Scentralizowane zarządzanie zasobami – marzenie o wysokim wykorzystaniu czy koszmar planowania?

Zasoby ludzkie to największy wydatek organizacji. Zapewnienie, że planowanie zasobów ludzkich jest dobrze przemyślane i w pełni wykorzystane, jest krytycznym aspektem projektów.

Przed zatrudnieniem większej ilości zasobów chcesz się upewnić, że masz pod ręką siłę roboczą w pełni wykorzystany. Nie ma nic gorszego niż sprowadzenie dodatkowych środków tylko po to, aby zdać sobie sprawę, że nie możesz ich zatrzymać z powodu braku pracy.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami pomoże Ci zarządzać zasobami dla bieżących i potencjalnych projektów, zapewniając odpowiednie zasoby z najlepszymi zestawami umiejętności przypisanymi tam, gdzie są najbardziej potrzebne. To narzędzie pomoże Ci planować, planować i prognozować według poszczególnych osób lub ról, w tym na poziomie projektu lub zadania.

Wszystkie firmy zajmują się planowaniem zasobów. Jest niezbędny dla pracowników, kontrahentów lub obu. ten rodzaj narzędzi używany odzwierciedla wielkość firmy. Wstępne planowanie wykonane na tablicy przez małą firmę będzie ewoluowało wraz z rozwojem firmy. Większa firma będzie wymagać wprowadzenia wskaźników, aby osiągnąć swoje cele finansowe. Kiedy potrzebujesz lub chcesz zainwestować w system zarządzania zasobami, musisz wziąć pod uwagę kilka zalet i wad.

Zalety

Widoczność w miejscu przydzielenia zasobów

Aby zmaksymalizować swoje zasoby, chcesz wiedzieć, nad którymi projektami pracują i kiedy będą mogli zająć się innym projektem. Aby osiągnąć to w efektywny sposób, musisz mieć odpowiedni system. Centralny system zasobów zapewni Ci wizualizację lub plik raport dotyczący alokacji zasobów.

Przewidywalność w skalowaniu

Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba projektów. Chcesz mieć pewien poziom przewidywalności aby pomóc Ci dostosować się do zapotrzebowania na zasoby. Może wcale nie musisz zwiększać skali, ponieważ masz zasoby, których potrzebujesz, aby po prostu wyjść z kolejnego projektu. Oprogramowanie do planowania może pokazać, gdzie masz dostępne zasoby do przydzielenia do nowych zadań.

Łatwe zarządzanie zasobami projektu

Śledzenie czasu

Projekty zazwyczaj mają przypisane budżety. Na czas trwania projektu chcesz mieć system, aby zasoby mogły wprowadzać swój czas i śledzić ich wysiłek. Możesz użyć oprogramowania do planowania, aby zobaczyć postęp projektu, potwierdzić szacunki zadań, i akumulować związane z tym koszty.

Zarządzanie czasem

Dzięki wprowadzeniu czasu zasobów i widoczności postępów zadań można szybko przypisać zasób do innego zadania. W zależności od typu wdrożonego oprogramowania do planowania zasobów, zasób może zobaczyć ogólny stan projektu i postęp swoich zadań. Kiedy zasób widzi postęp wysiłku, to pomaga zachować koncentrację i motywację aby osiągnąć kamienie milowe projektu.

Łatwe zarządzanie zasobami projektu

Niedogodności

Bezpieczeństwo i prywatność

Zapewnienie i ochrona prywatności pracowników to ważna odpowiedzialność biznesowa. Tak, system będzie chroniony hasłem, ale niektórzy hakerzy uznają te informacje za cenne i spróbują włamać się do systemu. Można zastosować inne środki bezpieczeństwa, takie jak ograniczenie dostępu do upoważnionych osób lub inwestowanie w inne narzędzia bezpieczeństwa w celu ograniczenia ataku.

Ludzki błąd

Dane będą musiały zostać dodane do systemu planowania zasobów, a to stwarza okazję do błędu ludzkiego. Mogła zostać wprowadzona niepoprawna data lub nazwisko pracownika. Poprawienie nazwiska pracownika może nie mieć znaczących konsekwencji, ale niepoprawnie wprowadzona data może wpłynąć na harmonogram projektu, wpływając na produkt dostarczany przez klienta.

Dolna linia

Korzystanie z systemu zarządzania zasobami ludzkimi może pomóc w osiągnięciu celów korporacyjnych. Jednak w przypadku każdego systemu przegląd i analiza zalet i wad pomoże Ci określić najlepszy system dla Twoich potrzeb.