Jak utrzymać dyscyplinę swojego zespołu z domu: prawdziwa historia, którą podzielił się nasz starszy kierownik projektu

Jak zwiększyć dyscyplinę swoich kolegów w czasach „biura domowego Covid”? Tutaj podzieliłem się 4 zasadami i narzędziami, które pomogły mi przywrócić wszystkich na właściwe tory. Gotowy?

1. Skonfiguruj zasady komunikacji - korzystaj z powiadomień + współdzielonych kalendarzy

Komunikacja w biurze jest szybka. Pytasz - otrzymujesz odpowiedź. Czy nie ma nikogo, kto mógłby odpowiedzieć? Wracasz do pracy i pytasz później.

Cóż, domowe biuro to zupełnie inna historia.

Byłem podłączony do dwóch narzędzi do czatu (tak, ORAZ Facebooka), oprogramowania firmy i mojego telefonu komórkowego. Bombardowane pytaniami, komentarzami i głosami na różnych etapach desperacji nie pomogły mi zachowywać się spokojnie.

Ani moje projekty nie są dostarczane na czas - odpowiadanie na wszelkiego rodzaju zapytania na wielu kanałach oznacza brak czasu na jakąkolwiek sensowną, głęboką pracę. I tam twój projekt utknął w miejscu i zaczyna się droga do piekła.

Same narzędzia nie stanowiły problemu. Brakowało polecenia ich użycia. I tak wymyśliłem te proste zasady:

• Czy to jest pilne? Połączenie.
• Czy chodzi o prace w toku? łatwy projektu (lub twoje narzędzie PM)
• Czy to jest „Gdzie jest?” / 'Jak?' / „Kiedy będzie?” pytanie? Czat grupowy.
• Coś na temat oceny / prezentacji? Zaplanowana rozmowa wideo.
• Osobiste sprawy jeden na jednego? Czat. (Ponieważ każdy premier wyższego szczebla na pewnym etapie swojej kariery zostaje też psychologiem).
• Pytanie o dostępność zasobów? Udostępniony kalendarz. Zapisz, kiedy musisz iść do lekarza, powitać hydraulika lub po prostu ci nie przeszkadzać. Zaufaj mi, to ci bardzo pomoże, zarówno w planowaniu, jak i doraźnych sytuacjach.

Zrobiliśmy „drabinę ważności” i zmieniliśmy przepływ pracy od nieco chaotycznej do prawie gładkiej. Ten pomysł ma naprawdę dużo do zrobienia z prostym szacunkiem - czas wszystkich członków zespołu jest cenny, więc nie przeszkadzajmy, ale współpracujmy. Wszyscy znamy te momenty do zrobienia przez minutę, które prowadzą do 1.5 godziny Twojego dziennego harmonogramu (i które Google mogły z łatwością rozwiązać).

Najlepsza rzecz w tym wszystkim? Od tego czasu, gdy zadzwonił mój telefon, wiedziałem, że to coś poważnego lub dostawa pizzy.

„Używaj logicznych powiadomień, łącz wszystkich z WBS i dostosuj harmonogram spotkań do rzeczywistości domowego biura”.

2. Dbaj o synchronizację i zaangażowanie wszystkich członków zespołu

Jestem „osobą na mapie myśli”. Uwielbiam mapy myśli, ponieważ pomagają mi widzieć moje pomysły ułożone obok siebie. Kiedy mam już gotową mapę myśli, zabieram się do pracy. Jednej rzeczy dowiedziałem się o mapach myśli w czasach Covid? Udostępnij to. A nawet lepiej - używaj go jako tła do spotkań wideo!

Kiedyś tworzyłem plik Struktura WBS dla mojego projektu i zachowaj to dla siebie. Nigdy więcej! Tak, nadal to ja tworzę podstawową wersję WBS, ale potem przychodzi spotkanie zespołu online, na którym razem dodajemy / usuwamy części projektu.

Jak to pomaga dyscyplinie zespołu? Każdy jest zaangażowany od samego początku, każdy czuje się bardziej jak właściciel, a co najważniejsze, każdy członek zespołu widzi, co czeka zespół - jak jego dostawy wpływają na całkowity przepływ pracy.

3. Dostosuj terminy spotkań do rzeczywistości + dwie zasady dla wszystkich spotkań

Spotkania poniedziałkowe były zaplanowane na 9.30:XNUMX. Co zwykle się działo:

• Brakowało co najmniej jednego członka zespołu lub spóźnił się znacznie
• Co najmniej jeden członek zespołu miał „problem z połączeniem internetowym”?
• Spotkanie było zawsze krótsze niż zaplanowano z powodu innych zaplanowanych rozmów

Wynik? Zaginiony poranek | Czasochłonne indywidualne kontrole | Chaos

Moje rozwiązanie? Po prostu odwołałem poniedziałkowe poranne spotkania i zaplanowałem Spotkania w poniedziałek po południu. Czemu? Ludzie po prostu nie byli gotowi, a ponieważ zostali w domu, potrzebowali więcej czasu na indywidualne zorganizowanie. Jak tylko przeszliśmy na popołudnia, wszyscy byli na czas, gotowi i, w cudowny sposób, z działającym połączeniem internetowym.

Dwie zasady dotyczące wszystkich spotkań? i terminów, a, postaraj się mówić krótko i angażować wszystkich uczestników - tak TWOJE spotkania będą ulubionymi dla wszystkich i będą miały sens. (Czy masz też tych kolegów, którzy siedzą cicho przez 30 minut i po spotkaniu zaczynają cię bombardować pytaniami?).

druga, podsumuj wynik. Nie wiem, jak dobre jest twoje narzędzie PM, ale plik Easy Project zamienia wszystko, co wymyślimy podczas burzy mózgów, w zadania. Na przykład: pomysły WBS lub Gantta> zadania na liście kontrolnej PM, więc nie muszę tego robić ręcznie. O tak, i to wszystko dzieje się na żywo.

Bonus pierwszy: nie zapomnij o „dobrej pracy!” Za chwilę

Kiedy zapytałem mój zespół, czego najbardziej brakuje im w pracy w domowym biurze, ich odpowiedź trochę mnie zaskoczyła (choć chyba nie powinna). Informacje zwrotne, oni powiedzieliby. Co za dobry punkt! Zaakceptowanie czegoś to po prostu nie to samo, co pochwała.

Lub, jak powiedział mój grafik: „Czułem się jak maszyna - po prostu dostarczając i czekając na„ krzyż ”lub„ tik ”. Żadnych napiwków na moim ramieniu ani nawet zachęcania do lepszych wyników ”. Jesteś kierownikiem projektu, więc wiesz, jak potężne jest sprzężenie zwrotne broni. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​jest to obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek.