Najlepsze narzędzia do cyfrowego zarządzania projektami (część 1): czym cyfrowe zarządzanie projektami różni się od klasycznych projektów i jak mieć nad nimi pełną kontrolę

Czy to brzmi jak za dużo? Zapewniamy, że cyfrowe planowanie projektów jest łatwe w obsłudze, jeśli masz gotowy dobry i działający proces. Pomożemy Ci w tym teraz.

Podstawy pozostają takie same

Każdy menadżer projektu musi pracować z podstawowymi krokami programu zarządzanie pracą i procesami, nawet w przypadku projektów cyfrowych. Powiązane z tym są indywidualne narzędzia które pomogą Ci zapewnić płynny postęp Twojego projektu (niektóre z nich możesz już wykorzystywać). Z naszego doświadczenia wynika, że ​​całość portfolio funkcji jest wymagane przede wszystkim Struktura podziału pracy (WBS), Pulpit zadańi Kalendarz spotkań.

Tak, może to nie zabrzmieć zbyt zaskakująco, ale projekt, w którym planujesz spotkania z wyprzedzeniem (online lub osobiście), może zaoszczędzić kilka godzin później. Często zdarza nam się na przykład, że nie jesteśmy w stanie zaplanować pilnie potrzebnego spotkania, ponieważ nasz kalendarz jest już przepełniony.

Cały projekt zostanie wtedy opóźniony o dzień lub dwa. Dlatego lepiej zaplanować z wyprzedzeniem tzw. Spotkania stałe (a będzie ich więcej niż wystarczająco w trakcie realizacji projektu cyfrowego). Jak mówimy, lepiej odwołać spotkanie, niż nie móc go zaplanować.

I jeszcze jedna wskazówka: Większość produktów cyfrowych (takich jak strona internetowa lub aplikacja) wymaga przetestowania, a następnie zmodyfikowania zgodnie z wynikami testów. Dlatego nie zapomnij zarezerwować czasu w swoim planowaniu na te zadania, które zwykle wymagają dużo czasu.

Jak reagować na nieprzewidziane zmiany

Gdybyś mógł przygotować się na nieprzewidziane zmiany, nie byłyby one nieprzewidziane. Dlatego dobrym pomysłem jest opanowanie tych narzędzi do zarządzania projektami, które pozwalają szybko dostosuj swój przepływ pracy do każdej sytuacji. Zwinne zarządzanie projektami jest używany w większości obszarów cyfrowych na całym świecie. W ramach Easy Project oferujemy kilka narzędzi:

• Pulpit nawigacyjny - pozwala na ciągłe monitorowanie wyników Twojego zespołu i realizacji celów, do których się zobowiązał.

• Zwinna tablica dla Scruma - dzięki funkcji drag & drop możesz w wygodny sposób przenosić zadania z backlogu do sprintów. Status zadań i związana z nimi osoba odpowiedzialna zmieni się automatycznie zgodnie z bieżącym etapem.

• Kanban - tablice osobiste i zespołowe - dzięki tej bardzo popularnej metodologii łatwo zorientujesz się, jakie zadania na Ciebie czekają. Jeśli zadanie wymaga nadania priorytetu, po prostu „przeciągnij i upuść” je w odpowiednim miejscu, a wszyscy natychmiast zobaczą zmianę. Dodatkowo możesz dodać moduł do dowolnej strony osobistej.

Śledzenie czasu tak, jak powinno

Podczas wdrażania projektu cyfrowego możesz napotkać pewne zadania po raz pierwszy - na przykład analizę słów kluczowych lub testy A / B. Może więc być trochę trudno ci określić, jak długo potrwają te zadania. Podczas tworzenia Struktura podziału kosztów (CBS), podajesz oszacowanie czasowe (i finansowe), ale ważne będzie, aby go śledzić, zwłaszcza jeśli zlecasz jakąkolwiek z tych części projektu stronom trzecim. Rozwiązaniem jest użycie Śledzenie czasu funkcja - użytkownicy mogą tutaj tworzyć tygodniowe karty czasu pracy, a Ty porównujesz je z oszacowaniem w CBS, a następnie zatwierdzasz.

Jest również powiązany ze śledzeniem czasu Kontrolowanie projektów. Zajmuje się nie tylko monitorowaniem finansowego punktu widzenia, ale także czas pracy nad projektami i pojemność Twoich zasobów. Z pewnością docenisz system wczesnego ostrzegania, który ostrzeże Cię np. O ryzyku przekroczenia budżetu projektu. Najbardziej szczegółowe narzędzie to Metoda wartości wypracowanej, dzięki czemu w łatwy sposób zmierzysz wydajność i postęp swojego projektu.

Cokolwiek zrobiłeś raz, następnym razem możesz zrobić szybciej

Jeśli masz za sobą cyfrowy proces (start, proces, testowanie produktu, optymalizacja i uruchomienie), czapki z głów. Najprawdopodobniej wkrótce czeka na Ciebie nowy projekt. Zobaczmy jak tym razem jeszcze wygodniej zarządzać projektami.

Szablony projektówpomoże Ci najbardziej zaoszczędzić czas. Przygotowaliśmy dla Ciebie Proste szablony projektów dla najpopularniejszych typów projektów, które możesz następnie dostosować do projektu, który na Ciebie czeka, a także do stylu zarządzania projektem. Jeśli chodzi o produkty cyfrowe, szablony rozwoju produktu będzie dla Ciebie szczególnie interesująca.

Po zapoznaniu się z pierwszym projektem dowiesz się również, z jakich funkcji, narzędzi i raportów korzystasz najczęściej. W ten sposób możesz dostosować to, co widzisz przez Osobiste pulpity nawigacyjne funkcja. Na przykład, powiedzmy, że możesz użyć kalendarza, modułu wykorzystania zasobów i wydajności dla wybranych wskaźników KPI. Podobnie, następujące tablice będą mogły dostosowywać swoje tablice:

• członków zespołu projektowego
• szefowie zespołów
• menedżer portfela - którym może być Twój przypadek
• Scrum master
• CEO

Podsumowanie

Cyfrowe zarządzanie projektami różni się na kilka sposobów od zarządzania „klasycznymi” projektami. Podstawa jest taka sama - dobre przygotowanie przy planowaniu pracy i zarezerwowanie czasu na kolejne (A / B) testy i optymalizację. Aby jednak cyfrowe zarządzanie projektami nie wymknęło się spod kontroli, będziesz potrzebować specjalnych narzędzi do sprawnego zarządzania i śledzenia czasu.

Po pierwszym udanym projekcie cyfrowym możesz łatwo dostosować nasze gotowe szablony, co następnym razem zaoszczędzi dużo czasu. Trzymamy za Ciebie kciuki. Jeśli masz jakieś pytania, po prostu zapytaj!