrobić, to trzymać się zasad przewodnich, a Twój zespół lub cała firma może pracować efektywnie jak w biurze.

Jeśli jesteś zainteresowany...

  • Jak zapewnić, że pracownicy nie postrzegaj biura domowego jako święta?
  • Jak skutecznie dystrybuować pracę i motywować ludzi podczas pracy w domu
  • W jaki sposób zapobiegasz swojemu domowemu biuru? zamieniając się w imprezę piżamy na kanapie oglądając Netflix?

... to ten artykuł może być dla Ciebie pomocny do przeczytania.

Podzielę się 4 podstawowymi, bardzo praktyczne porady z mojego punktu widzenia, co znacznie poprawiło wydajność mojego zespołu pracującego w domu.

Każdy z nich mówi o innym obszarze:

  1. Środowisko pracy
  2. Spotkania
  3. Przerwy
  4. Przydział pracy

1. Ubierz się tak, jakbyś miał iść do pracy, i zarezerwuj miejsce do pracy

Na pewno możesz pracować z kanapy lub w łóżku. Jednak skuteczność jest wątpliwa. A doświadczenie mówi nam, że wskaźnik potencjalnego rozproszenia jest bardziej niż prawdopodobny.

Ten punkt może kogoś zaskoczyć, ale okazał się prawdziwy. Odzież ma znaczenie. Niezależnie od tego, czy siedzisz w piżamie, czy w dresie przez cały dzień, wygodne „ubranie domowe” wywołuje uczucia inne niż te, które motywowałyby cię do lepszych wyników. Czy pamiętasz odruch Pawłowa z czasów szkolnych? Kiedy ubierasz się tak, jakbyś szedł do pracy, stwórz wewnętrzny stan, jakbyś fizycznie szedł do pracy. Krótko mówiąc, twój umysł będzie gotowy do pracy.

Możesz łatwo spojrzeć na „strój”. Ale jak to robisz ze swoim zespołem? Mieliśmy małą sztuczkę o nazwie „Pokaż mi swoje spodnie”. Sztuka polega na tym, że podczas spotkania wideo jeden z uczestników często wypowiada to zdanie na początku. Następnie uczestnicy spotkania muszą wstać i pokazać, że są odpowiednio ubrani.

Nie martw się, musisz tylko właściwie wyjaśnić, o co chodzi, po prostu musisz to zainicjować kilka razy, a po kilku spotkaniach inni również to wywołają. Nie musisz im nawet o tym przypominać. Odważę się powiedzieć, że ta nowa rzecz szybko złapie, po prostu dlatego, że jest fajna.


2. Użyj spotkania wideo / połączenia

Komunikacja jest niezbędna. Kontakty z innymi pozwalają utrzymać Cię na dobrej drodze, szczególnie w przypadku długotrwałych okresów domowych.

Wideokonferencje jest zatem idealny. Spotkanie wideo jest bardzo prawdopodobne, że nie ma skuteczniejszej komunikacji niż niekończąca się wymiana wiadomości e-mail.

Kontakt wzrokowy pozwala natychmiast reagować na opinie i emocje innych osób. I nie dostajesz ich do pisemnej komunikacji, bez względu na wszystko. Dzięki temu członkowie zespołu będą mieli więcej motywacji i będzie cię to kosztować znacznie mniej energii.

To samo dotyczy zwykłego połączenia telefonicznego. Możesz odczuć emocje z własnego głosu i możesz natychmiast reagować, w ten sposób możesz utrzymać członków swojego zespołu w „lepszym stanie” i motywować na dłużej.

Oczywiście ważne jest znalezienie równowagi między spotkaniami a samą pracą. W większości przypadków jedno spotkanie koordynacyjne zespołu w tygodniu nie wystarczy. Zalecam częstsze dzwonienie do siebie, pożądane są również krótkie spotkania indywidualne w celu przeprowadzenia burzy mózgów i koordynacji. Każdy musi znaleźć odpowiednią rację dla siebie.

