Jak stworzyć działający budżet projektu: 3 konkretne wskazówki + narzędzia do łatwego tworzenia i śledzenia budżetu

Odpowiedzią jest dokładne przygotowanie budżetu. A teraz pokażemy ci jak to się robi (i jak możesz jeszcze lepiej przygotować swój budżet dzięki Easy Project).

Planowanie finansowe to nie tylko „wrzucanie” harmonogramów godzinowych do arkusza kalkulacyjnego Excel i wysyłanie ich do klienta. Z Zarządzanie projektami, musisz pomyśleć o większej liczbie rzeczy, tworząc wykonalny i realistyczny budżet. Z łatwy projektu, nauczysz się liczyć przychody i wydatkipomyśl o zapewnieniu stajni Przepływy pieniężne i bądź pewny kosztów swojego projektu.

1. Bezcenna mapa myśli finansowej

Wychodzimy z założenia, że ​​jako doświadczony kierownik projektu korzystasz z: Struktura podziału pracy moduł (WBS) przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu. Dobrą wiadomością jest to, że bezpośrednio powiązaliśmy ją ze strukturą podziału kosztów (CBS) – moduł struktura podziału finansowego. Dlatego nie jest konieczne ręczne przełączanie między WBS i CBS (wizualne zarządzanie finansami), a zobaczysz duży budżet posortowany w przejrzysty sposób na finansową mapę myśli. To bardzo popularne rozwiązanie wśród naszych klientów, przydatne przy:

• Porównania cen i lepsze negocjacje cenowe

• Uzasadnianie kwoty zafakturowanej klientowi

• Utrzymanie odpowiedzialności cenowej sprzedawców i dostawców

Wskazówka: Jeśli to możliwe, przedstaw klientowi wyższy budżet osobiście. Niektóre elementy z pewnością wymagają wyjaśnienia lub dalszej dyskusji, a Ty i Twój klient z pewnością docenicie brak konieczności wysyłania dziesiątek dodatkowych „wyjaśniających” e-maili.

2. Zatwierdzony budżet – jak go śledzić?

Śledzenie budżetu to coś, czego niedoświadczeni kierownicy projektów nie wykonują prawidłowo. F**k-upy po prostu zdarzają się czasami, ale odłóżmy je teraz na bok. Oto narzędzia, dzięki którym szybko, łatwo i co najważniejsze dokładnie zorientujesz się, co zamierzasz. I stan budżetu twojego projektu.

• Budżet a rzeczywistość – Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, Budżety projektów narzędzie pomoże. Ustawiasz stawki godzinowe na podstawie ról, działań i członków zespołu projektowego, a następnie śledzisz przychody, koszty pracy i ogólną rentowność projektu. Na koniec otrzymujesz przegląd portfela projektów i wystawiasz sprawozdania finansowe.

• Zdrowe projekty tworzą zdrową firmę – dodatni przepływ gotówki = zdrowy projekt lub bezpośrednio zdrowa firma. Dzięki Easy Project możesz monitorować i wizualizować przepływ gotówki w projektach i całej firmie.

• Raporty zysków i strat - dzięki do Panel zestawienia budżetu Budget, zobaczysz różnicę między planowanym a rzeczywistym budżetem w wybranym okresie. Może zatem służyć jako centralna przestrzeń robocza do zarządzania budżetem.

3. Integracja z Twoim obecnym systemem księgowym? Bez problemu.

Jak pozyskać dane finansowe do budżetu swoich projektów? Wprowadzanie ich ręcznie po opłaceniu faktur do systemu księgowego jest wysoce nieefektywne. Eksportowanie i importowanie danych na koniec każdego dnia lub tygodnia stwarza problem z nieaktualnymi danymi w budżetach projektów.

Najlepszym rozwiązaniem jest integracja z systemem księgowym – zautomatyzowany transfer danych i prawidłowy rozdział danych finansowych do każdego budżetu projektu. Zrealizujemy integracja z systemem Zappier dzięki temu będziesz mógł zarządzać budżetami swoich projektów praktycznie w czasie rzeczywistym.

Podsumowanie

Połączone narzędzia do tworzenia i monitorowania budżetu projektu istnieją w Easy Project, dzięki czemu otrzymujesz najważniejszą rzecz – przegląd tego, jak Twój projekt osiąga wyniki finansowe. O finansach trzeba myśleć od początku. Dlatego najłatwiej będzie, jeśli połączysz bezpośrednio strukturę podziału pracy swojego projektu ze strukturą podziału kosztów. Zatwierdzony budżet to połowa sukcesu, druga to odpowiedni nadzór. Miej oko na różnicę między planowanym a rzeczywistym budżetem w wybranym okresie. Aby zminimalizować obawy, zintegruj swój system księgowy z Easy Project.