Jak zautomatyzować obsługę klienta za pomocą łatwego projektu

Jako właściciel dowolnej firmy, niezależnie od skali, w jakiej działasz, obsługa klienta powinna być jednym z twoich kluczowych priorytetów i musisz upewnić się, że Twoi obecni i potencjalni klienci otrzymują pomoc i wskazówki w możliwie najbardziej efektywny sposób.

Co to jest zautomatyzowana obsługa klienta i dlaczego jest ważna?

Powiedziawszy to, ważne jest również, aby zrozumieć, że obsługa klienta jest trudna i nie jest tak łatwa, jak wydaje się, że jest dobrze. Początkowo, nawet najbardziej wydajne ramy obsługi klienta oparte na ludziach mogą się zawalić ze względu na przeciążenie osób potrzebujących pomocy, trudne sytuacje i ciągłą presję czasu, co skutkuje różnymi konsekwencjami wśród pracowników obsługi klienta, w tym zmęczeniem, drażliwością i upośledzeniem zdolności decyzyjnych.

To jest, gdy koncepcja automatyczna obsługa klienta wchodzi w grę. Zautomatyzowana obsługa klienta odnosi się do wykorzystania i włączenia technologii cyfrowych i funkcjonuje w procesie obsługi klienta, aby zredukować element zaangażowania człowieka i sprawić, by ramy obsługi klienta były bardziej niezawodne i niezawodne.

HelpDesk w Easy Project

Powody automatyzacji obsługi klienta

Inwestowanie w automatyzację obsługi klienta Twojej firmy/projektu to coś, czego nie pożałujesz, a zawsze się opłaca, zarówno na krótką, jak i na dłuższą metę. Oto korzyści z tym związane.

1. Wsparcie na żywo przez całą dobę

Klienci nienawidzą godzin pracy, aby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania, a to może być dla nich przełomem. Chociaż jest to ograniczenie w obsłudze klienta opartej na ludziach, możesz łatwo zapewnić, że Twoi obecni i potencjalni klienci będą mogli uzyskać pomoc i odpowiedzi na swoje pytania poprzez zautomatyzowaną obsługę klienta działającą przez całą dobę.

Według Zendeska, przytłaczająca 89% klientów uważa, że ​​szybka odpowiedź na ich wstępne zapytanie jest ważna, co jest możliwe tylko dzięki automatycznej obsłudze klienta.

2. Zmniejszone koszty eksploatacji

Automatyzacja obsługi klienta wymagałaby jednorazowej inwestycji w zakup oprogramowania/sprzętu i zapewnienie szkolenia, ale to wszystko. Możesz obniżyć bieżące wydatki związane z obsługą klienta w znacznym stopniu decydując się na automatyzację.

3. Szybki czas reakcji

Oczywiście zrobiłaby to automatyczna obsługa klienta skrócić czas oczekiwania i odpowiedzi drastycznie, zwiększając swoje szanse na zdobycie klienta.

4. Niezawodność

W przypadku monotonnych zadań, takich jak odpowiadanie na pytania i udzielanie podstawowej pomocy, technologia jest wysoce niezawodna i można oczekiwać, że zautomatyzowany system wykona te zadania w sprawny sposób z minimalnymi błędami lub pomyłkami.

5. Komfort klientów

Klienci często czują się bardziej komfortowo w komunikacji ze zautomatyzowanymi systemami w celu przekazywania ich zapytań, co pozwala im zadawać więcej pytań i uzyskać odpowiedź na pytania / wątpliwości.

6. Mniejsze zależności

Zależności w procesach obsługi klienta mogą okazać się bardzo uciążliwe i mogą spowolnić całość łańcuch obsługi klienta. Na szczęście zautomatyzowana obsługa klienta minimalizuje zależności, dzięki czemu procesy są szybsze i płynniejsze.