Jakiej aplikacji używać tylko na spotkania? Z własnego doświadczenia mogę polecić Powiększenie który oferuje wiele zaawansowanych funkcji. Jest zintegrowany z Easy Project, co pozwala mi utwórz nowe spotkanie wideo za pomocą kilku kliknięć, nie tracąc czasu na ustawienia. A to oszczędza dużo czasu, jeśli masz kilka spotkań online dziennie.


3. Pamiętaj o znaczeniu robienia przerw

Niektóre osoby są tak pochłonięte pracą, że w końcu pracują bez przerwy nawet przez kilka godzin. Nie jest to jednak idealne. Po pewnym czasie może to prowadzić do przepracowania, co może mieć negatywny wpływ nie tylko na wydajność, ale także na zdrowie w dłuższej perspektywie.

Ten aspekt jest trudny do monitorowania na duże odległości; podczas gdy przerwy są naturalną częścią życia biurowego. Zmiana nawyku nie jest łatwa i tworzenie nowych nawyków zajmuje trochę czasu.

Najłatwiej jest być przykładem dla innych i dzielić się nimi sukcesów - podejścia i metody, które okazały się skuteczne dla innych. Historie sukcesu są atrakcyjne.

Dla mnie, Pomidor technika okazała się działać dobrze. Chodzi o świadome przełączanie się między blokami roboczymi a krótkimi przerwami. Używam go, pracując 45 minut z rzędu, a następnie robiąc kilka minut przerwy. Czasami po prostu spaceruję po pokoju, wypijam szklankę wody lub wyprowadzam psa. W ten sposób unikam utknięcia na jednej rzeczy przez wiele godzin.

Biorąc dystans oferowany przez przerwę, zyskuję więcej energii, gdy wracam do pracy, a nowe pomysły po prostu same się pojawiają. Na początku każdego bloku roboczego określam, co chcę osiągnąć. Nie ważne, czy uda mi się to osiągnąć, czy nie, przynajmniej na końcu bloku wiem, jak spędziłem te 45 minut. I to daje mi cenne informacje zwrotne na temat zarządzania czasem. To jest powód, dla którego używam techniki Pomodoro od ponad 10 lat.


4. Użyj oprogramowania / systemu zarządzania pracą

System informatyczny do zarządzania projektami lub procesami jest korzystny nie tylko dla zdalnego biura domowego, ale docenisz go jeszcze bardziej podczas pracy w domu!

Wyobraź to sobie - gdybyś komunikował się ze swoimi kolegami za pośrednictwem poczty e-mail, byłoby to jak korzystanie ze starej usługi pocztowej podczas prowadzenia projektów, zespołów i biznesu. Może to być skrajne porównanie, ale może na podstawie tego przykładu zdasz sobie sprawę, że nie jest tak daleko od rzeczywistości.

Przykład 1: Ty wysłać e-mail z zadaniem należy to uzupełnić współpracą dwóch współpracowników.

  • Obaj czytają e-mail.
  • Kolega 1 może odpowiedzieć stosunkowo szybko, ale zapomina umieścić Kolegę 2 w CC.
  • To nie ma znaczenia, ponieważ kolega 2 zdał sobie sprawę, że nie wie, jak połączyć się z firmową siecią VPN (która jest dostępna ze względu na bezpieczeństwo biznesowe) z domu, więc w ogóle nie przeczytał e-maila…

Czekaj, czy mówisz, że masz działającą sieć VPN i wszyscy koledzy wiedzą, jak z niej korzystać? Świetny! Przejdźmy do innego przykładu.

  • Kolega 2 mógł przeczytać wiadomość, ale nie otrzymał odpowiedzi od kolegi 1 (nie był w CC).
  • Następnie wiele kombinacji osób, które wysłały wiadomość, do kogo, ile czasu zajęły na udzielenie odpowiedzi i kto jeszcze musiał zaangażować się w rozwiązanie zadania, ile razy informacje zostały utracone lub były niekompletne. Mówimy o reakcjach, które często mogą być opóźnione o kilka godzin.

Przy odrobinie szczęścia będziesz szczęśliwy wykonać zadanie w ciągu kilku dni.

