Covid F ** kups w zarządzaniu projektami, które naprawdę się wydarzyły: jak uniknąć krytycznych błędów PM w Covid Times

Ponieważ w porządku jest uczyć się na błędach, ale uczenie się na błędach innych jest po prostu fajniejsze!

1. To był chory spot telewizyjny! Dosłownie.

Karel to doświadczony Account Director, który pracuje dla jednego z najczęściej odnoszące sukcesy agencje kreatywne w Czechach. Na początku marca 2020 roku dostał dobrą wiadomość - jego agencja została poproszona o stworzenie spotu telewizyjnego, który wprowadzi nową kawę premium.

Dwa dni przed zdjęciami dowiedział się, że członek zespołu produkcyjnego uzyskał pozytywny wynik testu na koronawirusa. Z tym, prawie cały zespół produkcyjny musiał przejść kwarantannę.

„Nie można było odłożyć strzelaniny - zapowiedziano zamknięcie za dwa dni. Musiałem znaleźć, zatrudnić, podpisać i przedstawić zupełnie nowy zespół produkcyjny w ciągu 24 godzin. Poza tym zorganizuj testy Covid i miej nadzieję, że wszyscy są negatywni ”.

Od tego czasu Karel's Zarządzanie projektami zmienił się:

„Jeśli chodzi o strzelanie, robienie zdjęć lub nagrywanie spotów radiowych, wszystkie zaangażowane osoby muszą mieć negatywne testy na obecność wirusa COVID. Podpisałem umowę z prywatną kliniką, która zapewnia szybkie wyniki badań. A wszystko to zawarte w budżecie projektu. Czy to kosztuje więcej? Pewnie. Ale znacznie mniej niż zorganizowanie zupełnie nowego zespołu w zaledwie kilka godzin. Zaufaj mi, zapobieganie jest tańsze i znacznie skuteczniejsze na dłuższą metę niż „gaszenie pożarów” ”.

2. Nigdy nie licz na „Najlepszy scenariusz” lub Dlaczego miesiąc temu nie mogłeś przeczytać tego artykułu

Ten jest nasz. Szczerze mówiąc, projekty zazwyczaj prowadzimy płynnie. Czasami jednak nadmiernie się motywujemy. Nasza jesienna kampania (która zawiera również ten artykuł) jest doskonałym przykładem tego, jak to zrobić niezbyt dobre planowanie może wywierać presję na cały zespół.

Więc co się stało?

Wierzymy w oryginalne treści, które naprawdę mogą pomóc kierownikom projektów i ich zespołom w lepszej organizacji i szybszym dostarczaniu. Dlatego staraliśmy się zebrać pomysły z pierwszej ręki i dowiedzieć się o problemach i rozwiązaniach, z którymi borykają się PM, i zapisać je. Sprawdziliśmy, jakich zasobów potrzebujemy do tego:

• Menedżer treści - zorganizować zespół i odpowiedzi od klientów
  
  
• Copywriter - zapisz rzeczywisty artykuł
  
  
• Menedżer mediów społecznościowych - zarządzaj reklamami w mediach społecznościowych i szumem na ten temat
  
  
• Grafik - wybierz zdjęcia i utwórz reklamy artykułu

Teraz możemy Ci zagwarantować, że żaden z tych gości nie znudzi się pracą dla Easy Project. Ale kiedy sprawdziliśmy przegląd naszego projektu, wydawało się, że wciąż jest trochę wolnego czasu. Oto co się stało - wszystkie zaplanowaliśmy na pełny etat. Bez rezerwy czasu. Co za podstawowy błąd, możesz powiedzieć, i tak, zgadzamy się. Mimo to udało się! Nasz strateg Paul mówi:

"Moja wina. Ogólna zasada, której nie należy ignorować, zwłaszcza w 2020 r., Brzmi:Zaplanuj swoje zasoby z rezerwą”. W przeciwnym razie skończysz z wypaloną drużyną lub mocno opóźnionym. ”

Ostateczna wersja tego artykułu i cała prowadzona tutaj kampania w mediach społecznościowych była z dnia na dzień przekładana. Były po prostu ważniejsze rzeczy do zrobienia przy projektach. Ale potem minął miesiąc i temat stawał się coraz mniej gorący. W końcu zakończyliśmy wszystko w jeden deszczowy weekend, omawiając to wszystko na spotkaniu Zoom. Więc proszę, aby uniknąć tego pierdolonego, który zrobiliśmy, planuj z rezerwą!

„Planuj z dużą ilością rezerw.
Zarówno w zakresie zasobów, jak i budżetu ”.

3. Tak fajne pomysły! (Zgubić się.)

Mark jest starszym menedżerem produktu w odnosząca sukcesy firma programistyczna z siedzibą w Zurychu w Szwajcarii. Dostarczają świetne aplikacje na całym świecie. Kiedy jeden z ich klientów poprosił go o wymyślenie tak zwanego narzędzia do śledzenia Covid (z możliwością wykorzystania przez rządy krajowe), wydawało się to wyzwaniem.

„Wiele razy przeprowadzałem burzę mózgów w Internecie. Biuro domowe czy nie, zebrałem świetną grupę seniorów z UX, IT i opieki zdrowotnej. Klient był również częścią tego spotkania online, ponieważ jego spostrzeżenia i życzenia były ważne ”.

Wyobraź sobie to spotkanie: wszyscy na czas. Wszyscy doskonale połączeni. Każdy miał do powiedzenia świetne uwagi.

„To była, szczerze mówiąc, jedna z najbardziej efektywnych burzy mózgów, jakie kiedykolwiek prowadziłem. Na koniec podziękowałem wszystkim i obiecałem wysłać nagranie, abyśmy mogli wrócić do pomysłów, kiedy tylko zechcemy. Potem spojrzałem na przycisk nagrywania i zdałem sobie sprawę: był wyłączony przez cały czas ”.

Z powodu jego braku uwagi i braku zapisanych notatek Mark po prostu stracił wszystkie pomysły zespołu burzy mózgów i musiałem powtórzyć całe spotkanie.

„Z jednej strony dobrze się stało. Nie tylko dwukrotnie sprawdziłem przycisk nagrywania i nagrałem wideo, ale także rozpocząłem cały projekt od niesamowita mapa myśli zrobiliśmy. Po prostu użyliśmy WBS, który w miarę trwania spotkania stawał się coraz szerszy. Ponieważ był częścią kompleksowego oprogramowania PM, zadania z mapy były automatycznie kierowane do Menedżera zadań. W ten sposób wszyscy doskonale wiedzieli, co robić i jak ich praca wpływa na innych ”.