Pokonaj wyzwania zarządzania zasobami

10/4/2022
6 minut
Łukasz Beňa
Planowanie zdolności wiąże się z wieloma wyzwaniami i przeszkodami. Czy wiesz, jak na nie odpowiadać i jak sobie z nimi radzić? Czytaj dalej i przygotuj się!

Tak jak na pustkowiu, nawet w zarządzaniu projektami, każdego dnia będziesz musiał stawiać czoła przeszkodom. Nie daj się zaskoczyć i naucz się skutecznie radzić sobie z każdym z nich.


Czy znasz pułapki zarządzania projektami?


Przeszkoda 1: Równoważenie zasobów w wielu projektach

W dżungli zarządzania projektami często masz do czynienia z wieloma projektami jednocześnie. Dlatego ważne jest ustalanie priorytetów i efektywne przydzielanie czasu zespołu między różnymi klientami lub projektami.

Jak pokonać przeszkodę

  • Naucz się mówić „nie”: Czy znalazłeś się w sytuacji, w której wszystkie możliwości Twojego zespołu są wyczerpane i nagle pojawia się kolejny projekt? Jeśli wiesz, że ten projekt nie może zostać ukończony, bądź szczery i powiedz to od razu. W ten sposób problem zostanie rozwiązany szybciej, a Twój zespół Ci podziękuje.
  • Przypisz odpowiednie osoby do projektów: Bardzo ważne jest, aby mieć świadomość umiejętności i możliwości swoich zespołów. A to prowadzi nas do kolejnej przeszkody…


Przeszkoda 2: Brak jasnego przeglądu pojemności

Bez pełnego obrazu tego, kto pracuje nad czym i jak zajęci są członkowie zespołu, nie możesz w pełni wykorzystać swoich zasobów. Wtedy może się okazać, że nie jesteś już w stanie dotrzymać terminów lub że niektóre zespoły są znacznie bardziej zajęte niż inne, co zwiększa ich poziom stresu.

Jak pokonać przeszkodę

  • Uzyskaj przegląd obciążenia pracą Twojego zespołu: Rozłóż pracę równomiernie, prosto i szybko za pomocą Zwinne zarządzanie zasobami. Daje wgląd w to, kto nad czym pracuje, gdzie jedna osoba pracuje jednocześnie nad wieloma projektami i kto jest na wakacjach.
  • Przechowuj wszystkie informacje w jednym narzędziu: Jeśli Ty i Twój zespół pracujecie razem przy użyciu tylko jednego narzędzia, wszyscy oszczędzają czas. Nigdy więcej przełączania! Próbować łatwy projektu, gdzie w jednym miejscu znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz.
  • Zaangażuj swój zespół: Twój zespół musi współpracować, aby wszystko działało płynnie. Upewnij się, że regularnie aktualizują status projektów i rejestrują czas spędzony na pracy nad konkretnymi zadaniami.


Przeszkoda 3: Nierealistyczne terminy

Wyznaczenie niewykonalnego terminu może być bardziej niebezpieczne, niż się wydaje. Twoje zespoły od razu czują się pod presją, nie są w stanie pracować kreatywnie, cała praca jest pospieszna i traci na jakości. Po prostu nigdy nie jest dobrym pomysłem spieszyć się z projektem.

Jak pokonać przeszkodę

  • Zawsze miej „bufor”: Planując projekty nie zapominaj o czasie buforowym. Powinieneś liczyć na opóźnienia, informacje zwrotne lub nieoczekiwane zdarzenia.
  • Utwórz listę kontrolną: Skorzystaj z narzędzia, które umożliwia tworzenie list kontrolnych. W ten sposób możesz mieć listę kontrolną wszystkich potrzebnych rezultatów, a także możesz ją wykorzystać do innych projektów.
  • Zaplanuj standup ze swoim zespołem: Nigdy nie możesz w pełni wiedzieć, jak projekty idą naprzód, gdy nie pracujesz nad nimi bezpośrednio. Zaplanuj spotkanie z zespołem, aby podsumować, co zostało zakończone, a co wymaga więcej czasu.

Zwinne zarządzanie zasobami

Zwinne zarządzanie zasobami


Przeszkoda 4: Przypisanie odpowiedniej osoby do każdego projektu

Wybór odpowiedniej osoby do pracy nad projektem jest kluczem do pomyślnej finalizacji projektu, dlatego ważne jest, aby znać umiejętności każdego członka zespołu.

Jak pokonać przeszkodę

  • Wyszkol członków swojego zespołu: Pozwól członkom zespołu doskonalić swoje umiejętności. Zapobiegnie to sytuacji, w której tylko jeden konkretny członek zespołu posiada umiejętności do wykonania określonego zadania.


Przeszkoda 5: Słaba komunikacja

Każdy spotkał się z nieporozumieniem w pracy. Czasami jest to drobnostka, innym razem może prowadzić do opóźnień w projekcie lub nawet utraty klienta. Dlatego musisz się uczyć

skutecznie się komunikować – nie tylko unikniesz niepotrzebnych błędów, ale także wzmocnisz relacje w swoim miejscu pracy.

Jak pokonać przeszkodę

  • Posiadaj profesjonalne oprogramowanie do zarządzania projektami: Pierwszym krokiem do lepszej komunikacji jest posiadanie narzędzia, które pozwala zarządzać całą pracą, począwszy od projektów, poprzez śledzenie czasu, aż po alokację zasobów. Próbować łatwy projektu, które pomogą Ci skutecznie komunikować się.
  • Porozmawiaj ze swoim zespołem: Czasami nie ma to jak rozmawiać ze sobą osobiście, czy to na zwykłym stand-upie, czy na innym spotkaniu. Spróbuj dowiedzieć się, co doprowadziło do ostatniego błędu w komunikacji i zastanów się, jak możesz poprawić swoją komunikację.


Gotowy na każde wyzwanie!

Radzenie sobie ze wszystkimi pułapkami związanymi z zarządzaniem zasobami może być bardzo trudne. Na szczęście nie musimy stawiać im czoła sami! Dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania zasobami będziesz w stanie bezproblemowo komunikować się, wydajnie rozdzielać zdolności i śledzić postępy w projekcie. Dzięki Easy Project żadne przeszkody już Cię nie zaskoczą. Dowiedz się więcej o zwinnym i tradycyjnym zarządzaniu zasobami na nasza strona internetowa.

Oprogramowanie typu „wszystko w jednym” dla nowoczesnego kierownika projektu? Łatwo.

Uzyskaj wszystkie potężne narzędzia do doskonałego planowania, zarządzania i kontroli projektów w jednym oprogramowaniu.

Wypróbuj Easy Project w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

Pełne funkcje, ochrona SSL, codzienne kopie zapasowe w Twojej geolokalizacji