Mówisz, że to przesadzony przykład? Kto nadal używałby poczty e-mail do koordynowania swojej pracy? Uwierz mi, istnieje wiele firm, które nadal zlecają pracę za pośrednictwem poczty e-mail i napotykają problemy takie jak te opisane powyżej.

Być może jesteś w lepszej sytuacji i masz jeden system informacyjny, w którym organizujesz swoje obciążenie pracą. Świetny! Jesteś zdecydowanie lepszy od tych, którzy pracują tylko z pocztą e-mail. Jednak nadal chcę ci pokazać jeszcze jeden przykład ilustrujący doświadczenie wielu firm. Aby to ułatwić, użyję tego samego przepływu, co w poprzednim przykładzie.

Przykład 2: Ty utwórz zadanie w „samodzielnym” oprogramowaniu, to zadanie można wykonać tylko przy współpracy dwóch współpracowników.

  • Oboje czytają opis zadania i zaczynają na nie reagować. Obaj koledzy potrzebują pomocy od kogoś innego (grafika, programista, kolega z marketingu, a nawet klient), aby wykonać swoją część zadania.
  • Kolega 1 nadzoruje komunikację z klientem i musi on otrzymać od niego tekst na stronę internetową. Tak więc wysyła wiadomość e-mail do klienta, który o to poprosi. Klient odpowiada na e-mail po południu, kiedy kolega 1 jest u dentysty, więc może przeczytać wiadomość dopiero następnego dnia. Nowy tekst pojawi się w zadaniu dopiero dzień później.
  • Kolega 2 nadzoruje zawartość strony. Aby zmienić tekst, musi współpracować z kolegą z działu technicznego. Jednak ten dział używa innego systemu informatycznego. Musi więc utworzyć żądanie w swoim systemie, poczekać, aż się zakończy, a następnie samodzielnie zaktualizować zadanie w swoim systemie. Podwój praca = nieefektywna.

Przykład 2 jest nadal bardziej skuteczny niż komunikacja e-mail w przykładzie 1 i tym zadanie zostanie rozwiązane szybciej.

Uważam jednak, że istnieje sposób, aby poradzić sobie z tym jeszcze lepiej - przykład 3.

Przykład 3: Tworzysz zadanie w „zintegrowanym oprogramowaniu”, zadanie to można wykonać tylko przy współpracy dwóch współpracowników.

  • Obaj koledzy czytają opis i zaczynają nad nim pracować. Obaj koledzy nadal potrzebują pomocy od kogoś innego (grafika, programista, kolega z marketingu, a nawet klient), aby wykonać swoją część zadania.
  • Kolega 1 nadzoruje komunikację z klientem i musi on otrzymać od niego nowy tekst na stronę internetową. Tak więc doda klienta bezpośrednio do zadania. Wyśle wiadomość e-mail bezpośrednio z zadania, klient odpowiada, a odpowiedź zostaje zapisana w zadaniu, podczas gdy kolega 1 jest u dentysty (co oznacza oszczędność 1 dnia w porównaniu z przykładem 2).
  • Kolega 2 nadzoruje zawartość strony. Aby zmienić tekst, musi współpracować z kolegą z działu technicznego. Ponieważ dział ten korzysta z tego samego systemu, wymóg i informacje o jego zakończeniu pozostają w ramach jednego zadania (unikając powielania pracy i umożliwiając szybsze dostarczanie pracy).

Czy odczuwasz różnicę między tymi 3 przykładami? Śmiem twierdzić, że te 3 przykłady reprezentują 3 etapy ewolucji, przez które musi przejść każdy, kto chce skutecznie prowadzić działalność i zespoły.

Nie byłem wyjątkiem.

Przykład 1 jest staromodny i nieskuteczny - poczta e-mail nie jest odpowiednim narzędziem do zarządzania pracą, zwłaszcza gdy dotyczy komunikacji więcej niż 2 osób.