HelpDesk w Easy Project

Jak skonfigurować Easy Project HelpDesk

Aby zautomatyzować obsługę klienta, będziesz potrzebować oprogramowania, które odpowiada Twoim wymaganiom, a Łatwe narzędzie do zarządzania projektami to taki, z którego można korzystać, a skonfigurowanie pomocy technicznej Easy Project jest dość proste.

1. Dodaj projekt do HelpDesk

Na początek, zanim założysz HelpDesk, będziesz musiał stworzyć podstawowy projekt, który będziesz później dodaj do HelpDesku. Możesz wyświetlić listę istniejących projektów i dodać ten, który chcesz do HelpDesku, korzystając z podanej opcji. Po dodaniu projektu do HelpDesku pojawią się ustawienia HelpDesku.

2. Ustaw i skonfiguruj domyślną skrzynkę pocztową

Następnie możesz utworzyć domyślną skrzynkę pocztową, przechodząc do Administracja >> HelpDesk >> Wszystkie skrzynki >> Dodaj skrzynkę pocztową. Spowoduje to otwarcie panelu, w którym można skonfigurować ustawienia, takie jak odstępy czasu i ustawienia skrzynki pocztowej. Po zakończeniu skrzynka pocztowa pojawi się w ustawieniach i możesz przypisać projekt do skrzynki pocztowej.

3. Wybierz domyślny typ zadania

Easy Project pozwala również wybrać domyślny typ zadania dla zgłoszeń HelpDesk, wybrać cesjonariusza z rozwijanego menu i dodać współpracowników. Wybierając cesjonariusza i dodając współpracowników, możesz: upewnij się, że umieściłeś najbardziej odpowiednich ludzi do rozwiązywania problemów, które znajdują się w ich domenie, zwiększając ogólną wydajność.

Następnie możesz zdefiniować plik godziny umowne (miesięcznie), pozostałe godziny, zagregowana data rozpoczęcia i zagregowany okres. Ten sam panel ustawień HelpDesk pozwala również zdefiniować domenę/e-mail/słowa kluczowe, które wypełnią ten projekt. Ta funkcja jest niezwykle przydatna do gromadzenia wszystkich przychodzących wiadomości związanych z daną domeną w tym samym miejscu i usprawnienia cyklu odpowiedzi.

4. Monitoruj SLA 

Aby zapewnić skuteczne rozwiązywanie zgłoszeń, możesz również skonfigurować ustawienia umowy dotyczącej poziomu usług (SLA), dostosowując godziny do odpowiedzi, godziny do rozwiązania, poziom priorytetu i godziny pracy SLA. Dzięki skutecznemu ustalaniu priorytetów możesz mieć pewność, że kwestie wrażliwe czasowo szybko rozwiązujesz problem i nie tracisz kluczowego czasu, zajmując się najpierw mniej ważnymi kwestiami.

Śledzenie wskaźników SLA może okazać się niezwykle ważne, ponieważ pozwala analizować wydajność zespołu obsługi klienta, zidentyfikować rozbieżności tam, gdzie jest to oczywiste, i najwcześniej podejmij działania naprawcze.

Rozważania i wnioski

Automatyzacja obsługi klienta może z pewnością sprawić, że ogólne operacje bardziej wydajne i wysoce niezawodne, ważne jest również, aby zrozumieć, że automatyzacja obsługi klienta jest procesem ciągłym, który wymaga obserwowania i monitorowania procesów, a także wyników w regularnych odstępach czasu, aby zapewnić, że cały framework działa płynnie.

Być może będziesz musiał również wprowadzić nowe funkcje i środki, aby jeszcze bardziej zoptymalizować procesy, których potrzeba jest całkowicie zależna od rodzaju Twojej firmy/projektu i Twoich celów.

Ponadto, od tego, w jakim stopniu pozytywnie zautomatyzowana obsługa klienta może wpłynąć na cały biznes / projekt, również zależy jak dobrze integrujesz cały zestaw kanałów i powiązanych elementów. Technologie, a także pracownicy, muszą być zintegrowane bezpośrednio z systemem, aby uniknąć bałaganu operacyjnego i wąskich gardeł w procesach.