Przykład 2 jest lepszy - masz już system informacyjny, co jest świetne. Współpraca w ramach małego zespołu wewnętrznego jest stosunkowo zorganizowana, co pozwala osiągnąć odpowiednie wyniki. Problem polega na tym, że działa tylko w zespole - gdy chcesz zaangażować inne działy, pracowników zewnętrznych lub klientów, nie jest to skuteczne.

Podejście z przykładu 3 to stan, w którym masz jeden system informacyjny dla wszystkich głównych procesów. Każdy na co dzień korzysta z jednego oprogramowania, może nawet współpracować z zewnętrznymi pracownikami i klientami, koordynować pracę z innymi działami. Wszystko działa płynniej.

Muszę wspomnieć, że przy jednoczesnym korzystaniu z więcej niż jednego oprogramowania można je zintegrować. Jednak nie spotkałem się z integracją na takim poziomie, która spełniałaby efektywność jednej zintegrowanej aplikacji, która może to wszystko zrobić (przykład 3).

Osobiście jestem gdzieś pomiędzy przykładami 2 i 3, ze względu na mój udział w kilku projektach.

Patrząc wstecz, mogę powiedzieć, że pracuję w firmie, która korzysta z oprogramowania „wszystko w jednym” (przykład 3) dwukrotne obciążenie pracą niż podczas pracy dla klientów korzystających z wielu programów (Przykład 2). Dzięki integracji wielu aspektów zarządzania biznesem w jednym oprogramowaniu unikamy równoległego tworzenia wymagań w wielu systemach. Dotyczy to również komunikacji e-mailowej - nie trzeba już szukać dawno utraconych informacji w starych e-mailach. A co z planowaniem spotkań? Musisz otworzyć program Outlook, aby zaprosić inne osoby? I spotkania wideo - kolejna aplikacja?

Czy to brzmi znajomo? Wszystkie te działania kosztują cenny czas. Jeśli dodasz go pod koniec dnia, nie będzie to mała liczba. Osobiście korzystam z aplikacji „wszystko w jednym” łatwy projektu od ponad 5 lat i wierzę, że zaoszczędziłem miesiące życia dzięki temu. I to jest dla mnie ważny punkt, aby nadal go używać.


Wróćmy do pracy z domu.

Jeśli przekażesz swojemu zespołowi instrukcję, jak pracować z domu i dasz je praktyczne przykładyjesteś w połowie drogi.

Tylko dzięki praktycznym przykładom będą w stanie zrozumieć czego od nich chcesz i dlaczego - a następnie sami mogą to zastosować. Jeśli uważasz, że moje przykłady są interesujące i pomogłyby ci dostosować się do biura domowego w twoim zespole lub firmie, skorzystaj z nich.

Nauczyłem się także dawać ludziom wystarczająco dużo miejsce na pytania. Prawdopodobnie będą mieli więcej pytań podczas wprowadzania nowych zmian. Odpowiadając na pytania, unikasz dezinformacji, spekulacji i założeń - wszystkiego, co nie jest pożądane.

Wdrożenie biura domowego to nie nauka rakietowa, istnieją sprawdzone i przetestowane procesy. Życzę wszystkiego najlepszego w jego wdrażaniu.

Co o tym myślisz?

Czy masz podobne doświadczenie? Czy masz inne zdanie? Czy jest coś, o czym zapomniałem?

Jeśli chcesz, daj mi znać na temat własnego doświadczenia w zakresie zdalnego zarządzania zespołem. Odpowiem i podzielę się swoim doświadczeniem. Kto wie, może ci to pomoże osiągnąć wyższą wydajność podczas domowego biura. Myślę, że wszyscy będziemy mogli z niego skorzystać w przyszłości.

POKREWNY ARTYKUŁ » Czy biuro domowe jest skuteczne? Wyniki dwuletniego badania.

Wydajna praca w domu? Łatwo.

Uzyskaj wszystkie potężne narzędzia do doskonałego planowania, zarządzania i kontroli projektów w jednym oprogramowaniu.

Wypróbuj Easy Project w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

Pełne funkcje, ochrona SSL, codzienne kopie zapasowe w Twojej geolokalizacji